Coordonnateur(trice) aux opérations

Santinel Inc.; Canada; Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Santinel Inc. à Sainte-Julie, QC recherche un Coordonnateur(trice) aux opérations SST pour planifier et coordonner les formations et les consultations, tout en assurant les aspects administratifs liés aux dossiers SST.

Relevant du management, vous contribuerez à aligner les demandes internes avec les exigences réglementaires et les ressources disponibles, dans un cadre dynamique et orienté résultats.

Qualifications

• DEP en secrétariat, AEC en administration, ou formation équivalente.
• Au moins 1 an d'expérience en coordination, planification ou soutien administratif.
• Expérience SST ou formation SST est un atout.
• Maîtrise de la suite Office (Outlook, Excel, Word) et outils de planification.

Responsibilities

• Planification et coordination des formations et des activités de SST.
• Valider les informations requises pour la planification et les certifications.
• Planifier les activités en fonction des disponibilités des formateurs et ressources.
• Optimiser les agendas et l'utilisation des ressources pour une efficacité opérationnelle.
• Maintenir les calendriers et les tableaux de bord; suivi des heures.
• Collaborer avec les ventes pour assurer la transition entre vente et mandat.
• Préparer, réviser et corriger documents administratifs et opérationnels.

Skills

Planification

Organisation

Rigueur

Communication

Gestion des priorités

Esprit d'analyse

Esprit d'équipe

Education

DEP secrétariat

AEC administration

AEC logistique

Tools

Outlook

Excel

Word

Job description

Coordonnateur(trice) aux opérations

Temps plein Gestion prévention Sainte-Julie, Sainte-Julie, QC, CA

À propos du poste

Le/la coordonnateur.trice SST joue un rôle clé au sein de l'équipe de prévention et de formation. Relevant de l'équipe de gestion, cette personne assure la coordination et la planification des activités de formation en santé et sécurité du travail (SST), tout en veillant au bon déroulement des processus administratifs qui y sont associés.

Grâce à sa connaissance du domaine de la SST, le ou la titulaire contribue à l'analyse et à la validation des demandes de formation reçues à l'interne afin d'assurer l'adéquation entre les besoins identifiés, les exigences réglementaires et les ressources disponibles.

Véritable pilier administratif, cette personne collabore étroitement avec les représentants des ventes, les formateurs, les consultants et les équipes internes afin d'assurer une planification efficace et optimisée des activités de formation et de consultation.

Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens des priorités, il ou elle évolue avec aisance dans un environnement dynamique où plusieurs dossiers sont gérés simultanément.

Responsabilités principales

Planification et coordination des formations

• Recevoir, analyser et traiter les demandes de formation reçues des équipes internes.
• Valider les informations requises à la planification des formations et des certifications.
• Mettre à profit ses connaissances en SST afin de s'assurer que les demandes sont orientées vers les bonnes formations et les bonnes ressources.
• Planifier les activités de formation et de consultation en fonction des disponibilités des formateurs, consultants et ressources internes.
• Optimiser les agendas et l'utilisation des ressources afin de maximiser l'efficacité opérationnelle.
• Effectuer les ajustements requis lors de changements de priorités, d'annulations ou de situations urgentes.
• Assurer le suivi des banques d'heures de formation et de consultation.
• Maintenir à jour les calendriers Outlook, outils de planification et tableaux de bord.
• Collaborer étroitement avec l'équipe des ventes afin d'assurer une transition fluide entre la vente et la réalisation des mandats.
• Assurer l'ouverture, le suivi et la fermeture administrative des dossiers et projets.
• Préparer, réviser, corriger et mettre en forme différents documents administratifs et opérationnels.
• Produire les certificats de compétence et assurer le suivi des documents de certification.
• Effectuer la gestion documentaire, le classement et l'archivage des dossiers.
• Assurer l'entrée et la mise à jour des informations dans les différents systèmes de gestion.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation des méthodes de travail.
• Collaborer à la préparation de soumissions et de documents administratifs destinés à l'équipe des ventes.
• Effectuer l'approbation des feuilles de temps selon les processus établis.

Répartition approximative des responsabilités

• Planification des formations, coordination des ressources et création des dossiers SST : 40 %
• Approbation des feuilles de temps : 25 %
• Gestion et suivi des certifications internes : 20 %
• Suivi documental, certifications externes et fermeture de projets : 5 %
• Coordination interne des dates et suivis administratifs : 10 %

Profil recherché

• DEP en secrétariat, AEC en administration, AEC en logistique ou toute autre formation pertinente.
• Minimum d'une (1) année d'expérience dans un poste de coordination, de planification ou de soutien administratif.
• Expérience dans le domaine de la santé et de la sécurité du travail (SST) ou dans un environnement de formation SST.
• Bonne compréhension des principales formations, certifications et exigences liées à la SST.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word.
• Expérience avec des outils de planification ou de gestion des calendriers (atout).

Compétences recherchées

• Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
• Rigueur, souci du détail et grande autonomie.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en évolution rapide.
• Esprit d'analyse permettant de valider adéquatement les demandes de formation et les besoins opérationnels.
• Excellentes habiletés de communication et de collaboration avec les équipes internes.
• Sens de l'initiative et approche axée sur les solutions.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
• Esprit d'équipe et attitude positive contribuant à un climat de travail agréable et collaboratif.

Atouts importants

• Expérience acquise dans une firme-conseil en SST, un organisme de formation ou un département de santé et sécurité du travail.
• Connaissance des exigences réglementaires et des certifications liées au domaine de la prévention.
• Expérience en coordination de formations, gestion d'agendas complexes ou planification de ressources.