Coordonnateur(trice) de projets / Project Coordinator

First Onsite Property Restoration; Dorval; On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie et soins dentaires

RÉER avec contribution de l'employeur

Job summary

First Onsite offre une opportunité de Coordonnateur(trice) de projets au sein de notre équipe canadienne. Sous le titre interne Project Coordinator II, vous assurez le suivi administratif, la coordination des échéanciers et la documentation des projets, en soutenant les chargés de projets et les gestionnaires de construction.

Vous réviserez les dossiers, gérerez les indicateurs KPI, préparerez les factures et suivrez les comptes recevables, tout en maintenant des dossiers précis et conformes.

Qualifications

• 3–5 ans d'expérience en coordination de projets ou d'administration
• Diplôme secondaire requis; formation postsecondaire en administration, gestion de projets ou construction atout
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et outils numériques de gestion de projets; expérience XactAnalysis

Responsibilities

• Gérer l'alignement entre les équipes, échéanciers et les détails administratifs
• Réviser les dossiers de projets et suivre les KPI
• Préparer les factures et suivre les comptes recevables
• Résoudre rapidement les problématiques et communiquer avec les parties prenantes

Skills

Organisation

Communication

Gestion des priorités

Education

Diplôme secondaire ou équivalent

Formation postsecondaire en admin/projets/construction (atout)

Tools

Microsoft Office

Outils de gestion de projets numériques

XactAnalysis

Xactimate (atout)

Job description

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique ? En tant que Coordonnateur(trice) de projets (titre interne : Project Coordinator II), vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et la coordination des projets afin d'assurer leur bon déroulement du début à la fin. Vous soutiendrez les chargés de projets et les gestionnaires de construction en assurant le suivi des échéanciers, la gestion des documents et le respect des standards de l'entreprise. Ce poste est idéal pour une personne proactive qui aime résoudre des problèmes, travailler dans un environnement rapide et maintenir des opérations bien organisées.

UNE JOURNÉE DANS LA VIE D'UN(E) COORDONNATEUR(TRICE) DE PROJETS

En tant que Coordonnateur(trice) de projets, vous serez le point central qui assure l'alignement entre les équipes, les échéanciers et les détails administratifs. Vous réviserez les dossiers de projets, assurerez le suivi des étapes clés et des indicateurs de performance (KPI), et communiquerez régulièrement avec les chargés de projets, gestionnaires de construction, sous-traitants et clients.

Vous préparerez les factures, effectuerez le suivi des comptes recevables et maintiendrez des dossiers précis afin d'assurer un déroulement efficace des projets et une facturation rapide. Vous contribuerez à résoudre les problématiques avant qu'elles n'entraînent des retards, fournir des mises à jour claires aux différentes parties prenantes et offrirez du soutien aux membres de l'équipe Project Coordinator I lorsque nécessaire.

Grâce à votre initiative, votre sens de l'organisation et vos excellentes aptitudes en communication, vous contribuerez directement à l'excellence opérationnelle et au succès des projets.

Qualifications

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en coordination de projets ou en administration dans le domaine de la restauration après sinistre ou de la construction
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis; une formation postsecondaire en administration, gestion de projets ou construction constitue un atout
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils numériques de gestion de projets
• Expérience avec XactAnalysis requise; connaissance de Xactimate considérée comme un atout
• Excellentes aptitudes en communication et en organisation avec une grande attention aux détails
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités, respecter des échéanciers serrés et résoudre des problèmes efficacement
• Bonne compréhension des coûts de projets, de la rentabilité et des processus de facturation client
• Capacité à développer de solides relations avec les équipes internes, les sous-traitants et les clients

Qui sommes-nous

Chez First Onsite, le travail que vous accomplissez chaque jour a un impact réel. Vous aiderez les communautés à se reconstruire et les familles à se rétablir après des événements imprévus. Nous offrons une rémunération concurrentielle, des avantages sociaux complets incluant les soins médicaux et dentaires, ainsi qu'un programme de REER avec contribution de l'employeur, car nous croyons qu'il est important de prendre soin de nos employés.

Rebâtissons ensemble

Votre prochaine opportunité commence ici. Postulez dès aujourd'hui grâce à notre processus de candidature rapide et adapté aux appareils mobiles. Joignez-vous à First Onsite. Faites une différence. Bâtissez votre avenir.

En soumettant votre candidature, vous consentez à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation de vos renseignements personnels par First Onsite aux fins liées à votre candidature d'emploi. Cela inclut les renseignements recueillis dans le cadre du processus de recrutement et d'entrevue. Vos renseignements personnels peuvent être partagés à l'interne avec les personnes impliquées dans le processus d'embauche.

First Onsite s'engage à traiter vos renseignements personnels conformément aux lois fédérales et provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA) ainsi que toute autre législation pertinente dans votre province ou territoire. Pour toute question concernant le traitement de vos renseignements personnels ou pour demander l'accès à vos informations, veuillez communiquer avec notre département des ressources humaines.

A DAY IN THE LIFE OF A PROJECT COORDINATOR

As a Project Coordinator, you'll be the connection point that keeps teams, timelines, and details aligned. You'll review project files, verify that milestones and KPIs are being met, and communicate regularly with Project Managers, Construction Managers, subcontractors, and clients. You'll prepare invoices, follow up on receivables, and maintain accurate records to ensure seamless project flow and timely billing. You'll troubleshoot issues before they cause delays, provide clear updates to stakeholders, and help guide Project Coordinator I team members when needed. Your initiative, organization, and strong communication skills will help drive operational excellence and ensure every project meets expectations from start to finish.

Qualifications

• 3-5 years of project coordination or administrative experience in restoration or construction required
• High school diploma or equivalent required; post-secondary education in business or construction administration an asset
• Proficiency with Microsoft Office Suite and digital project management tools
• Experience with XactAnalysis required; Xactimate knowledge an asset
• Strong communication and organizational skills with exceptional attention to detail
• Proven ability to prioritize tasks, manage competing deadlines, and problem-solve effectively
• Solid understanding of job costing, profitability, and client billing processes
• Ability to build strong relationships with team members, subtrades, and clients

Who We Are

At First Onsite, the work you do every day makes a real impact. You'll help communities rebuild and families recover after unexpected events. We offer competitive pay, comprehensive health and dental benefits, and RRSP matching because we believe in taking care of our people. You'll have opportunities to learn, grow, and build a lasting career across Canada in a culture that values care, collaboration, and doing the right thing. If you thrive in a team environment and want to make a meaningful difference, we'd love to hear from you.

Let's Rebuild Together

Your next opportunity starts here. Apply today using our quick, three-minute, mobile-friendly application. Join First Onsite. Make a difference. Build your future.

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In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code, First Onsite Restoration will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities. If selected to participate in the recruitment and selection process, please inform Human Resources or the Hiring Manager of the nature of any accommodation(s) that you may require in respect of any materials or processes used to ensure your equal participation.