Direction générale / Director General

ENGLISH VERSION FOLLOWS

L’Ordre des administrateurs agréés est l’ordre professionnel voué à la gestion et à la gouvernance. Les membres de l’Ordre sont des gestionnaires professionnels et portent le titre d’administrateur agréé (Adm.A). Multidisciplinaires, ils œuvrent dans tous les secteurs de l’activité économique du Québec. Les Adm.A. planifient, dirigent et conseillent, ce qui leur confère une véritable expertise en gestion. Ce sont notamment des dirigeants, des gestionnaires et des conseillers experts dans le domaine du management, de la gouvernance, de la gestion immobilière, de la planification financière, de la gestion de projet, de l’administration publique, etc.

Sa mission est d’assurer la protection du public en veillant à la qualité du travail et à l’intégrité des gestionnaires et des administrateurs membres, tout en inspirant les organisations québécoises à adopter les meilleures pratiques de gestion et de gouvernance. Sa vision est de devenir la référence incontournable en gestion et en gouvernance. L’Ordre prône l’excellence et les meilleures pratiques professionnelles et contribue à l’amélioration continue des compétences de ses membres.

Ses travaux s’articulent autour de quatre valeurs principales, soit : l’excellence, la pertinence, l’intégrité et l’engagement, et s’appuient sur quatre piliers porteurs d’avenir :

• Rehausser la reconnaissance du titre Adm.A;
• Mieux communiquer notre pertinence et notre différence;
• Accroître le rayonnement de l’Ordre pour accélérer l’acquisition des membres;
• Créer de la valeur chez les membres.
  
  

Description Sommaire Du Poste

Les principes généraux suivants dirigent les actions de la Direction générale de l’Ordre. Elle est la cheffe de la direction de l’organisation et elle agit sous l’autorité du Conseil d’administration qui l’évalue :

• Assurer l’administration générale et courante des affaires de l’Ordre (gestion des opérations, gestion des actifs, gestion des risques et gestion des relations internes et externes);
• Voir à la complémentarité et à la cohérence des actions avec la présidence en vue de la réalisation de la mission de l’Ordre et du plan stratégique;
• Assurer un climat de travail positif et mobilisant et une saine gestion des ressources humaines;
• Collaborer activement à la gouvernance de l’Ordre, ainsi qu’à l’élaboration de ses orientations stratégiques;
• Être responsable de la mise en œuvre de ces orientations stratégiques par l’élaboration de plans d’action annuels et de la mise en œuvre des actions découlant de la gestion intégrée des risques.
  
  

Principales tâches et responsabilités

Sur le plan de l’administration générale et courante des affaires de l’Ordre :

• Veiller, dans les limites de ses fonctions, à ce que l’ensemble des activités de l’Ordre soient effectuées dans le respect des lois et des règlements applicables et des politiques adoptées par le Conseil d’administration, ainsi que des orientations stratégiques de l’Ordre;
• Veiller à ce que les programmes et les services mis en place par l’Ordre soient de la plus haute qualité et qu’ils contribuent à l’accomplissement de sa mission première, soit celle de la protection du public;
• S’assurer que les processus d’affaires et les contrôles internes soient suivis et s’assurer de la mise en place de saines pratiques en matière de gestion de risques;
• Travailler en étroite collaboration avec le Président de l’Ordre, qu’elle assiste dans plusieurs de ses fonctions, selon les modalités convenues entre eux, par exemple : la préparation des ordres du jour des réunions du Conseil d’administration, la représentation de l’Ordre auprès de parties prenantes, la préparation des documents émanant de l’Ordre et destinés aux diverses parties prenantes (prises de position, lettres officielles, communiqués de presse, etc.);
• Entretenir une relation privilégiée avec le Conseil d’administration en assistant à toutes les séances, entre autres en s’assurant que les dossiers qui lui sont transmis sont bien documentés;
• S’assurer que les dossiers soient transmis aux administrateurs dans les délais prescrits;
• Agir à titre de membre, de personne-ressource ou d’observateur des comités conformément à la Politique de gouvernance des comités;
• Assurer le suivi des comités de l’Ordre de concert avec le Président et organiser la reddition de comptes de ces comités auprès du Conseil d’administration;
• Soumettre pour approbation au Conseil d’administration, sur recommandation du comité de gouvernance et des ressources humaines, les politiques de ressources humaines, y compris la structure organisationnelle (macrostructure), le plan des effectifs, les échelles salariales, et s’assurer de les faire appliquer;
• En matière de gestion des ressources financières et matérielles :
• Préparer les prévisions budgétaires annuelles, en collaboration avec le comité d’audit et de finances;
• Analyser les états financiers régulièrement et informer le Conseil d’administration de l’évolution des résultats de même que de tout écart important avec les prévisions budgétaires. Le cas échéant, communiquer les mesures correctrices apportées;
• Soumettre pour approbation au Conseil d’administration les demandes dont le montant dépasse la limite autorisée suivant les politiques financières de l’Ordre;
• S’assurer de la mise en place et du maintien de saines pratiques de gestion financière par l’équipe de l’Ordre.
  
