ELYSIS - Responsable administratif (ve)- Administrative Officer

ELYSIS LP; Montreal; On-site; CAD 112,000 - 145,000; Full time

Job summary

Une entreprise de technologie aluminum à Montréal recherche un Administrateur (trice) pour fournir un soutien administratif stratégique et opérationnel. Ce poste implique la coordination des activités de gouvernance, le soutien aux processus RH et la gestion logistique du bureau. Le candidat idéal doit avoir au moins 10 ans d’expérience et maîtriser le français et l’anglais. Une présence régulière au bureau est nécessaire.

Qualifications

• Maîtriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Expérience en gestion des opérations de bureau.
• Capacité à travailler avec des collègues internationaux.

Responsibilities

• Assurer un soutien administratif stratégique et opérationnel.
• Gérer les déplacements, réunions et dépenses de la direction.
• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.
• Superviser les opérations du bureau.

Skills

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office

Autonomie

Rigueur

Discrétion

Sens de l'organisation

Education

Minimum 10 ans d’expérience dans un rôle similaire

Job description

ELYSIS - Responsable administratif (ve)- Administrative Officer

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ELYSIS - Responsable administratif (ve)- Administrative Officer

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Responsable administratif(ve)

Une nouvelle ère pour l’industrie de l’aluminium – ELYSIS

Aluminium sans carbone

La technologie ELYSIS représente la plus grande avancée dans l’industrie de l’aluminium depuis 1886. Des efforts sont présentement déployés afin de perfectionner cette nouvelle façon révolutionnaire de produire de l’aluminium, qui élimine le dioxyde de carbone et toutes les autres émissions de gaz à effet de serre du procédé conventionnel d’électrolyse.

Le procédé ELYSIS élimine l’utilisation d’anodes de carbone, en les remplaçant par des matériaux brevetés. En tant que premier procédé industriel qui émet de l’oxygène comme sous-produit, il a le potentiel de transformer toute l’industrie.

En 2018, deux producteurs d’aluminium de calibre international, Alcoa et Rio Tinto, ont uni leurs forces afin de créer la coentreprise ELYSIS avec le gouvernement du Québec. Bénéficiant du soutien du gouvernement du Canada et d’Apple, la technologie progresse et elle est actuellement conçue pour être utilisée aussi bien dans des projets de construction que de modernisation d’alumineries.

ELYSIS a son siège social à Montréal, avec des centres de recherche et de développement à Alma et à Jonquière, au Québec (Canada), ainsi qu’à New Kensington, en Pennsylvanie (États-Unis) et en France.

Du métal de qualité commerciale produit par ELYSIS durant le processus de R et D est déjà utilisé par Apple dans un éventail de produits (comme le MacBook Pro 16 po et l’iPhone SE), par AB InBev (canettes) et par Audi (roues du e-tron GT, fabriquées par le RONAL Group).

Joignez-vous à l’équipe d’ELYSIS!

À propos du poste

Relevant du secrétaire corporatif et en collaboration étroite avec la direction des ressources humaines, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif stratégique et opérationnel. Il joue un rôle central dans la coordination des activités de gouvernance, le soutien aux processus RH, ainsi que la gestion logistique du bureau.

Principales activités et responsabilités

Gouvernance et soutien légal

Soutenir le secrétaire corporatif dans la gestion du conseil d’administration et des comités préparation des réunions, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions et gestion documentaire

Assurer l’archivage structuré et la conformité des documents légaux.

Préparer et améliorer divers documents administratifs.

Coordonner les processus d’approbation et de signature des contrats conformément aux politiques

Participer aux processus de demandes de propositions, de demande de prix et d’attribution de contrats.

Administration générale

Gérer les déplacements, réunions et dépenses de la direction.

Appuyer l’organisation d’événements internes et la diffusion des communications.

Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.

Superviser les opérations du bureau (fournitures, accès, sécurité, propreté).

