Coordonnateur(-trice) de la réception

Fiera Capital; Toronto; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise de services financiers de premier plan recherche un(e) coordonnateur(trice) de la réception à Toronto. Le candidat idéal doit offrir un excellent service à la clientèle tout en gérant diverses tâches administratives dans un environnement accueillant et professionnel. Ce poste offre des opportunités de croissance dans un milieu de travail inclusif et reconnaissant, avec des bénéfices concurrentiels.

Benefits

Avantages sociaux compétitifs

Opportunités de croissance et développement personnel

Environnement de travail inclusif

Qualifications

• Excellentes aptitudes en communication à l'écrit et à l'oral.
• Compétence en gestion du temps et des priorités.
• Expérience en coordination de bureau et soutien à la réception.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et traiter les demandes de la clientèle.
• Gérer la logistique des bureaux et la planification d'événements.
• Fournir un soutien administratif général et participer aux initiatives de sécurité.

Skills

Aptitudes en communication

Compétences organisationnelles

Capacité à jongler avec plusieurs tâches

Sens du service à la clientèle

Education

Expérience en soutien administratif

Tools

Microsoft Office

Space IQ

Job description

Nous investissons dans la création d’une culture qui permet à nos employés de se sentir appréciés, pris en charge, vus et entendus. Notre approche de l’expérience employé est adaptée à vos besoins et vos ambitions :

• Votre expérience inclusive : Nous nous engageons à entretenir un milieu de travail inclusif, sécurisant et digne de confiance.
• Votre croissance et autonomie : Nous avons des objectifs de croissance ambitieux pour notre firme, ce qui en fait l’endroit idéal pour donner de l’élan à sa carrière.
• Votre rémunération et reconnaissance : Nous attachons une grande importance à nos gens et à leur contribution – et cela se reflète dans notre rémunération et nos avantages sociaux concurrentiels, et notre culture de collaboration.
• Votre bien-être, à votre façon : Nous nous efforçons de créer un environnement de travail sain et nous proposons des programmes destinés à favoriser le bien-être de nos employés.

Nous investissons dans la création d’une culture qui permet à nos employés de se sentir appréciés, pris en charge, vus et entendus. Notre approche de l’expérience employé est adaptée à vos besoins et vos ambitions :

• Votre expérience inclusive : Nous nous engageons à entretenir un milieu de travail inclusif, sécurisant et digne de confiance.
• Votre croissance et autonomie : Nous avons des objectifs de croissance ambitieux pour notre firme, ce qui en fait l’endroit idéal pour donner de l’élan à sa carrière.
• Votre rémunération et reconnaissance : Nous attachons une grande importance à nos gens et à leur contribution – et cela se reflète dans notre rémunération et nos avantages sociaux concurrentiels, et notre culture de collaboration.
• Votre bien-être, à votre façon : Nous nous efforçons de créer un environnement de travail sain et nous proposons des programmes destinés à favoriser le bien-être de nos employés.

Ce que nous recherchons :

Le ou la coordonnatrice de la réception est un point de contact clé pour les visiteurs et le personnel. Cette personne est chargée de fournir un excellent service à la clientèle tout en s’acquittant de diverses tâches de bureau et de soutien administratif. Elle collabore étroitement avec l’équipe Administration des bureaux afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de toutes les divisions de Toronto. Elle joue un rôle central dans le maintien d’un environnement accueillant, dans la logistique du bureau et dans l’organisation d’événements spéciaux et d’initiatives à l’intention des employé(e)s.

Vos responsabilités :

Accueil et gestion des visiteurs :

• Accueillir les visiteurs et veiller à ce qu’ils soient dirigés vers la personne ou le service approprié de manière professionnelle et courtoise.
• Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer pour toutes les divisions de Toronto.

Demandes de la clientèle et communication :

• Traiter les demandes de la clientèle de façon rapide et professionnelle, en acheminant les appels ou les courriels vers les membres du personnel concernés.
• Participer aux communications internes avec les employé(e)s, notamment en ce qui concerne les infolettres, les notifications d’événements et les annonces générales, selon les besoins.

Services de courrier et de messagerie :

• Traiter et trier l’ensemble du courrier, des télécopies et des colis (entrants et sortants) pour les employé(e)s de Toronto, en s’assurant que la distribution et l’expédition se fassent en temps opportun.

Soutien de bureau et propreté :

• Maintenir la propreté et l’organisation de la réception, des cuisines, des salles de réunion et des espaces communs.
• Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau (papier, papeterie, etc.) et de produits de base pour les cuisines.
• Aider à remplir et à vider les lave-vaisselle, en veillant à la propreté des espaces communs.

Logistique du bureau et gestion de la sécurité :

• Collaborer avec l’équipe Administration des bureaux à la gestion et à la mise à jour des cartes d’accès de sécurité des employé(e)s.
• Assurer le suivi des embauches et des départs, en veillant à ce que des registres précis soient tenus concernant l’accès aux bâtiments.
• Coordonner le ramassage et la livraison du matériel informatique selon les besoins.

Coordination de rencontres et d’événements :

• Gérer la réservation et la planification des salles de réunion par l’intermédiaire d’Outlook.
• Aider à l’organisation des services de traiteur, à l’aménagement des salles et à la coordination des événements, en étroite collaboration avec l’équipe Administration des bureaux.
• Contribuer à l’organisation d’événements spéciaux, de séances pour les employé(e)s et de rencontres sociales, selon les besoins.

Entretien des installations et réparations :

• Assurer la liaison avec l’équipe Administration des bureaux pour passer des appels de service pour l’entretien des bâtiments ou des demandes de réparation par l’entremise du portail des locataires.
• Veiller à ce que le milieu de travail soit sécuritaire, fonctionnel et accueillant pour l’ensemble des employé(e)s et des visiteurs.