  

Sur le plan des orientations stratégiques de l’Ordre et de la gouvernance :

• Participer activement au processus de planification stratégique et en coordonner la réalisation;
• Assurer la mise en œuvre du plan stratégique de façon efficace et efficiente :
• En proposant un plan d’action annuel et en mettant en place des indicateurs et un tableau de bord stratégique pour évaluer les résultats et assurer la performance de l’organisation;
• En mettant en place un plan de communication auprès de toutes les parties prenantes, y compris les membres, et ce, après adoption du plan par le Conseil d’administration;
• En assurant une gestion proactive des risques financiers, opérationnels et de réputation liés à la mise en œuvre du plan stratégique;
• En alignant les objectifs opérationnels de l’Ordre avec la planification stratégique et en veillant à l’atteinte de ces objectifs.
• Agir comme conseiller auprès du Conseil d’administration et du comité de gouvernance, et à ce titre, proposer un cadre de gouvernance et les politiques en découlant, le tout en conformité avec les lignes directrices de l’Office des professions;
• Agir comme porte-parole officiel en l’absence du Président selon la Politique des communications de l’Ordre.
  
  

Sur le plan de la reddition de comptes :

• Coordonner la préparation le rapport annuel de l’Ordre et le soumet au Conseil d’administration pour approbation;
• Répondre aux exigences de l’Office des professions en matière de reddition de comptes de l’Ordre;
• Faire le rapport de ses activités au Conseil d’administration par le biais de tableaux de bord et de rapports d’activités.
  
  

Principaux défis et priorités du poste

• Poursuivre le déploiement du plan stratégique visant notamment l’accroissement du rayonnement de l’Ordre;
• Faire preuve d’innovation, de proactivité et d’audace en misant sur le développement des affaires, le recrutement de membres et le développement des compétences;
• Mettre en œuvre sa capacité de gestion et son leadership transformationnel afin de susciter un haut niveau de collaboration auprès de l’ensemble des parties prenantes et par ses aptitudes à gérer et à structurer le changement et à optimiser l’efficacité organisationnelle;
• Déployer ses habiletés communicationnelles et relationnelles afin de développer et entretenir des relations professionnelles durables avec les membres.
  
  

Habiletés et compétences pour exceller dans le rôle / profil recherché

Formation et expérience

• Formation universitaire en gestion, en droit ou en administration des affaires;
• Diplôme de 2e cycle en gestion ou en administration ou son équivalent;
• Expérience appréciable dans un poste de haute direction;
• Expérience dans la gestion d’un conseil d’administration et de comités;
• Connaissance du système professionnel et du milieu des affaires (un atout);
• Être administrateur agréé (un atout).
  
  

Profil de compétences

• Vision stratégique et sens des affaires;
• Leadership transformationnel et mobilisateur;
• Savoir gérer le changement;
• Savoir gérer les ressources financières;
• Capacité d’analyse et de développement de marché;
• Fortes habiletés relationnelles dans la gestion des parties prenantes;
• Polyvalence, agilité et innovation;
• Capacité de synthèse, prise de décision et bon jugement;
• Communication persuasive et maîtrise du français et de l’anglais;
• Rigueur;
• Autonomie.
  
  

Director General

The Ordre des administrateurs agréés is the professional order dedicated to management and governance. Members of the Ordre are professionals who hold the title of Chartered Administrator (C.Adm.). These professionals work in a variety of sectors that make up Quebec's economy. They plan, direct and advise, garnering true expertise and making them leaders and expert advisors in fields such as management, governance, real estate management, financial planning, project management, public administration, and more.

The Ordre’s mission is to ensure public protection by ensuring the quality of work and the integrity of its members and administrators, while inspiring Quebec organizations to adopt best management and governance practices. Its vision is to become the leading authority in management and governance. The Ordre advocates for excellence and best practices and contributes to the continuous improvement of its members' competencies.

The Ordre’s work is structured around 4 core values: excellence, relevance, integrity, and engagement, and is based on 4 forward-looking pillars:

• Improve the recognition of the C.Adm. title.
• Better communicate its relevance and what makes it stand out.
• Increase the Ordre's reach to accelerate membership acquisition.
• Create value for members.
  
