Coordonnateur(trice) des services client, solutions corporatives / Client Service Coordinator, [...]

Avison Young; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

A leading commercial real estate agency is seeking a dynamic administrative professional to support various functions, including marketing, administration, and proposal management. The ideal candidate will have strong interpersonal skills, be detail-oriented, and thrive in a collaborative environment. This role offers opportunities for personal and professional growth within a supportive company culture.

Qualifications

• Minimum 3 years of similar experience in commercial real estate.
• Proficient in Microsoft Office and Adobe Creative Suite.
• Bilingual in English and French.

Responsibilities

• Provide administrative support for internal and external correspondence.
• Organize meetings, appointments, and business travel.
• Manage the proposal response process from start to finish.

Skills

Bilingual (English, French)

Communication

Attention to Detail

Teamwork

Flexibility

Education

3 years experience in commercial real estate

Tools

Adobe Creative Suite

Microsoft Office Suite

Job description

Our Story

Notre parcours

À propos de vous :

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative pour mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être est de créer une valeur économique, sociale et environnementale réelle, portée par des gens fiers.

Nous adorons être ici, mais les gens de l’extérieur nous trouvent aussi très bien ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec la désignation du Club Platine !

Responsabilités

ADMINISTRATION :

• Apporter un soutien administratif pour les correspondances internes et externes, y compris la gestion des dossiers, l’organisation et la distribution du matériel de marketing
• Organiser des réunions, rendez-vous et voyages d’affaires
• Réviser les textes pour l’orthographe, la grammaire et la disposition, en apportant les changements requis. Assurer l’exactitude et la clarté du texte final.

LOCATION :

• Coordonner les études de disponibilité des propriétés et autres recherches applicables ainsi que tout matériel de marketing pertinent
• Planifier les visites de propriétés et préparer le carnet de visite
• Préparer des analyses financières
• Agir en tant que contact secondaire avec le client, si nécessaire
• Préparer des propositions de services écrites
• Coordonner la communication entre les décideurs, les propriétaires et autres intervenants de l’industrie de l’immobilier commercial
• Coordonner le traitement de transactions avec les courtiers et nos services de comptabilité
• Préparer des contrats et s’assurer de leur bonne mise en œuvre
• Préparer, contrôler et maintenir les documents légaux (lettres d‘intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d’inscriptions, amendements, renonciations, prolongations et ententes de services d’inscriptions multiples) au cours de la transaction et du processus de vérification diligente
• Participer aux activités pour promouvoir le développement d’affaires
• Assister et participer aux réunions de ventes hebdomadaires et aux réunions de services aux occupants et de développement d’affaires
• Maintenir et réviser les inscriptions de propriété, gérer les dates d’expiration et préparer les documents requis
• Maintenir les registres de correspondance pour les inscriptions de propriétés avec les courtiers et mettre à jour les rapports pour clients lorsque requis
• Collaborer étroitement avec les gestionnaires de comptes sur diverses initiatives et projets spéciaux

MARKETING :

• Organiser, créer, préparer et produire du matériel de marketing sur mesure ainsi que des trousses, présentations et propositions spécifiques aux clients.
• Aider à la préparation, la coordination et l’assemblage de matériel de marketing pour les inscriptions de propriétés, y compris les brochures, les invitations, l’affichage et les annonces dans InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets.
• Mettre à jour les inscriptions sur le site web d’Avison Young et en d’autres endroits tel que requis
• Rechercher et concevoir des cartes d’espaces sur mesure pour les clients dans InDesign

APPELS DE PROPOSITIONS :

• Gérer le processus de réponse aux appels de propositions du début à la fin, y compris, sans s’y limiter, tenir des réunions de lancement et de suivi, assurer la révision, finaliser les propositions, coordonner la soumission des propositions, tenir des appels de débriefing, gérer les communications avec les clients, coordonner les présentations, assurer les améliorations et la gestion du contenu, et superviser la direction du projet ainsi que ses opérations parmi les dirigeants de l’équipe de proposition : création, logistique, suivis et archivage dans une bibliothèque de thèmes.
• Responsable du soutien à la proposition et à la présentation, y compris pour rédiger les demandes d’informations, les propositions de services et le matériel de présentation en français comme en anglais.
• Collaborer avec l’équipe de solutions corporatives, les collaborateurs d’Avison Young en soutien aux ventes et les clients pour assurer que les propositions, les réponses et les présentations reflètent les valeurs d’Avison Young et les connaissances immobilières, et pour assurer que les délais, les livrables et les attentes soient respectés.
• Collaborer avec le soutien aux ventes, la gestion de contrat, les gestionnaires de comptes et les responsables des exigences légales et d’assurances et autres groupes fonctionnels afin d’assurer l’efficacité et la constance de la réalisation et l’exécution des propositions.
• Évaluer l’exécution des propositions et en assurer le suivi.
• Participer activement à la création de standards de propositions pour l’équipe de solutions corporatives.

RECHERCHE :

• Effectuer des recherches d’informations sur le marché par le biais de diverses sources, notamment CRM et les bases de données de tiers comme MLS, Altus, CoStar, AVANT, etc.
• Mettre à jour la base de données CRM avec les informations du client et du marché actuel.

ADMINISTRATION DE BAUX :

• Saisie de données, le cas échéant
• Participer aux réunions hebdomadaires avec les clients et intégrer les notes dans les dossiers des clients
• Organiser, créer, préparer et produire des documents de marketing personnalisés ainsi que des dossiers, des présentations et des propositions spécifiques aux clients

SERVICE LÉGAUX :

• Organiser, créer, préparer et produire des documents de marketing personnalisés ainsi que des dossiers, des présentations et des propositions spécifiques aux clients, le cas échéant.

Qualifications

• Un minimum de 3 années d’expérience similaires et/ou d’expérience en immobilier commercial;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d’affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Avoir un profil qui comprend un esprit indépendant et de l’initiative tout en performant bien dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
• Doit faire preuve de flexibilité dans la gestion des tâches tout en ayant le souci du détail;
• Être en mesure de lire, analyser, interpréter et créer des documents d’affaires généraux;
• Capacité de rédiger des rapports et de la correspondance d’affaires et de formater des présentations;
• Bilingue (anglais, français) à l’oral et à l’écrit;
• D’excellentes aptitudes de communication efficace à l’écrit et à l’oral;
• Excellentes aptitudes en révision et correction de texte;
• Capacité d’effectuer de multiples tâches simultanément, bien gérer son temps, savoir reconnaître et aborder les urgences;
• Capacité de travailler efficacement sous pression avec de multiples échéanciers et sous supervision limitée;
• Faire preuve de discrétion concernant le personnel et l’industrie;
• Une attitude positive, un souci d’amélioration de l’équipe, tendre la main pour se rendre utile.