Accueillir les visiteurs et organiser les événements internes.

Assurer le classement, la gestion du courrier et la circulation de l’information.

Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

À propos de vous

Pour être considéré avec succès pour ce poste, vous devez avoir

Minimum 10 ans d’expérience dans un rôle similaire.

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.

Autonomie, rigueur, discrétion et sens de l’organisation.

Maîtriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit. Notre organisation est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidienne avec des collègues, des équipes et des partenaires basés à l’extérieur du Québec.

Conditions particulières

Poste en présentiel, basé au bureau ELYSIS.

Une présence régulière est requise pour assurer la coordination des activités internes, l’accueil des visiteurs et le bon fonctionnement du bureau.

À propos de nous

Un partenariat de classe mondiale sans précédent entre deux grands pionniers de l’industrie de l’aluminium – Alcoa et Rio Tinto – a donné lieu à la création d’ELYSIS en 2018. Dans le cadre de cette coentreprise avec le gouvernement du Québec, l’équipe travaille à développer la technologie en vue de sa commercialisation à grande échelle.

La technologie ELYSIS élimine toutes les émissions directes de gaz à effet de serre (GES) du procédé d’électrolyse de l’aluminium. Il s’agit du premier procédé industriel émettant de l’oxygène comme sous-produit.

ELYSIS a démontré sa capacité à produire de l’aluminium de qualité commerciale auprès d’utilisateurs finaux allant d’Apple à Audi, et la technologie est actuellement conçue pour être utilisée aussi bien dans des projets de construction que de modernisation d’alumineries.

ELYSIS procure également des avantages additionnels, en réduisant les coûts d’exploitation des alumineries et en augmentant la production de métal par rapport aux cuves conventionnelles de même taille.

Emplacement

ELYSIS est une entreprise canadienne dont le siège social est situé à Montréal, au Québec. Elle est également implantée à Alma et à Jonquière, au Québec. Au site d’Alma, les efforts visant à éliminer toutes les émissions directes de gaz à effet de serre du procédé d’électrolyse de l’aluminium ont largement progressé en juin 2021, avec la construction des premières cuves prototypes à l’échelle industrielle utilisant la technologie d’anodes inertes. Au site de Jonquière, l’équipe travaille au perfectionnement de la technologie au Centre de recherche et de développement ELYSIS, situé au sein du Complexe Jonquière de Rio Tinto.

Faites partie d’un partenariat sans précédent

Dans l’équipe d’ELYSIS, nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons que notre équipe ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels au succès du partenariat sans précédent qu’est ELYSIS. Nous faisons preuve de respect mutuel, d’équité, de compassion et de dignité, sans égard aux questions d’origine ethnoculturelle, de sexe, de nationalité, de religion, d’âge, d’orientation sexuelle ou de tout autre aspect. ELYSIS accueille favorablement et encourage les candidatures de personnes autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de personnes plus âgées, de personnes handicapées et de personnes d’origines diverses.

Elysis

Administrative Officer

A New Era for the Aluminium Industry — ELYSIS

Carbon Free Aluminium

The ELYSIS technology is the greatest breakthrough in the aluminium industry since its beginnings in 1886. Work is underway now to further develop this revolutionary new way to produce aluminium, eliminating carbon dioxide and all other greenhouse gas emissions from the traditional smelting process.

The ELYSIS process eliminates the use of carbon anodes, replacing those with proprietary materials. It is the first industrial process that emits oxygen as its by-product and has the potential to transform an entire industry.

In 2018, two international aluminium producers, Alcoa and Rio Tinto, came together to form the ELYSIS joint venture with the provincial government of Québec. With support from the Canadian Government and Apple, the technology is progressing and is currently being designed to support the construction of new smelters or retrofits.

ELYSIS is headquartered in Montréal, with Technology Research & Development locations in Alma, Québec, (Canada), in Jonquière, Québec, (Canada), in New Kensington, Pennsylvania, (United States), and in France.

