Customer Account Coordinator

The Unscented Company; Montreal; On-site; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

Vacances annuelles 2 semaines (dès la

Rabais sur les produits

Café au bureau

Stationnement gratuit

Accès au transport en commun

Bureau accueillant avec notre chien

Job summary

The Unscented Company est à la recherche d’un(e) Coordonnateur·trice aux comptes clients à Montréal. Vous accompagnerez les clients depuis l’échantillon initial jusqu’à la commande récurrente, en gérant les ouvertures de compte, les commandes et la facturation, tout en soutenant les promotions et les échanges avec le service client.

Vous travaillerez en collaboration avec l’équipe commerciale et interfonctionnelle, assurant la continuité du service et la satisfaction client dans un réseau de

Qualifications

• 1 à 3 années d’expérience en service à la clientèle, saisie de commandes, soutien aux ventes ou administration.
• Formation postsecondaire en administration, gestion ou domaine connexe (un B.Com est un atout).
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word); familiarité avec les plateformes CRM et ERP et aisance avec les outils d’intelligence d’affaires et d’IA.
• Excellentes compétences en communication et en suivi, incluant la maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsibilities

• Envoyer les échantillons et assurer le suivi jusqu’à la première commande; remplir les formulaires d’ouverture de compte et saisir la logistique et la documentation dans l’ERP.
• Soumissions de nouveaux produits: remplir les formulaires des détaillants et mettre en œuvre des pistes d’automatisation pour réduire les erreurs manuelles.
• Saisir et suivre les commandes (Canada et États‑Unis), les commandes web et SPS; mettre à jour les bons de commande et facturer quotidiennement.
• Maintenir les dossiers dans l’ERP, le système comptable et le CRM; tenir à jour les listes de prix maîtresses et les catalogues.
• Appuyer les promotions auprès des clients et de l’équipe des ventes, et préparer les campagnes et matériels marketing.

Skills

Service client

Saisie de commandes

Soutien aux ventes

Excel

Word

Français courant

Anglais opérationnel

Education

Diplôme postsecondaire en administration/ gestion

B.Com (atout)

Tools

CRM et ERP

Microsoft Office (Excel, Word)

IA/BI tooling

Job description

Baléco et sa marque de commerce The Unscented Company est une entreprise dynamique certifiée B Corp et Women Owned. Nous offrons une gamme complète de produits naturels pour la maison et le corps qui soient efficaces, exclusivement sans fragrance et conçus pour un mode de vie durable. Notre mission est de simplifier notre style de vie et de réduire notre empreinte. Nous sommes fiers de faire partie des entreprises à forte croissance au Canada qui changent les habitudes des consommateurs et les standards de notre industrie.

Le ou la Coordonnateur·trice aux comptes clients accompagne chaque client, du premier échantillon jusqu’à la commande récurrente. Vous enverrez des échantillons, remplirez les formulaires d’ouverture de compte et de nouveaux produits, saisirez et facturerez les commandes, appuierez les promotions et répondrez aux clients et aux consommateurs pour leurs questions, retours ou commentaires. Ce que vous apprenez est transmis aux équipes des ventes et aux équipes interfonctionnelles. Vous travaillerez aux côtés d’un ou d’une autre membre de l’équipe client et vous vous remplacerez mutuellement, pour qu’aucun client n’attende. Votre sens de l’organisation et votre chaleur envers les clients aideront The Unscented Company à croître au sein de notre réseau de plus de 6 300 magasins.

• Échantillons et intégration : Envoyer les échantillons, assurer les suivis jusqu’à l’obtention de la première commande, remplir les formulaires d’ouverture de compte et saisir la logistique et la documentation dans l’ERP.
• Soumissions de nouveaux produits : Remplir les formulaires de nouveaux produits des détaillants (NIF) (spécifications, prix, format) et mettre en œuvre des pistes d’automatisation pour réduire les erreurs manuelles.
• Commandes et facturation : Saisir et suivre les commandes (Canada et États-Unis), les commandes web et SPS, mettre à jour les bons de commande, assurer la liaison avec la préparation des commandes et facturer quotidiennement.
• Données et listes de prix : Maintenir à jour les dossiers dans l’ERP, le système comptable et le CRM, et tenir à jour les listes de prix maîtresses, les catalogues et le localisateur de magasins.
• Promotions : Appuyer les promotions auprès des clients et de l’équipe des ventes, de la préparation jusqu’à la vérification de leur exécution.
• Communications et événements : Appuyer les campagnes par courriel B2B, préparer les communications mensuelles/trimestrielles avec nos courtiers, préparer les trousses du programme ambassadeur et participer aux salons et présentations en magasin (présence sur place parfois requise).
• Service à la clientèle : Gérer la boîte de réception générale et le clavardage en direct alimenté par l’IA, maintenir à jour les FAQ de nos outils d’IA et assurer le suivi des retours, plaintes et avis jusqu’à leur résolution.
• Voix du client : Participer à la rencontre d’équipe quotidienne, produire un rapport mensuel sur les coûts des retours, les boîtes endommagées, les plaintes et les commentaires, et partager les constats avec la direction.
• Matériel de vente et soutien : Créer des présentations, rapports, suivis d’échantillons, contenu du site B2B et tableaux de bord Power BI, appuyer les équipes des ventes au Canada et aux États-Unis, et assurer la réception, les appels et les achats de bureau.
• Amélioration continue : Utiliser les outils technologiques et l’IA pour automatiser les tâches répétitives et améliorer l’efficacité au quotidien.
• De 1 à 3 années d’expérience en service à la clientèle, saisie de commandes, soutien aux ventes ou administration
• Formation postsecondaire en administration, gestion ou tout autre domaine connexe (un B.Com est un atout)
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word); familiarité avec les plateformes CRM et ERP et aisance avec les outils d’intelligence d’affaires et d’IA
• Excellentes compétences en communication et en suivi, incluant la maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Patience, empathie, sens de l’organisation et du détail, curiosité, esprit orienté solution, autonome et collaboratif
• Horaire de travail de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi, en présentiel
• Poste permanent, à temps plein, après une période de probation de 3 mois
• 2 semaines de vacances (accumulées dès la première année) et une semaine de congé pour tous entre Noël et le jour de l’An; 3 semaines après 3 ans, et 4 semaines après 4 ans
• Assurance collective offerte après 3 mois, selon un partage 50 % / 50 %
• 20 heures de bénévolat obligatoires durant les heures de travail
• Rabais de 50 % sur tous les produits de The Unscented Company
• Environnement de travail accueillant et stimulant, avec d’excellentes possibilités d’apprentissage
• Café toute la journée, stationnement gratuit, accès en transport en commun et Patch, notre chien, au bureau
• Aucun parfum n’est permis dans les bureaux

Lieu de travail : 5530 rue St-Patrick, suite 1129, Montréal (Québec) H4E 1A8