DPA004737 - Conseiller(ère) aux dossiers étudiants (Attaché(e) d'administration)

Cégep de Sainte-Foy; Quebec; On-site; CAD 48,000 - 56,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Sainte-Foy recrute une conseillère ou un conseiller aux dossiers étudiants pour rejoindre le service du cheminement scolaire. Le poste implique la gestion opérationnelle des dossiers, la planification des charges de travail et l’optimisation des procédures administratives.

Le candidat retenu analysera des rapports, assurera la conformité des données et collaborera avec les ressources ministérielles et les partenaires. Poste régulier à temps plein, avec horaires de 35 heures/semaine.

Qualifications

• Diplôme universitaire terminal dans un domaine pertinent à la fonction.
• Connaissance approfondie du milieu de l’enseignement collégial et de ses mécanismes administratifs et pédagogiques.
• Capacité à analyser des rapports et des données sensibles et à proposer des solutions techniques.
• Capacité à structurer, organiser, encadrer et répartir équitablement les activités et les opérations.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit, ainsi que des habiletés rédactionnelles.
• Excellentes capacités pour le travail d'équipe.

Responsibilities

• Accompagner et soutenir le travail du personnel de soutien de l'équipe du dossier étudiant.
• Planifier et structurer la répartition du travail entre les employés du personnel de soutien de l'équipe du dossier étudiant.
• Élaborer et mettre à jour les procédures administratives et opérationnelles.
• Superviser la transmission des données aux systèmes du Ministère (Socrate et SYSEC).
• Corriger les données de transmission et communiquer avec les personnes ressources du Ministère.
• Valider et effectuer les demandes de code permanent au système Ariane.
• Vérifier et corriger les données dans le système CLARA, et soutenir le secteur formation continue.
• Soutenir la gestion des opérations et le calendrier mensuel des opérations.
• Superviser la transmission des données aux organismes partenaires (SRACQ, BCI, etc.).
• Effectuer le suivi du processus de sanction pour les DEC et AEC et analyser les finissants et objectifs.
• Effectuer le suivi des données relatives au programme d'alternance Travail-Études (ATE).
• S’assurer de la conformité des données pédagogiques des étudiants internationaux et des étudiants avec des situations spécifiques.
• Planifier, organiser et superviser les tâches liées à la session d’été et aux tests de classement en langue.
• Collaborer à l’implantation d’un outil de gestion et de suivi des tâches liées au calendrier des opérations du SCS.
• Travailler à l’amélioration continue des processus de travail (Lean management).
• Préparer, lors des comités d’amélioration continue, l’appropriation des nouvelles pratiques par les équipes.

Skills

Leadership

Organisation

Autonomie

Gestion du stress

Esprit d'équipe

Education

Diplôme universitaire terminal dans un domaine pertinent

Tools

Excel

Word

Job description

Veuillez noter que cet emploi est réservé aux employé-es du Cégep ainsi qu'aux personnes ayant travaillé au Collège au cours des trois dernières années.

Le Cégep de Sainte-Foy, une expérience d'emploi enrichissante !

Travailler au Cégep de Sainte-Foy signifie bien plus qu’un emploi. C’est une expérience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grâce à l’esprit de communauté qui nous habite. Dans cette communauté, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agréable.

Cette expérience, il faut la vivre pour pleinement l’apprécier!

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe

Le service du cheminement scolaire est à la recherche d'une conseillère ou d'un conseiller aux dossiers étudiants pour rejoindre son équipe. La personne titulaire du poste exercera des fonctions diversifiées dans la gestion des opérations des dossiers des étudiants.