  

Description

The following general principles guide the actions of the Director General of the Ordre. They are the organization's chief officer and act under the authority of the Board of Directors, which evaluates the:

• General and day-to-day administration of the Ordre's affairs (operations management, asset management, risk management, and internal and external relations management).
• Consistency and relevance of actions with the President in mind to evaluate if they uphold the Ordre's mission and strategic plan.
• Ensure a positive and engaging work environment and sound human resources management.
• Actively collaborate in the Ordre's governance and the development of its strategic directions.
• Be responsible for the implementation of these strategic directions through the development of annual action plans and the implementation of actions resulting from integrated risk management.
  
  

Responsibilities

In terms of the general and day-to-day administration of the Ordre’s affairs:

• Ensure, within the limits of his or her duties, that all of the Ordre's activities are carried out in compliance with applicable laws and regulations, the policies adopted by the Board of Directors, and the Ordre's strategic directions.
• Ensure that the programs and services implemented by the Ordre are of the highest quality and contribute to the fulfillment of its primary mission, namely the protection of the public.
• Ensure that business processes and internal controls are followed and ensure the implementation of sound risk management practices.
• Work in close collaboration with the President of the Ordre, whom you will assist in several of his functions, according to the terms agreed upon, for example: the preparation of meeting agendas of the Board of Directors, the representation of the Ordre with stakeholders, the preparation of documents emanating from the Ordre and intended for various stakeholders (for example official letters, press releases, etc.).
• Maintain a close relationship with the Board of Directors by attending all meetings, including ensuring that the files submitted are well documented.
• Ensure that files are submitted to directors within the prescribed timeframe.
• Act as a member, resource person, or observer of committees in accordance with the Committee Governance Policy.
• Monitor the Ordre's committees in conjunction with the President and organize the reporting of these committees for the Board of Directors.
• Submit human resources policies, including the organizational structure (macrostructure), the staffing plan, and salary scales, to the Board of Directors for approval, upon recommendation from the Governance and Human Resources Committee. Ensure their implementation.
  
  

With respect to the management of financial and material resources:

• Prepare annual budget forecasts, in collaboration with the Audit and Finance Committee.
• Analyze financial statements regularly and inform the Board of Directors of performance trends and any significant variances from budget forecasts. If necessary, communicate corrective measures taken.
• Submit requests for approval to the Board of Directors for amounts exceeding the authorized limit in accordance with the Ordre’s financial policies.
• Ensure that the Ordre’s team implements and maintains sound financial management practices.
  
  

Regarding the Ordre's strategic directions and governance:

• Actively participate in the strategic planning process and coordinate its implementation.
• Ensure the effective and efficient implementation of the strategic plan.
• Propose an annual action plan and implement indicators and a strategic dashboard to evaluate results and monitor the organization's performance.
• Implement a communications plan for all stakeholders, including members, after the plan has been adopted by the Board of Directors.
• Proactively manage financial, operational, and reputational risks related to the implementation of the strategic plan.
• Align the Ordre's operational objectives with the strategic plan and ensuring these objectives are achieved.
• Act as an advisor to the Board of Directors and the Governance Committee, and in this capacity, propose a governance framework and the resulting policies, all in accordance with the guidelines of the Office des professions.
• Act as official spokesperson in the absence of the President in accordance with the Ordre’s Communications Policy.
  
  

Duties related to accountability:

• Coordinate the preparation of the Ordre's annual report and submit it to the Board of Directors for approval.
• Meet the Office des professions' accountability requirements for the Ordre.
• Report on activities to the Board of Directors through dashboards and activity reports.
  
  

Main challenges and priorities of position:

• Continue to implement the strategic plan, aimed at increasing the Ordre's impact.
• Demonstrate innovation and proactivity by focusing on business development, member recruitment, and skills development.
• Implement management skills and transformational leadership to foster a high level of collaboration among all stakeholders, through your ability to manage and structure change and optimize organizational effectiveness.
• Use communication and interpersonal skills to develop and maintain lasting professional relationships with members.
  
  

Skills and competencies /profile sought:

Education And Experience

• University-level education in management, law, or business administration.
• Postgraduate degree in management, administration or equivalent.
• Significant experience in a senior management position.
• Experience managing a Board of Directors and committees.
• Chartered administrator designation is an asset.
  
  

Skills

• Strategic vision and business acumen.
• Transformational and mobilizing leadership.
• Ability to manage change.
• Ability to manage financial resources.
• Analytical with interpersonal skills in stakeholder management; market development skills.
• Versatility, agility, and innovation.
• Ability to summarize points and make decisions; have sound judgment.
• Mastery of both the French and English languages, the ability to have fluid communication in both.
• Rigorous and autonomous.