Coordonnateur.trice, équipe projets et solutions (poste hybride) - Coordinator, Projects and So[...]

Groupealesco; Longueuil; Hybrid; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Groupe Alesco, une organisation en pleine croissance, recherche un Coordonnateur Administratif pour soutenir son équipe de projets. Le candidat idéal doit être bilingue, avoir de l'expérience en gestion de projets et maîtriser Microsoft 365 et JIRA. Ce rôle clé implique la gestion des demandes, la coordination d'activités et la production de rapports. Rejoignez une équipe dynamique qui valorise l'autonomie et l'innovation.

Benefits

Accès gratuit à un médecin en ligne 24/7

Possibilités de formation continue

Équilibre travail-vie personnelle

Qualifications

• 2 à 3 ans d’expérience en soutien à une équipe de gestion de projets.
• Capacité démontrée à produire des rapports clairs et structurés.

Responsibilities

• Assurer la gestion documentaire des projets et initiatives.
• Produire les rapports périodiques de début et fin de sprint à partir de JIRA.
• Soutenir le gestionnaire de projet dans les tâches administratives.

Skills

Adaptabilité

Précision

Collaboration

Education

Diplôme d'études collégiales en administration

Tools

Microsoft 365

JIRA

Job description

L’organisation

Chez Groupe Alesco, nous mettons notre expertise au service des gens en les accompagnant dans leur parcours financier. Né de l’union d’unités d’affaires en pleine croissance, notre mission est d’assurer la paix d’esprit de nos clients en leur offrant des solutions financières alternatives.

Nous aspirons à accompagner nos clients d’une étape à l’autre de leur parcours financier, pour les amener vers de nouvelles possibilités. Notre conviction est que chaque problème a une solution. Grâce à nos valeurs, notre éthique et la qualité de nos services, nous menons par l’exemple.

Notre équipe se compose de gens passionnés qui font vivre nos valeurs au quotidien le respect, la bienveillance, l’intégrité, l’innovation et l’excellence.

Ensemble, nous visons plus haut pour aller plus loin.

À propos du rôle

Chez Alesco, nous avons à cœur de mettre en place toutes les conditions essentielles, afin que nos employés puissent s’épanouir pleinement.

Relevant de la Directrice, bureau de projets, le.la Coordonnateur.trice administratif.ve, équipe projets et solutions joue un rôle clé dans le soutien administratif, opérationnel et organisationnel de l’équipe. Il/elle assure la gestion efficace des demandes, des calendriers d'équipe, des outils documentaires, en plus de produire des rapports précis et pertinents pour assurer le suivi efficace des initiatives.

Il.Elle doit également s’assurer de travailler dans des conditions et un climat de travail qui favorisent la collaboration et le dépassement. La personne idéale est orientée vers l’action et la recherche de solution tout en ayant une bonne écoute et un sens du service à la clientèle bien développé.

Le Groupe Alescoest présentement en pleine croissance et vient tout juste de faire la pénétration du marché de l'Ontario. Avec ceci vient naturellement un besoin grandissant d’embaucher de nouveaux employés parfaitement bilingues.

Responsabilités

Sans s’y restreindre, le.la Coordonnateur.trice, équipe projets et solutions doit :

Gestion administrative et organisationnelle

• Maintenir et coordonner les activités (réunions, comptes rendus, suivi des actions).
• Assurer la gestion documentaire des projets et initiatives
• Prendre en charge le guichet de service de l’équipe dans l’outil JIRA
• Support actif à la gestion du backlog produit (suivi des billets, statuts).

Rapports et tableaux de bord

• Produire les rapports périodiques de début et fin de sprint à partir de JIRA.
• Suivi et maintien des indicateurs de performance (KPI).

Soutien aux projets et à l'équipe

• Soutenir le gestionnaire de projet dans les tâches administratives de gestion de projet : suivi des échéanciers, préparation des rencontres, suivi des livrables et tâches connexes.
• Soutien à la communication interne et aux suivis inter-équipe.
• Soutenir les analystes d’affaires dans la réalisations ponctuelle des tests fonctionnels.

Tâches connexes

• Être disposé(e) à prendre en charge toute autre tâche de soutien visant à optimiser la productivité et l'efficacité de l’équipe.

Qualités nécessaires pour s’épanouir dans ce rôle :

Adaptabilité et maturité :

• Capacité à intégrer rapidement les directives avec un minimum d'explication.
• Attitude mature et professionnelle.

Rapidité d'exécution :

• Se met en action rapidement
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Autonomie disciplinée :

• Prend des initiatives tout en respectant les cadres établis.
• Accepte les consignes sans insubordination.

Précision et rigueur administrative :

• Sens développé de l'organisation documentaire et logistique.

Orientation service et collaboration :

• Naturellement porté(e) vers le soutien actif de ses collègues.