Plus précisément, la personne titulaire du poste aura à:

• Accompagner et soutenir le travail du personnel de soutien de l'équipe du dossier étudiant;
• Planifier et structurer la répartition du travail entre les employés du personnel de soutien de l'équipe du dossier étudiant;
• Élaborer et mettre à jour les procédures administratives et opérationnelles;
• Superviser la transmission des données aux différents systèmes du Ministère (Socrate et SYSEC)
• Corriger les données de transmission et communiquer avec les personnes ressources du Ministère au besoin;
• Valider et effectuer les demandes de code permanent au système Ariane;
• Vérifier et corriger les données dans le système de gestion pédagogique CLARA, principalement pour le secteur régulier et en support pour celui de la formation continue;
• Soutenir la gestion des opérations notamment par le suivi du calendrier mensuel des opérations et des procédures inscrites au cahier de gestion, tout en collaborant à l'implantation d'un outil de gestion et de suivi;
• Superviser la transmission des données aux organismes partenaires (SRACQ, BCI, etc.)
• Effectuer le suivi du processus de sanction pour les DEC et AEC tel qu'analyser des finissants, générer des épreuves synthèses de programme, analyser des objectifs, générer des droits aux DEC et générer des sanctions;
• Effectuer le suivi des données reliées au programme d'alternance Travail-Études (ATE);
• S'assurer de la conformité des données pédagogiques des étudiants internationaux et des étudiants avec des situations spécifiques;
• Prendre en charge les différents dossiers de vérification ministérielle et s'assurer de la conformité des dossiers;
• Communiquer et collaborer avec les personnes ressources pour la gestion des dossiers d'étudiants suivant des cours en partenariat (commandites internes et externes)
• Planifier, organiser et superviser les tâches reliées à la session d'été;
• Planifier et organiser les opérations liées aux tests de classement en langue;
• Collaborer à l'implantation d'un outil de gestion et de suivi des tâches liées au calendrier des opérations du SCS;
• Travailler à l'amélioration en continue des processus de travail (Lean management);
• Prendre connaissance des nouveautés du système CLARA, participer à divers comités d'amélioration continue et accompagner les équipes dans l'appropriation des nouvelles façons de faire;
• Agir comme personne ressource pour favoriser les échanges de pratique entre la formation ordinaire et la formation continue;
• Consulter les guides administratifs, prendre connaissance des règles, lois et pratiques ministérielles et locales et adapter les procédures en conséquence et en informer les gens concernés.
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

Scolarité et expérience :

• Détenir un diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un domaine pertinent à la fonction.

Profil recherché :

• Démontrer une connaissance approfondie du milieu de l'enseignement collégial et de ses mécanismes administratifs et pédagogiques;
• Posséder des connaissances relatives à la gestion des dossiers étudiants en lien avec leur cheminement scolaire (un atout);
• Capacité à analyser des rapports et des procédures, à traiter des données sensibles et à trouver des solutions techniques lors de situations complexes liées au cheminement scolaire des étudiants;
• Capacité à structurer, organiser, encadrer et répartir équitablement, entre les membres de l'équipe, les activités et les opérations relatives aux dossiers des étudiants;
• Habiletés manifestes et expérience dans l'utilisation des logiciels couramment utilisés à ce poste, notamment les logiciels de chiffrier électronique et de traitement de textes (Excel et Word);
• Un bon sens de l’organisation, de l'autonomie et de l'esprit d'initiative;
• Faire preuve de rigueur, de créativité et de leadership;
• Capacité de gérer le stress associé à un grand volume de dossiers à traiter sous la pression d'échéanciers serrés;
• Démontrer d'excellentes habiletés à communiquer et une bonne maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi que des habiletés rédactionnelles;
• D'excellentes capacités pour le travail d'équipe.

Tests : Test de français et tout autre test jugé pertinent

Remarques :

À l'interne : Vous avez jusqu'au 14 septembre 2026 pour postuler !

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

Au Cégep de Sainte-Foy, nous croyons que la diversité enrichit notre milieu de travail. C’est pourquoi nous encourageons les personnes issues des groupes visés par le programme d’accès à l’égalité en emploi à soumettre leur candidature. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes à chaque étape du processus de sélection, ainsi qu’au moment de l’intégration en emploi. Nous vous invitons à nous faire part de vos besoins.

Au plaisir de vous rencontrer !

Poste régulier à temps complet, permanent

Date de début/fin de l'affichage à l'interne: 8 septembre au 14 septembre 2026

Direction : Direction des études - Service du cheminement scolaire

Horaire de travail: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Nom du/de la supérieur(e) immédiat(e): Annick Bernier