Coordonnateur(trice) des Installations / Facilities Coordinator

CBRE; Bromont; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

CBRE recherche un assistant pour son équipe de gestion des installations à Bromont. Ce poste implique de fournir un excellent service client, de gérer des bons de travail et de garantir la satisfaction des clients. Les candidats doivent posséder un diplôme d'études secondaires et une bonne maîtrise de l'anglais, ainsi qu'une expérience dans un rôle similaire.

Qualifications

• Deux ans d'expérience ou formation liée à l'emploi.
• Maîtrise de l'anglais requise.
• Connaissance des procédures de facturation.

Responsibilities

• Répondre aux demandes et préoccupations des clients.
• Créer et assigner des bons de travail.
• Former les fournisseurs aux procédures.

Skills

Communication

Service client

Gestion des bons de travail

Education

Diplôme d'études secondaires

Tools

Microsoft Office (Outlook)

Job description

Bromont - Quebec - Canada

RÉSUMÉ DES FONCTIONS


Ce poste a pour but d’offrir un soutien à l’équipe de gestion des installations afin de répondre efficacement aux besoins des clients en matière d’installations.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients. Fournir un service ponctuel et de qualité aux clients.

Effectuer des suivis auprès des clients pour assurer leur satisfaction.

Créer et assigner des bons de travail à des techniciennes et techniciens, des sous-traitants et des fournisseurs.

Transmettre les bons de travail aux techniciennes et techniciens et aider l’équipe de gestion dans la résolution de problèmes.

Fournir des rapports sur des bons de travail en cours ou terminés et vérifier leur état auprès du fournisseur et de la technicienne ou du technicien affectés au bon.

Tenir à jour les dossiers sur les bons de travail, les propositions et les affaires du service.

Ouvrir des dossiers pour les fournisseurs et vérifier que les documents qu’ils ont remplis sont conformes aux exigences.

Former les fournisseurs sur les procédures relatives aux bons de travail et à la facturation. Traiter les factures et s’assurer que le bon code du centre de coûts est indiqué.

Participer aux inspections sur place des installations.

Utiliser un ordinateur ou un assistant numérique personnel pour le système de bons de travail, les courriels, le Libre-service employé et les formations.

Participer aux formations sur les processus et les procédures.

Accomplir d’autres tâches selon les besoins.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION


Aucune responsabilité de supervision n’est liée à ce poste.

Job Summary


The purpose of this position is to provide assistance to the facility management team to ensure the successful competition of client facility needs.

Essential Duties And Responsibilities


Responds to client inquires and concerns. Ensures timely and quality service delivery to clients.

Follows up with clients to ensure customer satisfaction.

Creates work orders and assigns work orders to multiple technicians, subcontractors and vendors.

Communicates work orders to technicians and assists management in resolving problems.

Provides reports on open and closed work orders and checks status with the appropriate technician or vendor.

Maintains files on work orders, proposals, and department files.

Creates vendor files and checks accuracy on completed paperwork submitted by vendors.

Trains vendors on work order and billing procedures. Processes invoices and ensures proper cost center coding.

Assists with the inspections on the facility campus.

Uses pc and/or PDA for work order system, email, ESS and training.

Assist with process and procedure training.

Other duties may be assigned.

Supervisory Responsibilities


No formal supervisory responsibilities in this position.

COMPÉTENCES REQUISES


Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, maintenant ou dans le futur.


Une bonne connaissance de l’anglais est requise, ce poste exigeant de communiquer régulièrement en anglais avec des clients et des employés basés dans d’autres provinces et aux États-Unis.

Afin de répondre adéquatement aux exigences de ce poste, la personne choisie doit pouvoir s’acquitter de toutes les fonctions essentielles de manière satisfaisante. Les exigences qui suivent ont été établies en fonction des connaissances, des compétences et des habiletés requises pour le poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être offertes aux personnes souffrant d’un handicap afin de leur permettre d’accomplir leurs tâches essentielles.

FORMATION et EXPÉRIENCE


Les candidates et candidats qualifiés doivent posséder un diplôme d’études secondaires ou un diplôme de formation générale ainsi qu’un minimum de deux ans d’expérience ou de formation liée à l’emploi.

CERTIFICATS ou PERMIS


Aucun certificat ou permis n’est requis.

APTITUDES EN COMMUNICATION


La personne retenue pour le poste doit être en mesure de comprendre et d’interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et de demander des explications afin de s’assurer de sa compréhension. Elle doit également pouvoir rédiger des rapports et des correspondances routiniers. La personne doit pouvoir répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et de superviseurs. Elle doit être en mesure de présenter des informations efficacement à un service interne ou à un grand groupe d’employés.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES


La personne doit avoir des connaissances de base des principes et des termes financiers. Elle doit être capable de résoudre des équations simples comme des pourcentages.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT


La personne choisie doit être en mesure de comprendre et d’exécuter des directives générales dans une situation normale. Elle doit être habile à résoudre des problèmes dans une situation normale. Elle doit présenter des compétences analytiques de base.

AUTRES COMPÉTENCES ou CAPACITÉS


La personne doit avoir une expérience de base sur Outlook de la suite Microsoft Office. Les tâches physiques requises incluent se courber, se tenir debout, marcher, monter des escaliers et des échelles et soulever et transporter des charges lourdes d’au moins 50 livres.

PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ


La personne retenue devra prendre toute décision en connaissance des procédures et politiques de l’entreprise afin d’obtenir les résultats escomptés selon les échéances accordées. Des erreurs de jugement peuvent avoir une incidence à court terme sur les collègues et la superviseure ou le superviseur.

Qualifications


Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future


To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

EDUCATION And EXPERIENCE


High school diploma or general education degree (GED) required. Minimum of two years of related experience and/or training.

CERTIFICATES and/or LICENSES


None

Communication Skills


Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor. Ability to effectively present information to an internal department and/or large groups of employees.

FINANCIAL KNOWLEDGE


Requires basic knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate simple figures such as percentages.

REASONING ABILITY


Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.

OTHER SKILLS And/or ABILITIES


Basic skills with Microsoft Office Outlook. Physical requirements include stooping, standing, walking, climbing stairs and ladders and ability to lift and carry heavy loads of 50 lbs. or more.

SCOPE OF RESPONSIBILITY


Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.

Equal Employment Opportunity Statement: CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race, creed, ancestry, national or ethnic origin, colour, age, religion, sex, sexual orientation, family status, gender identity or expression, disability or any other status or condition protected by applicable federal, provincial or territorial law.

Candidate Accommodations: CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process, please submit a request via email at [e-mail] or via telephone at Via telephone at [phone] (Canada) and [phone] (U.S.)

Service line: GWS Segment