Coordonnateur.trice adminitratif.ve (hybride: 2 j. de Saint-Hubert) - Administrative Coordinato[...]

Track Warranty inc.; Longueuil; On-site; CAD 40,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique et en pleine croissance recherche un coordonnateur administratif passionné pour soutenir la direction générale et structurer l'organisation interne. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination inter-départementale et l'optimisation des processus administratifs. Ce poste offre une occasion unique de contribuer à la croissance d'une organisation leader dans son domaine. Si vous êtes rigoureux, autonome et souhaitez évoluer dans un environnement qui valorise l'innovation et le respect, cette opportunité est faite pour vous.

Benefits

Accès gratuit à un médecin en ligne 24/7

Possibilités de formation continue

Équilibre travail-vie personnelle

Environnement dynamique et innovant

Qualifications

• Expérience en coordination ou en tant qu'adjoint à la direction, idéalement en PME.
• Capacité à structurer un service administratif et à formaliser des processus.

Responsibilities

• Assister la direction générale dans ses tâches quotidiennes.
• Structurer et optimiser les fonctions administratives de l'entreprise.
• Collaborer avec les RH pour le processus d'accueil des nouveaux employés.

Skills

Bilinguisme

Compétences organisationnelles

Rédaction de documents professionnels

Gestion de projet

Compétences en communication

Education

Diplôme en administration

Formation en bureautique

Tools

Microsoft Office

Excel

CRM

Job description

L’organisation

Créée en 1992, Track Garantie inc. a développé un champ d’expertise dans la gestion des protections automobiles et veut demeurer un chef de file dans ce domaine.

Notre objectif premier est d’assurer une tranquillité d’esprit à tous nos clients en offrant des plans de protection mécanique flexibles pour tous types de véhicules. La force de notre équipe et de notre structure financière solide offrent la sécurité fondamentale nous permettant de maintenir une relation d’affaires durable avec notre clientèle.

Notre équipe se compose de gens passionnés qui font vivre nos valeurs au quotidien; le respect, la bienveillance, l’intégrité, l’innovation et l’excellence.

Ensemble, nous visons plus haut pour aller plus loin.

Track Garantie est présentement en pleine croissance et planifie de faire la pénétration du marché de l'Ontario sous peu. Avec ceci vient naturellement un besoin grandissant d’embaucher de nouveaux employés parfaitement bilingues.

Vous êtes un.e Coordonnateur.trice administratif.ve avec une passion pour le travail bien fait?

Rejoignez une entreprise en pleine expansion où bienveillance, respect, intégrité, innovation et excellence sont au cœur de nos valeurs.

Nous recherchons une coordonnatrice administrative rigoureuse, proactive et polyvalente, capable de soutenir efficacement la direction générale tout en structurant l’organisation interne. Elle jouera un rôle clé dans la coordination inter-départementale, l’organisation du département administratif et la mise en place de processus solides pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Principales responsabilités

Soutien à la direction

• Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes (préparation de documents, gestion d’agenda, organisation de réunions, etc.)
• Préparer et structurer des rapports de performance et tableaux de bord destinés à la direction

Coordination interdépartementale

• Assurer le suivi des tâches assignées aux divers départements (service à la clientèle, réclamations, développement des affaires, etc.)
• Maintenir un lien constant entre les équipes pour assurer la progression fluide des projets internes

Organisation du département administratif

• Structurer, organiser et optimiser les fonctions administratives de l’entreprise
• Élaborer, documenter et implanter des processus administratifs clairs, efficaces et durables
• Mettre en place des outils de gestion et de suivi adaptés à la réalité d’une PME en croissance

Gestion administrative

• Rédiger et mettre en page divers documents professionnels (procédures, communications internes, procès-verbaux, etc.)
• Organiser les archives et assurer la conformité documentaire
• Assurer la fluidité des opérations administratives quotidiennes

Ressources humaines

• Collaborer avec les RH pour structurer et appliquer le processus d’accueil et d’intégration (onboarding) des nouveaux employés
• Soutenir la mise à jour des dossiers du personnel et des politiques internes

Gestion des outils et données

• Organiser et maintenir à jour les bases de données internes (Excel, CRM, systèmes maison)
• Participer à l’amélioration des outils numériques et des méthodes de travail
• Effectuer toutes autres tâches connexes selon les besoins de l’équipe et de l’organisation.

Qualités nécessaires pour s’épanouir dans ce rôle

• Dynamisme.
• Attitude positive.
• Sens aigu de l'organisation.
• Rigueur.
• Souci du détail.
• Flexibilité et habiletés à travailler dans un environnement en constante évolution.
• Excellentes habiletés de communication.
• Autonomie et professionnalisme.

