Coordonnateur(-trice) - Secteur vie étudiante, vie associative et résidence

HEC Montréal; Montreal; Hybrid; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une institution académique de premier plan recherche un coordonnateur dynamique pour la vie associative et la résidence. Ce rôle clé implique de soutenir les étudiants dans leur intégration et leur développement de leadership, tout en gérant des événements variés. Vous serez responsable de la planification des activités, de la gestion des ressources et de l'évaluation des services offerts. Avec un environnement de travail stimulant et une culture collaborative, cette position offre une occasion unique de contribuer à l'expérience universitaire des étudiants. Si vous êtes passionné par l'engagement étudiant et l'innovation, cette opportunité est faite pour vous.

Benefits

23 jours de vacances annuelles

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement

Programme d’assurances collectives

Accès à un service de télémédecine

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou discipline pertinente requis.
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente demandées.

Responsibilities

• Encadrer les activités de la vie associative et des événements étudiants.
• Planifier, coordonner et organiser les activités liées à la vie associative.

Skills

Organisation et planification

Innovation et créativité

Relations interpersonnelles

Gestion budgétaire

Coordination d'événements

Autonomie et initiative

Travail sous pression

Education

Baccalauréat en administration des affaires

Discipline jugée pertinente

Tools

Logiciels d’usage courant

Job description

Milieu de travail

Les Services aux étudiants de HEC Montréal ont pour mission d’offrir un environnement favorable à l’apprentissage et à la réussite des études de la clientèle étudiante de l’École. À cet effet, ils encadrent les activités liées à la vie étudiante, aux services d’aide individuelle et financière, au programme d’échanges internationaux et à l’accueil et l’intégration des nouveaux étudiants dont les étudiants étrangers.

Le secteur de la vie étudiante est responsable de l’accueil et de l’intégration des nouveaux étudiants à la vie universitaire et à la vie montréalaise, du développement et de l’encadrement de la vie associative, des évènements d’envergure de la vie étudiante et de la Résidence HEC Montréal-Darlington. De plus, ce secteur a pour rôle d’offrir conseils et soutien aux étudiants pour toutes les questions liées à leur situation à l’école.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice – vie associative et résidence encadre les activités de la vie associative et des évènements étudiants de HEC Montréal. À cet effet, cette personne voit à l’organisation de la vie associative, notamment en agissant comme personne-ressource auprès des regroupements étudiants et en les soutenants dans la mise sur pied de leurs projets et activités. Dans son rôle, elle chapeaute également l’ensemble des opérations liées au recrutement, à l’encadrement et à l’administration de la résidence. Elle assure la planification et l’organisation des cérémonies de remise de diplômes (collation des grades). Enfin, elle seconde son supérieur immédiat dans la réalisation de ses activités.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

• Identifie et analyse les besoins de HEC Montréal en matière de services destinés aux étudiants pour favoriser l’intégration, la participation et le développement du leadership étudiant.
• En regard de l’orientation, des objectifs et des priorités de son secteur de travail, et de concert avec son supérieur immédiat, collabore au développement et à la mise en œuvre des politiques, des programmes, des outils, des pratiques, des activités et des services offerts en matière de vie étudiante et de leadership étudiant.
• Développe et entretient des relations professionnelles avec la communauté de HEC Montréal et ses partenaires. Elle travaille en étroite collaboration avec ses homologues des autres universités dans le cadre de projets communs. Représente HEC Montréal lors d’événements, de colloques, de congrès, ou divers comités et groupes de travail liés à son champ d’activité.
• Collabore à la mise en œuvre du plan de communication et de promotion destinées à accroître la visibilité des activités de son secteur. Participe à la conception, à la rédaction, à la mise à jour et à la diffusion du matériel d’information.
• Rédige ou participe à la rédaction de différents documents liés à son champ de compétence tels que rapports d’activités, analyses ou évaluations de programmes, politiques, procédures, etc.
• En collaboration avec son supérieur immédiat, évalue la qualité et le succès des activités offertes; propose des indicateurs et collige les données appropriées.
• Participe au développement et à la mise en place de tout instrument, outil ou système améliorant les opérations et l’atteinte des objectifs de son secteur de travail.

Gestion des évènements

• Planifie, coordonne et organise les activités liées à son secteur d’activités (ex : activités d’intégration, sorties, gala prix reconnaissance des regroupements étudiants, collation des grades, etc.).
• Évalue les besoins en matière de personnel (employé, contractuel et bénévole) pour les évènements sous sa responsabilité. Collabore à l’embauche du personnel étudiant. Planifie et distribue les responsabilités de chacun. Guide, encadre et supervise ces ressources; s’assure du respect de l’image de marque souhaitée par HEC Montréal.

Gestion de la résidence

• Assure le développement et la mise en œuvre du programme de recrutement des nouveaux résidents pour l’année scolaire.
• Participe aux décisions liées aux infrastructures physiques et aux équipements lorsque requis.
• Participe à l’élaboration des budgets annuels, aux stratégies de recrutement ainsi qu’à la mise en place des règles de fonctionnement.

Vie associative

• Développe une expertise dans les domaines sensibles de la vie étudiante tels que la consommation d’alcool et de drogues, les violences à caractère sexuelle, les intégrations, etc. Elle agit comme personne-ressource auprès de HEC Montréal et des regroupements étudiants en ces matières.
• Agit comme personne-ressource auprès des organisations étudiantes de HEC Montréal. Planifie, coordonne et organise les activités d’encadrement de la vie associative et plus spécialement, des intégrations afin de favoriser, de soutenir et d’encourager le développement du leadership étudiant à l’École. Développe et entretient des relations étroites et harmonieuses avec ses membres.
• Développe et anime des séances de formation pour les dirigeants de regroupements étudiants et les responsables d’activités sociales, culturelles, professionnelles, sportives ou tous projets destinés aux à l’intention des étudiants. Les renseigne sur leurs privilèges et leurs obligations ainsi que sur les politiques, les procédures et les règlements en vigueur à l’École.
• Supervise l’organisation logistique des activités étudiantes: autorisation et gestion des réservation d’espace, permis d’alcool, coordination des différents intervenants, etc. Lors des activités étudiantes, collabore à la supervision du respect des règles de sécurité de l’École.
• Détermine avec son supérieur immédiat les budgets nécessaires pour réaliser les activités et les événements de son secteur. Veille au respect des budgets établis.
• Coordonne les programmes de financement destinés au soutien des activités des organisations étudiantes (commandites, Fonds Leadership, etc.). Gère les tâches liées aux soumissions des demandes, à l’analyse des dossiers, à l’octroi des fonds et effectue les suivis budgétaires.
• Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat ; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessité par ses fonctions de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

• Baccalauréat en administration des affaires, option appropriée, ou dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant
• Expérience dans l’organisation évènementielle
• Sens de l’organisation et de la planification
• Innovation et créativité
• Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
• Aptitudes associées à la gestion budgétaire
• Aptitudes pour la coordination et le travail d’équipe
• Aptitudes pour coordonner des groupes de travail et du personnel bénévole
• Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier
• Autonomie et initiative
• Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
• Connaissance du milieu universitaire
• Connaissance du milieu associatif

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Accès à un service de télémédecine