Ce que nous recherchons

• Diplôme d'études collégiales en administration, ou l’équivalent.
• 2 à 3 ans d’expérience en soutien à une équipe de gestion de projets.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Excel, Teams, Outlook, SharePoint).
• Bonne maîtrise de JIRA (billets, tableaux de bord, filtres).
• Capacité démontrée à produire des rapports clairs et structurés.
• Connaissance générale de la méthodologie Agile (atout).
• Être en mesure de structurer le travail et de réagir aux imprévus grâce à une bonne capacité d’anticipation.
• Bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (la communication en français est très importante puisque notre équipe est majoritairement francophone, mais la communication en anglais est primordiale puisque nous desservons maintenant une clientèle anglophone grandissante).

Ce que nous offrons

• Faire partie d'une organisation en croissance, mais qui est également un leader dans son segment de marché.
• Avoir un impact concret sur la croissance et le succès de l'entreprise.
• Travailler dans un environnement dynamique et innovant offrant de belles possibilités de formation continue, de développement professionnel et d'évolution de carrière.
• Évoluer dans un milieu de travail qui encourage ton autonomie.
• Œuvrer dans une organisation mettant à l’avant-plan la conciliation travail et vie personnelle.
• Avoir accès gratuit à un médecin en ligne 24/7.
• Évoluer au sein d’une entreprise diversifiée où les défis sont variés : impossible de t’ennuyer!

Envie de relever ce défi et de contribuer à nos projets de croissance ? Postulez dès maintenant et rejoignez une équipe qui valorise votre expertise et vos idées !

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

** Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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The organization

At GroupeAlesco, we put our expertise at people's service by accompanying them on their financial journey. Born of the union of fast-growing business units, our mission is to ensure our customers' peace of mind by offering them alternative financial solutions.

We aim to accompany our customers from one stage of their financial journey to the next, leading them to new possibilities. We believe that every problem has a solution. Thanks to our values, our ethics and the quality of our services, we lead by example.

Our team is made up of passionate people who put our values into practice every day: respect, caring, integrity, innovation and excellence.

Together, we aim higher to go further.

About the role

At Groupe Alesco, we're committed to creating the right conditions for our employees to achieve their full potential.

Reporting to the Director, Project Office,the Administrative Coordinator, Projects and Business Solutions team plays a key role in providing administrative, operational, and organizational support to the team. He/she ensures the effective management of requests, team schedules, and documentation tools, in addition to producing accurate and relevant reports to ensure the effective follow-up of initiatives.

He or she must also ensure that the working conditions and environment are conducive to collaboration and excellence. The ideal candidate is action-oriented and solution-focused, with good listening skills and a strong sense of customer service.

The Groupe Alesco is currently growing rapidly and has just entered the Ontario market. This naturally brings with it a growing need to hire new employees who are fully bilingual.

Responsibilities

Without limitation, the Project and Solutions Team Coordinator must:

Administrative and organizational management

• Maintain and coordinate activities (meetings, reports, follow-up on actions).
• Ensure document management for projects and initiatives
  
• Manage the team's service desk in the JIRA tool
• Provide active support for product backlog management (ticket tracking, statuses).

Reports and dashboards

• Produce periodic sprint start and end reports from JIRA.
• Monitor and maintain performance indicators (KPIs).

Project and team support

• Support the project manager in administrative project management tasks: monitoring schedules, preparing meetings, tracking deliverables, and related tasks.
• Support internal communication and inter-team follow-up.
• Support business analysts in the occasional performance of functional tests.

Related

• Be willing to take on any other support tasks aimed at optimizing team productivity and efficiency.

Qualities required to thrive in this role:

Adaptability and maturity:Rapp

• Ability to quickly integrate guidelines with minimal explanation.
• Mature and professional attitude.
  

Speed of execution:

• Quick to take action
  
• Ability to manage multiple tasks simultaneously
  

Disciplined autonomy:

• Takes initiative while respecting established frameworks.
• Accepts instructions without insubordination.
  

Precision and administrative rigor:

• Strong sense of document and logistics organization.
  

Service orientation and collaboration:

• Naturally inclined to actively support colleagues.

What we are looking for

• College diploma in administration, or equivalent.
• 2 to 3 years of experience supporting a project management team.
• Excellent command of Microsoft 365 (Excel, Teams, Outlook, SharePoint).
• Good command of JIRA (tickets, dashboards, filters).
• Proven ability to produce clear and structured reports.
  
• General knowledge of Agile methodology (an asset).
• Ability to structure work and respond to unforeseen events thanks to good anticipation skills.
• Bilingualism, both spoken and written (communication in French is very important as our team is predominantly French-speaking, but communication in English is essential as we now serve a growing English-speaking clientele).

What we offer

• Be part of a growing organization that is also a leader in its market segment.
• Have a tangible impact on the company's growth and success.
• Work in a dynamic, innovative environment offering excellent opportunities for ongoing training, professional development and career advancement.
• Work in an environment that encourages your autonomy.
• Work in an organization where work-life balance is a priority.
• Free 24/7 access to an online doctor.
• Evolve within a diversified company where the challenges are varied: it's impossible to get bored!

Would you like to take up this challenge and contribute to our growth plans? Apply now and join a team that values your expertise and ideas!

We thank all applicants for their interest. Only those candidates selected for an interview will be contacted.

** The masculine form is used to lighten the text, without prejudice to the feminine form.