Coordonnatrice responsable, coordonnateur responsable, Gestion d’événements

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 72,000 - 92,000; Full time

Job summary

L'Université d'Ottawa recherche un(e) Coordonnateur(trice) responsable de la gestion d'événements pour planifier et promouvoir des activités engageant les diplômés et la communauté. Ce poste exige une expertise en gestion de projet, une excellente communication et une expérience en supervision d'équipes. Le candidat idéal sera bilingue et capable de travailler sous pression tout en respectant des délais stricts.

Qualifications

• Au moins cinq (5) années d’expérience dans un rôle semblable.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers stricts.
• Expérience en supervision d’équipes et de bénévoles.

Responsibilities

• Planifier et gérer des événements pour mobiliser les diplômés et sensibiliser la communauté.
• Gérer la logistique des événements, y compris réservations et installations.
• Superviser le personnel et gérer les budgets liés aux événements.

Skills

Bilinguisme

Gestion de projet

Résolution de problèmes

Communication

Relations interpersonnelles

Education

Diplôme collégial en marketing, gestion d’événement, collecte de fonds ou communication

Tools

Systèmes informatiques et logiciels

Job description

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Type D’emploi

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille D’emplois

Gestion d’événements

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Student Affairs, Client Relations, Reservations & Conventions, Business Development and Partnerships

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage

May 15, 2025

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE

May 25, 2025

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 09

Échelle Salariale

$72,437.00 - $91,502.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste

Planifier, gérer et promouvoir des événements destinés à mobiliser les diplômés, sensibiliser la communauté, tisser des liens avec les partenaires stratégiques et la communauté universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activités de recherche.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Planification des événements : Planifier et conceptualiser, pour l’ensemble de la faculté ou du service, différents événements sur campus et hors campus destinés à mobiliser les diplômés, sensibiliser la communauté, tisser des liens avec les partenaires stratégiques et la communauté universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activités de recherche. À cette fin, mener des discussions avec les clients, cerner les besoins et les échéances, établir le budget, planifier et coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre de l’événement.
• Gestion des événements : Gérer et organiser toute la logistique des événements, tels que les réservations, les locations, les inscriptions et invitations, services de traiteur,
• l’installation des équipements et l’agencement des espaces. Superviser le déroulement des événements tout en étant disponible pour toute résolution de problèmes qui pourraient survenir. Accueillir les invités et agir comme hôte et représentant de l’Université durant chaque événement.
• Supervision des autres : Embaucher, former et coordonner et superviser le travail du personnel chargé du soutien requis pour la réalisation des événements, tel que les bénévoles et les traiteurs, et s’assurer que leurs tâches sont accomplies selon les normes et directives données.
• Gestion budgétaire : Gérer les budgets reliés à l’organisation et au déroulement des événements, tout en assurant le respect des limites budgétaires, des politiques, règlements et procédures connexes.
• Promotion : Participer à la planification et à l’élaboration des plans de promotion requis pour assurer la réalisation des événements afin de maximiser la sensibilisation et la participation.
• Assurance de la qualité : Élaborer des indicateurs de rendement et surveiller le rendement en effectuant des consultations et des sondages afin de maximiser l’efficacité des événements. Analyser les résultats et apporter des améliorations pour optimiser les protocoles applicables à la tenue d’événement. Préparer des rapports, des comptes rendus et des évaluations de suivi post événementiels afin de s’assurer que chaque événement a atteint ses objectifs.
• Communication et liaison : Établir et entretenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les partenaires internes et externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations sous sa responsabilité.
  
  

Ce Que Vous Apportez

• Diplôme collégial en marketing, en gestion d’événement, en collecte de fonds, ou en communication, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins cinq (5) années d’expérience dans un rôle semblable.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).
• Capacité manifestée à formuler des idées créatives et à analyser, à évaluer et à négocier les détails pour assurer la réussite d’un événement.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers stricts.
• Autonomie et jugement
• Expérience en gestion de projet.
• Expérience en supervision d’équipes et de bénévoles.
• Connaissance des principes et pratiques en gestion budgétaire.
• Solides habiletés organisationnelles.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, applications Web et de conception graphique, les plateformes des médias sociaux, les tableurs, les bases de données, les logiciels de présentation, Internet et le courriel.
  
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Project Management and Information Technology

• Industries

  Higher Education

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