Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) – Produits nutritionnels (Montréal) / Executive Admin[...]

Abbott; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise de soins de santé recherche un adjoint de direction à Montréal. Le candidat idéal soutiendra la direction avec des tâches administratives variées, gérant des priorités complexes et assurant l'efficacité des processus. Une expérience significative est requise, ainsi que d'excellentes compétences en communication et en organisation.

Qualifications

• Au moins 5 ans d’expérience comme adjoint administratif.
• Bonne maîtrise de l’anglais, car le travail exige de parler en anglais 50% du temps.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général.
• Gérer un calendrier complexe et organiser des réunions.
• Préparer des présentations PowerPoint et d'autres documents.

Skills

Communication

Organization

Time Management

Interpersonal Skills

Attention to Detail

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Microsoft Office

SAP

Teams

Job description

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

Être à l’emploi d’Abbott

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez :

• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

La division Nutrition d’Abbott est à la recherche d’une personne pour occuper le poste d’adjoint ou adjointe de direction à son siège social de Montréal. Le ou la titulaire du poste aura la chance de jouer un rôle clé dans l’entreprise en aidant le directeur général ou la directrice générale, et en apportant son soutien à l’équipe de direction pour les tâches administratives et divers projets.

Cette personne sera essentielle au succès de l’équipe, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes, en gérant les priorités et en améliorant l’efficacité des processus. Elle sera appelée à gérer des horaires complexes et à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion. En tant que partenaire de confiance, le ou la titulaire du poste doit pouvoir anticiper les besoins, fixer les priorités et favoriser la collaboration, ayant ainsi une incidence majeure sur la réussite globale de l’équipe.

• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’à l’équipe de la haute direction.
• Faire les vérifications nécessaires lors de l’exécution des tâches administratives ponctuelles afin d’assurer l’exactitude de l’information (par exemple : rapports, factures, communications, tableaux, graphiques, dossiers).
• Préparer, ou améliorer au besoin, des présentations PowerPoint et d’autres documents de haute qualité destinés à des publics internes et externes.
• Prendre en charge la correspondance (lire, analyser et acheminer la correspondance, rédiger des communications et fournir des réponses dans les temps requis).
• Gérer un calendrier complexe, ce qui implique d’organiser des réunions, de régler les conflits d’horaire et de planifier l’horaire en vue des engagements futurs.
• Assurer la logistique des réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à ce que les suivis soient faits afin que les choses progressent.
• S’occuper des réservations de voyage (vols d’avion, chambres d’hôtel et itinéraires détaillés).
• Traiter les dépenses dans les délais requis, à l’aide des systèmes d’Abbott. Respecter les procédures de demande d’achat, les exigences de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité, les directives de l’entreprise relatives à l’image de marque et les procédures en matière d’impression et de photocopies (au besoin).
• Fournir un service de qualité et faire preuve de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Prévoir et satisfaire les besoins du directeur général ou de la directrice générale et de son équipe, afin de garantir le bon déroulement des activités quotidiennes.
• Simplifier les processus administratifs afin de soutenir plus efficacement le directeur général ou la directrice générale.
• Coordonner et tenir à jour certains fichiers du service, conformément aux exigences de l’entreprise et du gouvernement.
• Utiliser et bien comprendre la suite Microsoft Office, d’autres logiciels d’affaires, le site Web du Service mondial des voyages d’affaires et les systèmes de gestion du rendement des employés (au besoin).
• Coordonner l’intégration des nouveaux employés et leur installation dans les locaux.
• Former d’autres adjoints administratifs ou adjointes administratives, et coordonner le travail avec ces personnes, au besoin.
• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe (programme d’une durée de 3 ans).
• Au moins 5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif ou adjointe administrative pour un directeur général ou une directrice générale, un vice-président ou une vice-présidente, ou encore un directeur ou une directrice.
• Excellentes compétences informatiques : MS Office, Teams, SAP.
• Capacité à interagir avec des partenaires internes et externes afin de bâtir et d’entretenir des relations d’affaires mutuellement avantageuses.
• Esprit stratégique et capacité à effectuer de nombreuses tâches simultanément, dans le respect des échéances, même lorsque celles-ci entrent en conflit.
• Excellentes aptitudes en communication, notamment aptitude à bien écouter, à poser des questions et à communiquer efficacement.
• Compétences exceptionnelles en communication, à l’oral et à l’écrit, notamment capacité à transmettre de l’information de façon concise et efficace.
• Grand souci du détail et excellent sens de l’organisation, ce qui implique de jongler avec de multiples priorités simultanément.
• Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, permettant de bâtir des relations à tous les échelons de l’organisation.
• Capacité à travailler sous pression.
• Gestion efficace du temps, autodiscipline et concentration.
• Grande précision et excellentes aptitudes pour effectuer des suivis.
• Fiabilité et ponctualité.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels.
• Bonne maîtrise de l’anglais, car le travail exige de parler en anglais 50% du temps avec des partenaires ou des collègues à l’extérieur du Québec et du Canada.

Suivez vos aspirations professionnelles chez Abbott pour diverses opportunités dans une entreprise qui peut vous aider à construire votre avenir et à vivre votre meilleure vie. Abbott est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de la diversité des employés.