Coordonnateur(trice) aux opérations

Le groupe Santinel; Sainte-Julie; Vor Ort; CAD 27.000 - 39.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Le groupe Santinel recrute un coordonnateur(trice) aux opérations pour soutenir la planification des formations SST et la gestion administrative associée à Sainte-Julie.

Relevant de la gestion, le titulaire analyse les demandes, coordonne les ressources et assure le suivi des dossiers et des documents. Organisé et rigoureux, vous évoluez dans un contexte dynamique et collaborez avec les ventes, les formateurs et les consultants pour optimiser les mandats.

Qualifikationen

• DEP en secrétariat ou formation équivalente exigé.
• Au moins 1 an d'expérience en coordination, planification ou soutien administratif.
• Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Expérience avec des outils de planification ou de gestion des calendriers serait un atout.

Aufgaben

• Recevoir et traiter les demandes de formation internes.
• Planifier les activités de formation et de consultation selon les disponibilités des formateurs et ressources internes.
• Gérer les agendas et ressources, et optimiser l'efficacité opérationnelle.
• Maintenir les calendriers Outlook et tableaux de bord, et préparer les documents administratifs.
• Assurer l'entrée et la mise à jour des informations dans les systèmes de gestion et suivre les certifications.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Gestion des priorités

Analyse

Communication

Ausbildung

DEP en secrétariat

AEC en administration

AEC en logistique

Jobbeschreibung

Coordonnateur(trice) aux opérations

GADMIN Temps plein Gestion prévention Sainte-Julie, QC, CA

Salaire: 24,00$ Horaire

À propos du poste

Le/la coordonnateur.trice SST joue un rôle clé au sein de l'équipe de prévention et de formation. Relevant de l'équipe de gestion, cette personne assure la coordination et la planification des activités de formation en santé et sécurité du travail (SST), tout en veillant au bon déroulement des processus administratifs qui y sont associés.

Le ou la titulaire contribue à l'analyse et à la validation des demandes de formation reçues à l'interne afin d'assurer l'adéquation entre les besoins identifiés, les exigences réglementaires et les ressources disponibles.

Véritable pilier administratif, cette personne collabore étroitement avec les représentants des ventes, les formateurs, les consultants et les équipes internes afin d'assurer une planification efficace et optimisée des activités de formation et de consultation.

Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens des priorités, il ou elle évolue avec aisance dans un environnement dynamique où plusieurs dossiers sont gérés simultanément.

Responsabilités principales

Planification et coordination des formations

• Recevoir, analyser et traiter les demandes de formation reçues des équipes internes;
• Valider les informations requises à la planification des formations et des certifications;
• Planifier les activités de formation et de consultation en fonction des disponibilités des formateurs, consultants et ressources internes;
• Optimiser les agendas et l'utilisation des ressources afin de maximiser l'efficacité opérationnelle;
• Effectuer les ajustements requis lors de changements de priorités, d'annulations ou de situations urgentes;
• Assurer le suivi des banques d'heures de formation et de consultation;
• Maintenir à jour les calendriers Outlook, outils de planification et tableaux de bord;
• Collaborer étroitement avec l'équipe des ventes afin d'assurer une transition fluide entre la vente et la réalisation des mandats;
• Assurer l'ouverture, le suivi et la fermeture administrative des dossiers et projets.
• Préparer, réviser, corriger et mettre en forme différents documents administratifs et opérationnels;
• Produire les certificats de compétence et assurer le suivi des documents de certification;
• Effectuer la gestion documentaire, le classement et l'archivage des dossiers;
• Assurer l'entrée et la mise à jour des informations dans les différents systèmes de gestion;
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation des méthodes de travail;
• Collaborer à la préparation de soumissions et de documents administratifs destinés à l'équipe des ventes;
• Effectuer l'approbation des feuilles de temps selon les processus établis.

Répartition approximative des responsabilités

• Planification des formations, coordination des ressources et création des dossiers SST : 40 %
• Approbation des feuilles de temps : 25 %
• Gestion et suivi des certifications internes : 20 %
• Suivi documentaire, certifications externes et fermeture de projets : 5 %
• Coordination interne des dates et suivis administratifs : 10 %

Profil recherché

• DEP en secrétariat, AEC en administration, AEC en logistique ou toute autre formation pertinente;
• Minimum d'une (1) année d'expérience dans un poste de coordination, de planification ou de soutien administratif;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word;
• Expérience avec des outils de planification ou de gestion des calendriers (atout).

Compétences recherchées

• Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités;
• Rigueur, souci du détail et grande autonomie;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en évolution rapide;
• Esprit d'analyse permettant de valider adéquatement les demandes de formation et les besoins opérationnels;
• Excellentes habiletés de communication et de collaboration avec les équipes internes;
• Sens de l'initiative et approche axée sur les solutions;
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
• Esprit d'équipe et attitude positive contribuant à un climat de travail agréable et collaboratif.