Adjoint spécial/ Adjointe spéciale - Bureau de l'honorable sénateur Marty Klyne

Senate of Canada | Sénat du Canada; Ottawa; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Full time

Job summary

Rejoignez une équipe dynamique au Sénat du Canada pour soutenir un sénateur respecté dans ses fonctions. Ce poste permanent à temps plein offre une occasion unique de contribuer à des enjeux cruciaux tels que la durabilité, les droits des Autochtones et les politiques publiques. Vous serez responsable de la gestion quotidienne du bureau, de la correspondance et des communications, tout en travaillant en étroite collaboration avec un leader engagé. Si vous êtes passionné par le service public et souhaitez faire une différence, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en services administratifs et financiers dans un bureau.
• Capacité à rédiger des documents d'information et à gérer des correspondances.

Responsibilities

• Gérer la boîte de réception et le calendrier du sénateur.
• Superviser l'administration du budget et traiter les demandes de remboursement.
• Assurer la liaison avec les bureaux du Sénat et les parties prenantes externes.

Skills

Gestion administrative

Rédaction de correspondance formelle

Compétences en communication

Organisation et gestion du temps

Discrétion et diplomatie

Intérêt pour les politiques publiques

Education

Études postsecondaires en administration des affaires

Tools

MS Office

MS Teams

Zoom

Job description

No du poste : 209523-67

Classification : SPA : 55 105 $ – 71 637 $

Type d’emploi : Nomination pour une durée indéterminée (permanent, à temps plein)

Lieu de travail : Ottawa, Ontario, Canada

Date de clôture : Le mercredi 21 mai 2025

À propos du Sénat

Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire.

Le Sénat est un lieu de travail formé de gens dynamiques qui représentent la diversité des talents, des parcours et des perspectives au Canada. Nous nous engageons à créer et à maintenir un lieu de travail diversifié et inclusif où chacun a le plein accès à l’égalité en emploi, au perfectionnement et à l’avancement. Faites progresser votre carrière en vous joignant à une équipe de professionnels dévoués qui ont à cœur l’excellence des services offerts aux sénateurs et à l’institution.

Votre contribution

Joignez-vous à l’équipe du sénateur Marty Klyne et contribuez à faire progresser de manière significative un Canada plus fort, fondé sur la prospérité partagée, la durabilité et la réconciliation. Dirigeant respecté et législateur réfléchi, le sénateur Klyne apporte à son travail au Sénat des décennies d’expérience en leadership dans les domaines des affaires, des finances, des médias et de la réconciliation économique. Il s’agit d’une occasion rare de soutenir un leader dynamique et intègre, engagé dans le service public, dont les intérêts et priorités incluent le commerce, la protection de l’environnement, les droits des Autochtones, l’agriculture, le journalisme et les questions financières.

Vous relèverez directement du sénateur et travaillerez en étroite collaboration avec son équipe afin de gérer les fonctions exécutives et administratives quotidiennes du bureau. Les principales responsabilités comprennent :

1. Gérer la boîte de réception et le calendrier du sénateur, et coordonner la logistique des déplacements ;
2. Prioriser et suivre de grands volumes de correspondance et de relances ;
3. Superviser l’administration du budget et traiter les demandes de remboursement ;
4. Rédiger des documents d’information, des communications officielles et d'autres documents officiels ;
5. Assurer la liaison avec les bureaux du Sénat, l’administration du Sénat et les parties prenantes externes ;
6. Appuyer les communications et les relations publiques, y compris les médias sociaux, les communiqués de presse et la recherche en politiques publiques.

Admissibilité

Le grand public est invité à postuler pour un (1) poste à temps plein pour une période indéterminée au bureau de l'honorable sénateur Marty Klyne. Veuillez noter que “indéterminé” fait référence à un contrat d’emploi sans date de fin précisée.

Le Sénat du Canada est déterminé à mettre en place une main-d’œuvre qualifiée, reflétant la diversité des Canadiens que nous servons, en commençant par un processus d'embauche inclusif et sans obstacle. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n'importe quelle étape du processus d’évaluation. Toutes les informations reçues à ce sujet resteront confidentielles. Nous encourageons l'équité en matière d'emploi et vous invitons à indiquer si vous appartenez à l'un des groupes désignés lors de votre candidature.

Préalables

• Études postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience de travail pertinente ;
• Expérience démontrée en services administratifs et financiers dans un environnement de bureau, incluant la rédaction de correspondance formelle, la préparation de documents d’information et de rapports, la mise en forme de documents, la planification de réunions et de déplacements, la gestion des réclamations électroniques et des systèmes de classement ;
• Expérience approfondie avec la suite MS Office, ainsi que MS Teams et Zoom ;
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de prioriser les tâches concurrentes et d’anticiper les prochaines étapes ;
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de collaborer efficacement avec des collègues, des hauts fonctionnaires, des parties prenantes et le public ;
• Discrétion et diplomatie, particulièrement dans le traitement d'informations confidentielles ou sensibles ;
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe, avec une attitude positive, de l’initiative et de l’énergie ;
• Intérêt marqué pour les politiques publiques et le travail parlementaire ; la connaissance du Sénat, de ses politiques ou des processus législatifs constitue un atout ;
• L’anglais est essentiel, avec de solides compétences en communication orale et écrite adaptées à un environnement professionnel ; la maîtrise du français est considérée comme un atout.

Compétences

• Intégrité
• Respect
• Service
• Gestion par l’action
• Adaptabilité
• Communication
• Fiabilité
• Jugement
• Esprit d’équipe et collaboration

Besoins organisationnels

Le Sénat du Canada est résolu à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif où tout le personnel a un accès complet et équitable à l’emploi, au perfectionnement professionnel et à l’avancement.

Conditions d’emploi

Les candidats doivent consentir à fournir des informations personnelles et obtenir une accréditation de sécurité pour être admissibles à une nomination.

Comment postuler

Veuillez sauvegarder une copie de l’avis d’emploi. Une fois la date de clôture passée, ces documents ne seront plus accessibles. Les frais de déménagement et de déplacement encourus dans le cadre de ce processus sont assumés par le candidat. La forme masculine utilisée dans la présente offre désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Vous devez consentir à recevoir des courriels par notre système dans votre profil en ligne. Le Sénat du Canada se réserve le droit de retenir un nombre déterminé de candidats qui satisfont le mieux aux exigences essentielles du poste. Le Sénat du Canada étant un employeur distinct, il n’est pas assujetti à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Nous remercions toutes les personnes qui présenteront une demande d’emploi. L'affichage se termine à 23 h 59 HAE, à la date de clôture indiquée ci-dessus.