Soutien administratif général :

• Fournir un soutien administratif aux employé(e)s de Toronto, notamment en ce qui a trait à l’impression, à la reliure et à l’organisation de rapports.
• Appuyer l’équipe dans le cadre des programmes de dons caritatifs (p. ex., Centraide du Grand Toronto) ainsi que contribuer à des événements et à des initiatives connexes.

Soutien à la santé et à la sécurité :

• Participer aux initiatives de sécurité incendie et du Comité mixte sur la santé et la sécurité (CMSST), y compris assister aux séances de formation et transmettre les informations de sécurité au personnel.
• Veiller à ce que les directives en matière de santé et sécurité soient clairement communiquées et respectées au bureau.

Technologie et utilisation des logiciels :

• Se servir de diverses applications logicielles de bureau, notamment Microsoft Outlook, Teams, feuilles de calcul et Space IQ (programme de gestion des bureaux) afin d’assurer le bon déroulement des activités de bureau.

Utilisation des technologies et des logiciels :

• Utiliser divers logiciels de bureau, notamment Microsoft Outlook, Teams, des tableurs, et Space IQ (programme de gestion des installations), afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations du bureau.

Soutien à l’intégration des employés :

• Participer au processus d’intégration des nouveaux employés en leur offrant une expérience d’accueil positive et en soutenant l’équipe de gestion du bureau dans la mise en place de leur environnement de travail.

Soutien et relève pour l’équipe :

• Offrir un soutien de remplacement à l’équipe de gestion du bureau pendant les périodes de vacances ou d’absence, afin d’assurer la continuité des opérations et d’aider avec des tâches ponctuelles.

Collaboration avec le comité social :

• Participer aux activités du comité social et les soutenir dans l’organisation d’activités d’engagement des employés, d’événements de consolidation d’équipe et de rassemblements sociaux d’entreprise, selon les besoins.

Au-delà des responsabilités liées à la réception, ce rôle soutient le bon fonctionnement du bureau en fournissant également :

• Supervision de l’organisation et de l’optimisation continue des fichiers de gestion de bureau sur le lecteur partagé, en veillant à ce que la documentation essentielle demeure exacte, accessible et conforme aux besoins opérationnels.
• Contribution à la planification stratégique, à la promotion et à la mise en œuvre des initiatives de collecte de fonds pour Centraide, afin d’accroître l’engagement communautaire et les résultats de la collecte.
• Collaboration avec l’équipe marketing pour la diffusion des communications liées aux événements d’entreprise, en assurant une coordination sans faille.
• Soutien à la planification des événements d’engagement des employés, des séances exécutives et des initiatives du comité social au bureau de Toronto.

Exigences requises pour réussir dans ce rôle :

• Excellentes aptitudes en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Grandes compétences organisationnelles ainsi que capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word et Teams) et expérience des logiciels d’administration des bureaux (p. ex., Space IQ).
• Capacité de travailler de manière indépendante et en équipe.
• Expérience en matière de coordination de bureau, de soutien à la réception ou de fonctions administratives, de préférence.
• Grand souci du détail et capacité à respecter la confidentialité.
• Comportement professionnel et cordial accompagné d’une approche axée sur le service à la clientèle.

Tous les postes au Québec (Montréal et Laval) exigent la maîtrise du français parlé et écrit. Des compétences fonctionnelles en anglais sont également requises pour répondre aux besoins de nos bureaux et de notre clientèle à l’étranger.

Fiera Capital souscrit au principe d’équité en matière d’emploi. Notre personnel constitue notre atout le plus précieux, et c’est pourquoi nous aspirons à créer un environnement inclusif et équitable où tout le monde peut réaliser son véritable potentiel.

En tant qu’employeur équitable, Fiera Capital ne traite aucun(e) employé(e) ou candidat(e) de manière discriminatoire en raison de sa race, de la couleur de sa peau, de son sexe, de son âge, de ses origines, de sa religion, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son statut d’ancien combattant, de son handicap, de ses données génétiques ou de son appartenance à un autre groupe protégé à l’échelle fédérale, régionale ou locale. De plus, Fiera Capital ne tolère aucune forme de discrimination ou de harcèlement.

Toutes nos décisions de dotation, notamment les décisions d’embauche et de promotion, sont fondées sur le mérite, les compétences, le rendement et les besoins de l’entreprise. Nous sommes heureux de recevoir des candidatures de personnes qualifiées de tous les horizons. Les personnes sélectionnées pour une entrevue seront informées que des mesures d’adaptation leur seront offertes sur demande. Si l’une d’elles demande des mesures d’adaptation, Fiera Capital consultera cette personne et prendra, ou fera en sorte que soient prises, des dispositions adéquates d’une manière qui tient compte de ses besoins en matière d’accessibilité du fait de son handicap.

Nous prions les personnes candidates de faire preuve de vigilance et d’éviter de transmettre des renseignements personnels ou confidentiels au cours du processus d’embauche, sauf par l’intermédiaire de Vérifications mondiales Mintz, la plateforme sécurisée que nous utilisons pour échanger ce type de renseignements. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des doutes ou pensez avoir été victime de manœuvres frauduleuses lors du processus d’embauche.

Veuillez noter que les titres de postes affichés peuvent différer des titres internes. En conséquence, les offres d’emploi peuvent ne pas refléter les titres des postes indiqués dans les affichages.

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt pour une carrière chez Fiera Capital. Nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées en entrevue.

Coordonnateurtrice • Toronto, ON, Canada