Coordonnateur(trice), Exploitation et Projets / Operations and Projects Coordinator

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) en Exploitation et Projets dynamique et organisé(e) pour se rejoindre à l'équipe. Dans ce rôle polyvalent, vous serez au cœur de nos opérations quotidiennes et de nos projets en cours, assurant une coordination efficace entre les différents départements et parties prenantes.

CE QUE VOUS FEREZ

• Assurer la coordination et le suivi des dossiers liés aux opérations et appuyer les gestionnaires dans les tâches concernant la planification d’agenda, la préparation des budgets et plans d’action, à la planification des activités opérationnelles et des projets divers, la réservation d’évènements, la planification des rencontres d’équipe, mandats spéciaux, etc.;

• Produire la correspondance pour l’Exploitation et la Construction. (Mémos, lettres, avis aux locataires ou fournisseurs);

• Assister aux différents audits (Environnement-CNESST- Risk check-FM Global etc.) et faire le suivi des mesures correctives;

• Piloter les projets administratifs attitrés;

• Transmettre et assurer le suivi des rapports liés à l’entretien des espaces locataire;

• Traiter les rapports issus des divers systèmes d’opération et financiers (Yardy – Angus);

• Effectuer le suivi de toutes les certifications (BOMA, LEED etc…);

• Mettre en place et assurer le suivi des tableaux d’indicateurs de performance des activités d’opérations;

• Mettre à jour et assurer le suivi des entretiens via Angus;

• Traiter les bons de commande – production, signature et suivis;

• S’assurer de la collaboration des intervenants lors des incidents avec le client;

• Recueillir l’information nécessaire pour les rapports environnementaux;

• Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’assurance liés aux incidents;

• Recevoir les soumissions et préparer les grilles d’analyse appropriées;

• Assurer le classement électronique des dossiers (zéro papier);

• Documenter le cartable des dérogations;

• Procéder aux demandes de soumission fournisseurs;

• Collaborer à la préparation des devis et contrats pour les dépenses d’immobilisation (Capex);

• Mettre à jour les dossiers d’assurances des fournisseurs ;

• Préparer les notes de frais;

• Apporter le soutien administratif approprié à l’équipe Exploitation ;

• Collaborer à la saisie des budgets d’exploitation;

• Assurer le soutien et la coordination du processus des courus.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Détenir un Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent;

• Un minimum de 5 années d’expérience dans des fonctions administrative;

• Diplôme ou certificat en administration, un atout;

• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);

• Connaissance du logiciel Yardi, un atout;

• Le candidat doit pouvoir travailler sous pression dans un milieu dynamique;

• Français et anglais*, parlés et écrits.

*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires, touristes ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

Location: On-site –Montreal, QC

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don’t meet all the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!