Enable job alerts via email!

Coordonnateur·trice administratif·tive

Lemay

Quebec

Hybrid

CAD 40,000 - 80,000

Full time

30+ days ago

Boost your interview chances

Create a job specific, tailored resume for higher success rate.

Job summary

Une entreprise innovante dans le domaine de l'architecture et du design recherche un·e coordonnateur·trice administratif·ve. Dans ce rôle essentiel, vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion des communications et de la coordination des opérations internes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les chargés de projets pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Ce poste offre une occasion unique de contribuer à un environnement de travail inclusif et dynamique, tout en développant vos compétences dans un cadre stimulant. Rejoignez une équipe passionnée qui valorise le design et l'impact positif sur les communautés.

Benefits

Rémunération concurrentielle

Assurance collective flexible

3 semaines de vacances

Fermeture entre Noël et le Nouvel An

Politique de travail hybride

Horaire d'été

Activités sociales

Formation interne

Plateforme de télémédecine

Rabais sur le transport collectif

Qualifications

Minimum de 2 ans d'expérience en service à la clientèle et dans un rôle administratif.
Maîtrise de la suite Microsoft Office et compétences en communication.

Responsibilities

Accueillir les visiteurs et gérer les communications au bureau.
Assister à la gestion documentaire et coordonner les réunions.
Superviser les services d'entretien et gérer les fournitures.

Skills

Service à la clientèle

Communication

Organisation

Rigueur

Autonomie

Capacité d'écoute

Education

2 ans d'expérience dans un poste similaire

Tools

Microsoft Office

Description de l'entreprise

Chef de file canadien en architecture et en design, Lemay a connu une croissance spectaculaire et une transformation passionnante au cours des dernières années.

Chez Lemay, nous croyons en la valeur unique du design pour créer des espaces ouverts et significatifs pour se développer. Nous nous engageons à aborder chaque défi de conception avec curiosité, invention et un esprit généreux pour découvrir les possibilités inattendues. Nous sommes une équipe transdisciplinaire composée d’artisan·nes du changement qui créent des espaces respectueux de la planète pour les utilisateur·trices et les communautés.

Nous sommes fiers de la diversité de notre équipe en matière d’ethnicité, de culture, de religion, de statut autochtone, d’orientation sexuelle, de limitation physique, d’identité de genre et d’âge. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail équitable, diversifié et inclusif pour tous les membres de notre équipe, afin que chacun·e se sente respecté·e et valorisé·e.

Notre objectif principal: concevoir des espaces généreux qui ont un impact significatif.

Ce que nous offrons

Lemay considère que le développement et le bien-être de ses employé·es sont des priorités. Nous offrons donc les avantages suivants :

Une rémunération concurrentielle ;
Un programme d’assurance collective flexible (assurance maladie et dentaire) ;
1 008 $ à placer selon vos besoins (comptes de gestion de la santé et du bien-être, REER/RPDB) ;
Paiement des frais d’adhésion à votre association professionnelle ;
Un minimum de 3 semaines de vacances ;
Fermeture du bureau entre Noël et le Nouvel An ;
Politique de travail hybride et à distance en tout temps ;
Horaire d’été et horaire flexible toute l’année ;
Activités sociales tout au long de l’année ;
Offre de formation interne disponible à tous les employé·es (Académie Lemay) ;
Parcours d’intégration jumelé avec un·e employé·e de Lemay ;
Plateforme d’entraînement en ligne et gym dans certains bureaux ;
Plateforme de télémédecine ;
Jusqu’à 70 % de rabais sur le titre mensuel de transport collectif.

Description du poste

Le·la coordonnateur·trice administratif·ve assure un rôle essentiel en combinant des responsabilités de réception, de soutien administratif et de coordination. Il·Elle accueille et oriente les visiteurs, gère les communications et veille au bon fonctionnement du bureau. En collaboration avec la direction et les chargés de projets, il·elle coordonne la gestion documentaire, le suivi des contrats et l’organisation des réunions et événements. Il·Elle apporte également un soutien à la gestion immobilière et supervise l’approvisionnement en fournitures ainsi que l’entretien des espaces communs. Polyvalent·e et organisé·e, il·elle contribue à optimiser l’efficacité des opérations internes.

Ce que vous accomplirez avec nous

Réception

Répondre aux appels, prendre les messages, accueillir et orienter les visiteurs, tenir le registre à jour.
Appliquer les procédures de sécurité et contrôler les entrées via la réception.
Traiter le courrier, gérer les prêts d’équipements, organiser les déplacements en taxi et effectuer la conciliation des coupons.
Communiquer et organiser les dîners-conférences, 5@7 et réunions, incluant les commandes traiteurs et la préparation des salles.
Collaborer avec le support informatique, gérer les fournitures de bureau, suivre les commandes et livraisons.
Superviser les services d’entretien ménager et veiller à la propreté des aires communes.

Gestion de l’immeuble

Assister le gestionnaire, coordonner les appels de service et assurer le suivi avec les sous-traitants et locataires.

Coordination administrative

Assister les directeurs et chargés de projets dans la mise en page, la rédaction et le contrôle qualité des documents (lettres, présentations, comptes-rendus, tableaux de suivi, etc.).
Rédiger et suivre les ententes contractuelles, assurer la coordination avec les sous-traitants et veiller à l’intégrité des données de planification.
Assurer la maintenance des données dans le CRM et contribuer à la production de rapports d’évolution des projets.
Autres responsabilités reliées au poste.

Qualifications

Détenir un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire et en lien avec le service à la clientèle ;
Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office ;
Rigueur, tact, diplomatie et habileté marquée pour communiquer et offrir un bon service à la clientèle ;
Esprit de synthèse, sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs tâches de front ;
Capacité d’écoute et de tolérance aux imprévus ;
Autonomie, initiative et rigueur ;
Très bonne connaissance du français oral et écrit.

Informations complémentaires

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées.

Nos espaces de travail

Montréal, Québec, Toronto, option de télétravail.

Pour plus d’informations sur Lemay