Event Coordinator, Registration & Competition Services / Coordonnateur/coordonnatrice d’événeme[...]

JOB POSTING

Event Coordinator, Registration & Competition Services

Who We Are.

A not-for-profit organization, Skate Canada is the oldest and largest figure skating organization in the world and is recognized by the Government of Canada and the Canadian Olympic Committee (COC) as the governing body for the sport of figure skating in Canada. Skate Canada is committed to attracting, developing and engaging a diverse workforce that reflects the community we serve.

Our People Shape Our Success.

At Skate Canada, we’re not just about skating—we’re about creating a vibrant, inclusive community where everyone feels like they belong and are empowered to thrive. As an equal opportunity employer, we celebrate diversity and warmly invite all qualified applicants to join our journey.

Position Overview.

Reporting to the Event Transportation & Accommodation Lead, the Event Coordinator, Registration & Competition Services will be responsible for the event registration program and activities for all Skate Canada events hosted annually. They will support the Skater, Coach, Officials and Volunteer registration and accreditation production, as well as various other aspects of event delivery for these events, including cross-training to cover responsibilities of other event team members. In addition, they will provide coordination and assistance in the development of training materials associated with the use and maintenance of scoring systems used at events.

Location.

This position will be located in the office of Skate Canada in Ottawa, ON at 261-1200 St. Laurent Boulevard. We offer a hybrid work model, with a requirement of working at least three days in the office per week.

Key Responsibilities.

· Execute event registration for Skate Canada events including participant registration, accreditation, and planned programs for domestic and international events.

· Manage the online registration system for all Skate Canada hosted international and domestic events.

· Execute the collection and reconciliation of entry fees for Skate Canada domestic and international events, while collaborating with the Finance Department.

· Act as the primary contact with international federations, Skate Canada sections and registrants regarding registration and event information timelines and processes for Skate Canada hosted events.

· Manage event inboxes including responding to event specific inquiries, tracking and organizing of inboxes and folders and triage to pass along as needed.

· Execute the event communication planning for all event-related information, including writing, reviewing and editing registration processes, announcements and information packages, including pre-event information to all participants.

· For Skate Canada hosted international events execute the official invitations, travel and accommodation planning process.

· For Skate Canada Domestic events, provide support to the High-Performance Department for the officials’ invitations, travel and accommodation.

· Prepare registration and accreditation post-event summary.

· Coordinates and assists in the development and delivery of Skate Canada’s Data Specialist training programs. This includes but is not limited to the creation and revision of resource and education materials that support the use of Skate Canada approved scoring systems.

· Coordinates and assists in the development and maintenance of certification requirements for Data Specialists.

· Coordinates and assists in the development of communications related to the training and certification of Data Specialists.

· Assists Skate Canada Sections in matters related to Data Specialist development and certification.

· Coordinates and assists with the assignment of Data Specialists to National events.

· Execute event registration for Skate Canada events including participant registration, accreditation, and planned programs for domestic and international events.

· Manage the online registration system for all Skate Canada hosted international and domestic events.

· Assist in all aspects of planning and execution, specifically related to venue services including room set up, internet, signage, event furniture & decor and Skate Canada event equipment & inventory.

· Other duties as assigned by Manager, and/or Senior Director, Events and Production Services in Events.

Qualifications, Experience and Key Skills

· A background in figure skating or in depth knowledge of the sport is highly recommended.

· Post-Secondary diploma in Administration, Marketing, Sport Management, Business or similar educational background.

· Advanced MS Office Skills (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint).

· Experience working with a video editing software such as Clipchamp or similar.

· Excellent organization skills with the ability to work accurately under tight deadlines and manage and oversee multiple projects/deadlines simultaneously.

· Demonstrated ability to take initiative, work independently and as part of a team.

· Strong written, oral, and interpersonal communication and documentation skills.

· Highly self-motivated and directed with keen attention to detail.

· Ability to provide service in both official languages is an asset.

· Ability to handle sensitive information in a professional and confidential manner.

· Positive, enthusiastic and energetic team player.

