Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau/Administrative Office Coordinator

Vortex Aquatic Structures International; Pointe-Claire; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Pointe-Claire recherche un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau. Ce rôle clé implique le soutien aux fonctions administratives et RH, la gestion des opérations de bureau, et l'organisation d'événements. Le candidat idéal aura d'excellentes compétences organisationnelles et de communication en français et en anglais, ainsi qu'une expérience dans un rôle administratif.

Qualifications

• 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, RH ou de gestion de bureau.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif aux employés et gérer les opérations de bureau.
• Planifier et coordonner les repas pour les événements d’équipe.
• Organiser les déplacements des candidats et des membres de l’équipe des ventes.

Skills

Organisation

Communication

Gestion du temps

Collaboration

Education

Diplôme universitaire en ressources humaines

Administration des affaires

Tools

Microsoft Office

Systèmes de gestion RH

Job description

Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau/Administrative Office Coordinator

Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau/Administrative Office Coordinator

Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau

Lieu : Sur site | Temps plein

Le(la) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau joue un rôle clé en soutenant diverses fonctions administratives, opérationnelles et RH au sein de l'organisation. Ce poste polyvalent, entièrement en présentiel, implique de fournir un soutien exceptionnel aux employés, de gérer les opérations de bureau, d’assister les fonctions RH (intégration/départ), de soutenir les tâches administratives liées aux ventes, de coordonner les événements et d’assurer un déroulement fluide du quotidien au bureau.

• Situé(e) à la réception, vous êtes le premier point de contact pour les employés et les visiteurs, en fournissant des orientations et en dirigeant les demandes vers les bonnes personnes, ainsi qu'en distribuant le courrier.
• Reconnaissance des événements de la vie des employés :
• Coordonner et envoyer des cadeaux pour les événements de vie des employés (mariages, naissances, deuils) au nom de l’entreprise.
• Réception & Relations avec les visiteurs :
• Accueillir les clients et visiteurs externes, et les diriger vers les bons interlocuteurs.
• Accepter les livraisons de fournisseurs externes (y compris les démarcheurs) tout en garantissant la confidentialité des informations des employés.
• Coordonner les livraisons par camion en guidant les chauffeurs sur les zones de déchargement.
• Rédiger toutes les communications internes destinées aux employés (ex : RH, Chaîne d’approvisionnement).
• Publier les mises à jour hebdomadaires sur les écrans TV.
• Gérer le portail RH interne (Hub Plus dans Dayforce).
• Mettre à jour et maintenir les listes de distribution par e-mail.

Coordination des Événements & Repas

• Planifier et coordonner les repas pour les événements d’équipe (célébrations, petits-déjeuners, déjeuners, collations) en veillant à une sélection appropriée de nourriture et de boissons.
• Organiser des événements d’entreprise plus importants, incluant des activités de renforcement d’équipe et des réunions à l’extérieur.
• Gérer la logistique des événements internes (ex : réunions des partenaires commerciaux, réunions de vente), y compris les repas, les déplacements (hôtels et taxis), les réservations de lieux et l’achat de récompenses.
• Coordonner les livraisons hebdomadaires de petit-déjeuner (ex : bagels) et assurer la préparation des rassemblements hebdomadaires au bureau.

Gestion du Bureau

• Superviser le réapprovisionnement et l’organisation des fournitures de bureau, du papier pour photocopieur, des toners et autres essentiels.
• Gérer les stocks de la cuisine et commander le café et autres consommables. Planifier l’entretien des machines à café et des distributeurs automatiques.
• Santé et sécurité :
• Maintenir à jour les coordonnées imprimées des employés et les listes d’évacuation.
• Vérifier régulièrement le matériel d’évacuation (ex : piles de lampes torches et talkies-walkies).
• Participer aux activités d’intégration : organiser les horaires de formation, attribuer des collègues de parrainage, préparer les fournitures pour les nouvelles recrues.
• Coordonner et suivre les départs d’employés en s’assurant que toutes les étapes (documents, accès, procédures de sortie) sont respectées.
• Mettre régulièrement à jour les listes de distribution par courriel et gérer la boîte de réception RHM pour assurer une communication efficace.
• Suivre et coordonner les récompenses d’ancienneté : achat, gravure et ajustements de paie pour les reconnaissances monétaires.

Gestion des Voyages & Hébergement

• Organiser les déplacements des candidats et des membres de l’équipe des ventes : réservations de vols, hôtels, taxis.
• Créer et gérer des comptes sur les plateformes de réservation en ligne en respectant les bonnes pratiques de voyage.
• Coordonner le voyage annuel de reconnaissance des ventes.

Comité Social & Engagement des Employés

• Fournir un soutien administratif au responsable du Comité social : recherche de prestataires, rédaction des communications (e-mails, formulaires), et organisation des événements de l’entreprise.
• Diplôme universitaire en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, RH ou de gestion de bureau.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps, avec un souci du détail.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités dans un environnement dynamique.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion RH.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à collaborer avec différentes équipes.

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