Commercial quality metal produced by ELYSIS during the ongoing R&D process is already being used by Apple in a variety of products (The 16-inch MacBook Pro and the iPhone SE); Ab InBEV (cans) and Audi (e-tron GT wheels produced by the RONAL Group).

Join the ELYSIS team in this exciting work!

About The Position

Reporting to the corporate secretary and working closely with human resources management, the incumbent provides strategic and operational administrative support. They play a central role in coordinating governance activities, supporting HR processes, and managing office logistics.

Key Activities / Responsibilities

Governance and legal support

Support the Corporate Secretary in managing the Board of Directors and committees prepare meetings, draft minutes, follow up on decisions, and manage documents.

Ensure structured archiving and compliance of legal documents.

Prepare and improve various administrative documents.

Coordinate contract approval and signing processes in accordance with policies.

Participate in request for proposal, request for quotation, and contract award processes.

General administration

Manage management travel, meetings, and expenses.

Support the organization of internal events and the dissemination of communications.

Coordinate the welcome and integration of new employees.

Supervise office operations (supplies, access, security, cleanliness).

Welcome visitors and organize internal events.

Ensure filing, mail management, and information flow.

Perform any other related administrative tasks.

About You

To be successfully considered for this position, you must have

At least 10 years of experience in a similar role.

Excellent command of Microsoft Office.

Autonomy, rigor, discretion, and organizational skills.

Fluent in French and English, both written and spoken. Our organization is a global company, and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams or partners based outside of Quebec.

Special conditions

On-site position, based at the ELYSIS office in Montreal. Regular attendance is required to coordinate internal activities, welcome visitors, and ensure the smooth running of the office.

About Us

An unprecedented world-class partnership of two major aluminium industry pioneers - Alcoa and Rio Tinto - led to the 2018 formation of ELYSIS. Through this joint venture with the government of Québec, ELYSIS is working to scale up this technology so it can be fully commercialized.

The ELYSIS technology eliminates all direct greenhouse gas (GHG) emissions from the aluminium smelting process and is the first industrial process that emits oxygen as its by-product.

ELYSIS has demonstrated production of commercial purity aluminium for end users ranging from Apple to Audi and is being designed for the construction of new smelters or to retrofit existing ones.

The ELYSIS technology also brings additional advantages, reducing the operating cost of a smelter and boosting metal production from the same size-smelting cell.

About the Location

ELYSIS is a Canadian based firm with its corporate headquarters in Montréal, Quebec. Its other Canadian locations include Alma, Québec and Jonquière, Québec. It is at ELYSIS’ Alma, Québec location where eliminating all direct greenhouse gases from aluminium smelting took a major step forward in June 2021 with the start of construction on the first commercial-scale prototype cells of ELYSIS’ inert anode technology, at Rio Tinto’s Alma, Québec smelter. At ELYSIS’ Jonquière, Québec Location, ELYSIS is further developing this technology at its Research and Development Centre, located within Rio Tinto’s Complexe Jonquière.

Be Part of an Unprecedented Partnership

At ELYSIS we are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome — they are essential to success of the unprecedented partnership that ELYSIS is. We treat each other respectfully, fairly, compassionately and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different. At ELYSIS, we welcome and encourage applications from Indigenous people, women, members of the LGBTQ2S+ community, older workers, people with disabilities and representatives of diverse backgrounds.

Elysis

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.

We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs – striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can’t do it on our own, so we’re focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome – they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

À propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations.

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Chaque voix compte

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Seniority level

Seniority level

Not Applicable

Employment type

Employment type

Full-time

Job function

Job function

Project Management and Information Technology

Industries

Mining and Oil and Gas

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Office Manager, Employee Experience & Community

SITE OFFICE MANAGER — ALL LOCATIONS (continuous recruitment)

Global Lease Administration Manager (Hybrid)

Manager, Commercial Operations - Remote Canada

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