· Ability to work in a fast-paced, high-pressure environment.

Commitment

· Travel, approximately four to six times per year for the purposes of executing meetings and events.

· Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.

Compensation

· The salary range for this position is between $49,268 - $61,585 with benefits package.

· Health Benefits: Drug, medical, vision, and dental coverage.

Timeline

We sincerely thank all applicants for their interest. However, we will only contact those under consideration. Applications accepted on or before 6:00pm Monday, May 5, 2025. If you have anyquestions,please forward them tocareers@skatecanada.ca. Please Indicate "Event Coordinator, Registration & Competition Services” in your cover letter.

Skate Canada is committed to ensuring our recruitment and selection processes and work environment are inclusive and barrier-free. At Skate Canada, we celebrate the diversity of all employees and believe that having a team of individuals with different backgrounds, views, experiences, and capabilities working together makes us stronger and better as an organization.

Coordonnateur/coordonnatrice d’événements, Inscriptions et services aux compétitions

Qui nous sommes

Organisme sans but lucratif, Patinage Canada est le plus ancien et le plus important organisme de patinage artistique au monde, reconnu par le gouvernement du Canada et le Comité olympique canadien (COC) comme organisme directeur du sport du patinage artistique au Canada.

Nos gens façonnent notre succès

À Patinage Canada, nous ne nous limitons pas au patinage – nous créons une communauté dynamique et inclusive à laquelle chaque personne a le sentiment d’appartenir et qui lui permet de s’épanouir. En tant qu’employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous célébrons la diversité et invitons chaleureusement tous les candidats qualifiés à nous accompagner dans notre parcours.

Aperçu du poste

Relevant du ou de la responsable du transport et de l'hébergement aux événements, le coordonnateur ou la coordonnatrice d’événements, Inscriptions et services aux compétitions, sera responsable du programme et des activités d'inscription pour tous les événements qu’accueille Patinage Canada, chaque année. Le ou la titulaire du poste appuiera l'inscription et la production des accréditations des patineurs, des entraîneurs, des officiels et des bénévoles, ainsi que divers autres aspects du déroulement de ces événements, y compris une formation polyvalente pour s’acquitter des responsabilités d’autres membres des équipes aux événements. De plus, le coordonnateur ou la coordonnatrice d’événements assurera la coordination et prêtera assistance en vue de l'élaboration de matériel de formation associé à l'utilisation et à la maintenance des systèmes de notation utilisés lors des événements.

Lieu de travail

Ce poste sera situé au bureau de Patinage Canada, à Ottawa, en Ontario, au 1200,boulevard Saint-Laurent, bureau 261. Nous offrons un modèle de travail hybride, selon lequel au moins trois jours de travail au bureau sont exigés.

Principales responsabilités

· Procéder à l’inscription aux événements de Patinage Canada, y compris l’inscription des participants, l’accréditation et les programmes prévus pour les événements nationaux et internationaux.

· Gérer le système d’inscription en ligne pour tous les événements internationaux et nationaux accueillis par Patinage Canada.

· Percevoir les frais d’inscription et en assurer le rapprochement, pour les événements nationaux et internationaux de Patinage Canada, tout en collaborant avec le Service des finances.

· Agir à titre de principal contact avec les fédérations internationales, les sections de Patinage Canada et les adhérents, en ce qui concerne les échéances des inscriptions et des renseignements pour les événements accueillis par Patinage Canada.

· Gérer les boîtes de réception des événements, y compris la réponse aux demandes particulières à l’événement, le suivi et l’organisation des boîtes de réception et des dossiers, ainsi que le triage pour les réacheminer, au besoin.

· Exécuter la planification des communications, pour tous les renseignements liés aux événements, y compris la rédaction, l’examen et la modification des processus d’inscription, des annonces et des trousses d’information, ainsi que les renseignements préalables à l’événement pour tous les participants.

· En ce qui concerne les événements internationaux accueillis par Patinage Canada, entreprendre le processus de planification des invitations officielles, des voyages et de l’hébergement.

