Document Management Representative

Investment Planning Counsel; Mississauga; On-site; CAD 40,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique recherche un représentant pour la gestion des documents, responsable de la numérisation et de l'indexation des documents. Ce rôle crucial garantit l'intégrité des images et une récupération rapide des documents pour les clients internes et externes. Vous travaillerez dans un environnement collaboratif, où la communication et l'utilisation de la technologie sont essentielles. Avec un soutien exceptionnel et des avantages intéressants, cette opportunité est parfaite pour ceux qui cherchent à allier succès professionnel et équilibre de vie. Rejoignez une équipe qui valorise votre développement et votre contribution.

Benefits

Formation de premier plan

Régime de retraite

Régime d'achat d'actions

Programme de rabais d'entreprise

Événements sociaux

Horaire d'été

Qualifications

• Minimum de deux ans d'expérience dans le secteur des services financiers.
• Connaissance intermédiaire de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel.

Responsibilities

• Numériser et indexer les documents tout en assurant leur intégrité.
• Collaborer avec les équipes internes pour résoudre les problèmes liés aux documents.
• Produire des statistiques mensuelles et d'autres rapports demandés.

Skills

Communication verbale et écrite

Gestion du temps

Collaboration et travail en équipe

Utilisation de la technologie

Education

Études postsecondaires

Cours de l’Institut des fonds d’investissement du Canada

Tools

Microsoft Office

Job description

Représentant, Gestion des documents ou Représentante, Gestion des documents

Grâce à votre formation, à vos compétences et à votre expérience, vous menez une brillante carrière dans le secteur de la gestion du patrimoine. Mais avez-vous trouvé votre entreprise idéale, celle qui vous encourage à adopter un style de vie équilibré ainsi qu’à réussir sur le plan professionnel?

Notre équipe Numérisation des documents et Services aux courtiers s’agrandit. Nous sommes à la recherche d’un représentant, Gestion des documents ou d’une représentante, Gestion des documents – une personne qui est responsable de l’exécution des fonctions et des activités opérationnelles quotidiennes relatives à la numérisation et à l’indexation dans le cadre de la gestion du flux de travail pour les clients internes et externes et d’autres fonctions liées aux documents.

Le ou la titulaire de ce poste travaillera avec les clients internes et externes en assurant l’intégrité des images ainsi que le classement et la récupération des documents en temps opportun.

Chez Investment Planning Counsel, nous avons travaillé à définir les responsabilités liées à votre poste pour favoriser votre réussite et votre développement.

Quel est le rôle du représentant, Gestion des documents ou de la représentante, Gestion des documents?

• Numériser les documents des conseillers et des succursales dans les catégories de documents qui leur sont attribuées
• Surveiller la qualité des images et l’exactitude des données relatives au compte lors de l’indexation
• Effectuer l’entretien normal de l’équipement
• Effectuer des vérifications périodiques de la qualité des trousses qui sont numérisées au siège social
• Effectuer une nouvelle numérisation des images de mauvaise qualité à mesure qu’elles sont repérées
• Surveiller les courriels entrants (UVC) et gérer les boîtes de courriel d’imagerie
• Maintenir une connaissance pratique de toutes les procédures d’imagerie et de gestion du flux des travaux
• Respecter les ententes de niveau de service en matière d’imagerie
• Collaborer avec l’équipe pour la gestion des volumes de la file d’attente
• Travailler avec les équipes internes des SI et les fournisseurs pour le dépannage et la résolution des problèmes
• Effectuer les dépôts de chèques au siège social
• Effectuer l’examen et le traitement des rapports sur le courrier retourné
• Produire des statistiques mensuelles et d’autres rapports demandés
• Coordonner les activités des propriétaires de projet qui participent à l’analyse des formulaires, notamment ce qui suit : tenue à jour d’un inventaire des formulaires et des changements dans plusieurs référentiels, traduction, mise à l’essai, rédaction de scénarios et documentation
• Offrir du soutien relativement aux initiatives au besoin, ce qui comprend des tests et peut nécessiter des heures supplémentaires à l’occasion la fin de semaine, ainsi que des réunions sur les mises à jour d’Univeris et les essais d’acceptation par les utilisateurs et dans les environnements de production
• Coordonner les activités d’entreposage entre tous les centres de coûts du siège social pour donner suite aux demandes spéciales et répondre aux questions concernant la récupération de documents
• Traiter efficacement la livraison / réception des boîtes d’entreposage de documents confidentiels destinées à diverses équipes ou provenant de celles-ci
• Passer en revue et mettre à jour les guides des procédures
• Effectuer d’autres tâches au besoin, notamment celles assignées par le leader

Quels traits de personnalité et quelles compétences devez-vous posséder?

• Aptitude marquée pour la communication verbale et écrite
• Capacité de tirer parti de la technologie pour améliorer l’expérience client
• Compétences en gestion du temps
• Capacité de gérer efficacement de multiples responsabilités tout en respectant les lignes directrices en matière de service
• Intérêt véritable pour la collaboration et le travail en équipe

Quelle qualification professionnelle devez-vous avoir?

• Minimum de deux ans d’expérience dans le secteur des services financiers
• Expérience de travail chez un courtier, de préférence au sein d’une équipe d’exploitation – un atout
• Études postsecondaires; réussite du cours de l’Institut des fonds d’investissement du Canada – un atout
• Connaissance et maîtrise intermédiaires de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel

Qu’est-ce que la #VieChezIPC?

• Un soutien extraordinaire grâce à une formation de premier plan qui vous aidera à réussir dans vos fonctions
• D’extraordinaires occasions en matière d’engagement communautaire grâce à IPC Cares
• Des avantages extraordinaires : des garanties collectives qui répondent à vos besoins, un régime de retraite, un régime d’achat d’actions, un programme de rabais d’entreprise, des événements sociaux, un horaire d’été et beaucoup de plaisir
• Des marques de reconnaissance extraordinaires : des félicitations, un programme d’étoiles, la présentation des étoiles montantes et un cercle d’excellence
• Des équipes de leaders extraordinaires qui vous connaissent par votre nom