Ce que nous recherchons

• Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe
• Expérience dans un rôle de coordination ou d’adjointe à la direction, idéalement en PME
• Excellente capacité à structurer un service administratif et à formaliser des processus
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel
• Bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit (la communication en français est très importante puisque notre équipe est majoritairement francophone, mais la communication en anglais est primordiale puisque nous desservons maintenant une clientèle anglophone grandissante).

Ce que nous offrons

• Faire partie d'une organisation en croissance, mais qui est également un leader dans son segment de marché.
• Avoir un impact concret sur la croissance et le succès de l'entreprise.
• Travailler dans un environnement dynamique et innovant offrant de belles possibilités de formation continue, de développement professionnel et d'évolution de carrière.
• Évoluer dans un milieu de travail qui encourage ton autonomie.
• Œuvrer dans une organisation mettant à l’avant-plan la conciliation travail et vie personnelle.
• Avoir accès gratuit à un médecin en ligne 24/7.
• Évoluer au sein d’une entreprise diversifiée où les défis sont variés : impossible de t’ennuyer!

Envie de relever ce défi et de contribuer à nos projets de croissance ? Postulez dès maintenant et rejoignez une équipe qui valorise votre expertise et vos idées !

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

** Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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The Organization

Founded in 1992, Track Garantie Inc. has developed expertise in automotive protection management and is committed to remaining a leader in this field.

Our primary goal is to provide peace of mind to all our customers by offering flexible mechanical protection plans for all types of vehicles. The strength of our team and our solid financial structure provide the fundamental security that allows us to maintain long-lasting business relationships with our customers.

Our team is made up of passionate people who live our values every day: respect, kindness, integrity, innovation, and excellence.

Together, we aim higher to go further.

Track Garantie is currently growing rapidly and plans to enter the Ontario market shortly. With this comes a growing need to hire new, fully bilingual employees.

Are you an administrative coordinator with a passion for a job well done?

Join a growing company where kindness, respect, integrity, innovation, and excellence are at the heart of our values.

We are looking for a rigorous, proactive, and versatile Administrative Coordinator who can effectively support senior management while structuring the internal organization. You will play a key role in interdepartmental coordination, organizing the administrative department, and implementing solid processes to support the company's growth.

Main responsibilities

Management support

• Assist the general manager in her daily tasks (preparing documents, managing schedules, organizing meetings, etc.).
• Prepare and structure performance reports and dashboards for management.

Interdepartmental coordination

• Follow up on tasks assigned to various departments (customer service, complaints, business development, etc.).
• Maintain constant communication between teams to ensure the smooth progress of internal projects.

Organization of the administrative department

• Structure, organize, and optimize the company's administrative functions
  
• Develop, document, and implement clear, effective, and sustainable. administrative processes
• Implement management and monitoring tools tailored to the reality of a growing SME.

Administrative management

• Draft and format various professional documents (procedures, internal communications, minutes, etc.).
• Organize archives and ensure document compliance.
• Ensure the smooth running of daily administrative operations.

Human resources

• Work with HR to structure and implement the onboarding process for new employees.
• Support the updating of personnel files and internal policies.

Tool and data management

• Organize and maintain internal databases (Excel, CRM, in-house systems).
• Participate in the improvement of digital tools and work methods.
  
• Perform other related tasks as required by the team and the organization.

Qualities required to thrive in this role

• Dynamism.
• Positive attitude.
• Strong organizational skills.
• Rigorous.
• Attention to detail.
• Flexibility and ability to work in a constantly changing environment.
• Excellent communication skills.
• Autonomy and professionalism.

What we are looking for

• Degree in administration, office automation, management or a related field.
• Experience in a coordination or executive assistant role, ideally in an SME.
• Excellent ability to structure an administrative department and formalize processes.
• Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel.
• Bilingualism, both spoken and written (communication in French is very important as our team is predominantly French-speaking, but communication in English is essential as we now serve a growing English-speaking clientele).

What we offer

• Be part of a growing organization that is also a leader in its market segment.
  
• Have a real impact on the growth and success of the company.
• Work in a dynamic and innovative environment offering great opportunities for continuing education, professional development, and career advancement.
• Grow in a workplace that encourages autonomy.
• Work in an organization that prioritizes work-life balance.
• Have free access to an online doctor 24/7.
  
• Grow within a diverse company where challenges are varied: you'll never be bored!

Ready to take on this challenge and contribute to our growth projects? Apply now and join a team that values your expertise and ideas!

We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.