· Pour les événements nationaux de Patinage Canada, fournir un soutien au Service de haute performance relativement aux invitations, aux voyages et à l’hébergement des officiels.

· Rédiger, après l’événement, une récapitulation de l’inscription et de l’accréditation.

· Coordonner l'élaboration et la mise en œuvre des programmes de formation des spécialistes des données de Patinage Canada et apporter son aide à cet égard, en ce qui concerne notamment la création et la révision des ressources et du matériel éducatif, qui appuient l'utilisation des systèmes de notation approuvés de Patinage Canada.

· Coordonner l'élaboration et le maintien des exigences de certification pour les spécialistes des données et prêter assistance à ce sujet.

· Coordonner l'élaboration des communications liées à la formation et à la certification des spécialistes des données et apporter son aide à ce titre.

· Aider les sections de Patinage Canada en ce qui concerne les questions liées à la formation et à la certification des spécialistes des données.

· Coordonner l'affectation des spécialistes des données aux événements nationaux et apporter son aide à cet égard.

· Effectuer l'inscription pour les événements de Patinage Canada, y compris l'inscription des participants, l'accréditation et les programmes prévus pour les événements nationaux et internationaux.

· Gérer le système d'inscription en ligne pour tous les événements internationaux et nationaux qu’accueille Patinage Canada.

• Aider à tous les aspects de la planification et de l’exécution, tout particulièrement en ce qui concerne les services au site, y compris la configuration des salles, l’Internet, la signalisation, le mobilier et le décor de l’événement, ainsi que l’équipement et les stocks pour les événements de Patinage Canada.

· Accomplir d’autres tâches exigées par le gestionnaire et/ou le directeur principal, Services aux événements et de production pour les événements.

Qualification, expérience et principales compétences

· Une formation en patinage artistique ou une connaissance approfondie du sport est fortement recommandée.

· Diplôme d’études postsecondaires en administration, marketing, gestion du sport , affaires ou antécédents scolaires semblables.

· Compétences avancées en MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).

· Expérience de travail avec un logiciel de montage vidéo, tel que Clipchamp ou similaire.

· Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité de travailler avec précision dans des délais serrés et de gérer et de superviser simultanément de multiples projets et échéances.

• Capacité démontrée de faire preuve d’initiative et de travailler de façon indépendante et en équipe.

· Forte aptitude à communiquer oralement et par écrit, en communications interpersonnelles et en documentation.

· Personne très motivée et déterminée avec un vif souci du détail.

· La capacité d’offrir des services dans les deux langues officielles représente un atout.

· Capacité de s’occuper de renseignements délicats de façon professionnelle et confidentielle.

· Personne positive, enthousiaste et énergique, ayant l’esprit d’équipe.

· Capacité de travailler dans un milieu stressant où les activités se déroulent à un rythme rapide.

Engagement

· Voyages de quatre à six fois par année pour le déroulement de réunions et d’événements.

· Capacité de faire des heures supplémentaires au besoin, afin de répondre aux besoins changeants, en temps opportun.

Rémunération

· L'échelle salariale pour ce poste se situe entre 49268$ et 61585$ avec un ensemble d'avantages sociaux.

· Avantages médicaux: médicaments, soins médicaux, soins de la vue et soins dentaires.

Échéancier

Nous remercions sincèrement tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne contacterons que les personnes prises en considération. Les demandes seront acceptées au plus tard le 5 mai 2025 18 h. Si vous avez des questions, veuillez les faire parvenir à careers@skatecanada.ca. Veuillez inscrire «Coordonnateur/coordonnatrice d'événements, Inscriptions et services aux compétitions» dans votre lettre d’accompagnement.

Patinage Canada s'engage à s'assurer que ses processus de recrutement et de sélection et son environnement de travail sont inclusifs et exempts d'obstacles. Chez Patinage Canada, nous célébrons la diversité de tous les employés et croyons que de compter une équipe composée de personnes ayant divers antécédents, points de vue, expériences et capacités, qui travaillent ensemble, rend notre organisation plus forte et meilleure.

* Le présent avis vise à pourvoir un poste actuellement vacant.