SECRÉTAIRE D'ÉCOLE ET AIDE-BIBLIOTHÉCAIRE

Conseil Scolaire du Sud de L'Alberta; Calgary; On-site; USD 35,000 - 55,000; Part time

Job summary

An established educational institution in Calgary is seeking a part-time School Secretary and Library Assistant to join their team. This role involves a variety of administrative tasks, including managing student registrations and maintaining library resources. The ideal candidate will possess strong organizational skills, a background in secretarial work, and a passion for supporting students and staff. With a focus on creating a welcoming environment, this position offers a unique opportunity to contribute to the educational experience of students while working in a collaborative team setting. If you are proactive and enjoy multitasking, this role is perfect for you.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion de bibliothèque.
• Compétences en communication en français et en anglais.

Responsibilities

• Accueillir les parents, élèves et visiteurs à la réception.
• Gérer l'utilisation de la bibliothèque et la circulation des livres.

Skills

Secrétariat

Gestion de bibliothèque

Communication en français

Compétences en informatique (Office, Google)

Education

Certificat en secrétariat

Formation en technique de bibliothèque

Tools

PowerSchool

SchoolCash

Suite Office

Suite Google

Job description

Job ID:

101678

Job Type:

Part Time

Category:

Administrative

Educations:

Posted:

2025-05-05

Location:

Job Views:

4

USD Negotiable

Job Description:

Job information

Job Description:

Job information SECRÉTAIRE D'ÉCOLE ET AIDE-BIBLIOTHÉCAIRE from the Company Conseil Scolaire du Sud de L'Alberta, this latest SECRÉTAIRE D'ÉCOLE ET AIDE-BIBLIOTHÉCAIRE job vacancy is located in the city Calgary, AB T2E 7H7 located in the country Canada . This latest job opening is open to job seekers who have the latest education / graduate Bachelor Degree . Job Vacancies in this Administrative field have been opened and published up to the specified time.

Job Responsibility:

POSTE PROBATOIRE À TEMPS PARTIEL (20,5 HEURES / SEMAINE)

École :École francophone de ChestermereEntrée en poste : 18 août 2025Date limite pour postuler : 8 mai 2025Numéro du concours : 171-20250552

NATURE DU TRAVAIL ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

La secrétaire devra travailler indépendamment à l'exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l'école. Elle devra :

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
• Faire les inscriptions d'élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
• Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;
• Entrer l'assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
• Créer et éditer des documents variés à l'aide d'un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
• Faire l'entretien de l'équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;
• Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
• Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d'horaires, de classes, d'élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
• Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
• Faire la gestion des fournitures d'école;
• Sous la supervision de la direction de l'école, administrer les médicaments aux élèves;
• Gérer la comptabilité de l'école à l'aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d'argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
• Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
• Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction de l'école.

L'aide-bibliothécaire doit travailler indépendamment à l'exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l'école. Les tâches sont :

• Gérer l'utilisation de la bibliothèque et la circulation des livres;
• Entrer les données dans le système en place et garder le système à jour;
• Recevoir, cataloguer et organiser tout le nouveau matériel de bibliothèque selon les systèmes en place;
• Créer et gérer les inventaires des manuels de classe ainsi que des guides pédagogiques;
• Créer des inventaires des études de roman et de films par niveaux scolaires;
• Pourvoir à la réparation du matériel et faire l'élagage de vieilles ressources;
• Trier et ranger les livres et d'autres documents de la bibliothèque sur les rayons;
• Renouveler les abonnements aux périodiques;
• Aider les usagers à accéder aux documents et aux services en ligne de la bibliothèque, et à faire des prêts entre les bibliothèques, lorsqu'applicable;
• Faire des activités d'animation et la lecture à haute voix aux élèves;
• Promouvoir les livres, la recherche, la littérature et le matériel de bibliothèque auprès des élèves et des enseignante(e)s;
• Organiser des évènements spéciaux;
• Assurer le maintien des standards de bibliothèque selon les normes de l'Association canadienne des bibliothèques scolaire.

EXIGENCES DU POSTE

• Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
• Avoir de l'expérience dans le domaine du secrétariat;
• Détenir une formation en technique de bibliothèque ou une expérience équivalente serait un atout;
• Avoir une bonne connaissance de la sélection et de l'évaluation des ressources et faire preuve d'intérêt envers la littérature jeunesse;
• Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
• Avoir une excellente connaissance des routines reliées à l'entretien de la collection de la bibliothèque et de l'équipement de bureau;
• Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;
• Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
• Avoir une personnalité accueillante et de l'entregent;
• Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
• Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
• Bien travailler en équipe;
• Respecter la confidentialité des dossiers de l'école;
• Être légalement admissible à travailler au Canada sans restriction concernant le travail auprès des enfants.

Keywords : Calgary jobs

Closed Date : 2025-06-04