Coordonnateur/trice administratif

FTAI Aviation LLC; Montreal (administrative region); On-site; CAD 48,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Vacances et congés

Assurance médicale

Vision et soins virtuels

PAEF (Aide aux employés)

REER d’employé

Job summary

FTAI Aviation LLC à Montréal recherche un coordonnateur administratif pour soutenir la planification des effectifs et l’administration de la formation.

Le poste exige une expérience en coordination, une excellente maîtrise d’Excel et des compétences solides en organisation et communication en français et anglais. Travail sur site, dans un environnement syndiqué, avec des échéances strictes.

Qualifications

• Diplôme collégial équivalent exigé; formation en administration ou ressources humaines appréciée.
• Au moins deux ans d’expérience en administration, coordination, planification des effectifs ou production de rapports.
• Maîtrise avancée d’Excel et capacité à produire des rapports et analyses.
• Expérience avec des outils de production de rapports (Tableau ou équivalent).
• Bonne connaissance des systèmes de gestion des effectifs et/ou ERP.
• Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps, multi-tâches.
• Capacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéances.

Responsibilities

• Coordonner la planification des vacances et les demandes de modification des employés syndiqués.
• Soutenir la planification des horaires et les processus trimestriels d’établissement des horaires.
• Gérer les demandes hors période planifiée selon les politiques et conventions.
• Surveiller les heures supplémentaires et préparer des rapports bi-hebdomadaires, mensuels et trimestriels.
• Recueillir et analyser les données sur les effectifs à l’aide d’outils de reporting.
• Soutenir les évaluations des employés et assurer le respect des délais.
• Administrer les programmes de suivi des qualifications et des formations des techniciens.
• Préparer la documentation, les horaires et le matériel de formation.
• Produire des tableaux de bord pour appuyer la prise de décision opérationnelle.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Communication

Résolution de problèmes

Autonomie

Gestion des priorités

Attention aux détails

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme d’études collégiales en administration ou équivalent

Tools

Tableau

Microsoft Excel

Job description

Coordonnateur/trice administratif

Coordonnateur/trice administratif

Lieu: Montréal, Québec

FTAI possède et entretient des moteurs de jets commerciaux, en mettant l’accent sur les moteurs CFM56 et V2500. Le portefeuille exclusif de produits de FTAI, incluant la Module Factory et une coentreprise pour la fabrication de pièces PMA pour moteurs, lui permet d’offrir des économies de coûts et une flexibilité à sa clientèle composée de compagnies aériennes, de bailleurs et d’acteurs de la maintenance, réparation et opérations (MRO). De plus, FTAI possède et loue des avions à réaction, ce qui facilite souvent l’acquisition de moteurs à des prix avantageux. FTAI investit dans des actifs aéronautiques et des produits aérospatiaux générant des flux de trésorerie solides et stables, avec un potentiel de croissance des bénéfices et d’appréciation des actifs.

FTAI opère à l’échelle mondiale et possède des bureaux à New York, Miami, Montréal, Singapour, Dubaï, au Royaume-Uni et en Irlande.

Le coordonnateur administratif joue un rôle clé dans le soutien à la planification des effectifs opérationnels, à l’administration de la formation, à la planification des vacances et à la production de rapports sur les heures supplémentaires au sein de l’organisation. En étroite collaboration avec les équipes des Opérations, les dirigeants de la CRBU, les superviseurs et les parties prenantes en matière de formation, la personne titulaire du poste veille au respect des exigences des conventions collectives, tient à jour les dossiers de qualifications des employés, coordonne les activités de formation et produit en temps opportun des rapports sur les effectifs afin d’appuyer la prise de décisions d’affaires. Ce poste exige de solides compétences organisationnelles, un grand souci du détail, de bonnes capacités d’analyse ainsi que l’aptitude à gérer plusieurs priorités tout en respectant des échéances strictes.

Responsabilités:

• Coordonner la planification des vacances et les demandes de modification des employés syndiqués, tout en veillant au respect des exigences des conventions collectives.
• Soutenir les équipes des Opérations et de la CRBU dans les activités de planification des vacances et les processus trimestriels d’établissement des horaires de vacances.
• Examiner et gérer les demandes de vacances soumises en dehors des périodes de planification désignées, conformément aux politiques de l’entreprise et aux conventions collectives.
• Surveiller les heures supplémentaires et préparer, à l’intention de la direction, des rapports aux deux semaines, mensuels et trimestriels, notamment un suivi par superviseur et par service.
• Recueillir, analyser et tenir à jour les données sur les effectifs à l’aide de divers outils et systèmes de production de rapports.
• Soutenir les gestionnaires dans les évaluations des employés, notamment les évaluations de probation et mensuelles, et transmettre des rappels afin d’en assurer la réalisation dans les délais établis.
• Administrer les programmes de suivi des qualifications et de la formation des techniciens, afin de s’assurer que les employés conservent les certifications et qualifications requises.
• Coordonner les examens semestriels des qualifications et surveiller les dates d’échéance des formations afin d’assurer la conformité des effectifs.
• Soutenir l’Académie de formation en planifiant des séances pour les nouvelles recrues, les apprentis et les personnes provenant d’établissements scolaires ou de programmes externes.
• Préparer la documentation, les horaires, les dossiers des participants et le matériel de formation.
• Coordonner la logistique des formations et gérer la disponibilité des formateurs afin d’assurer le bon déroulement des programmes.
• Répondre aux demandes ponctuelles de diverses parties prenantes concernant la formation, la planification des effectifs, la gestion des vacances et les rapports sur les heures supplémentaires.
• Produire des rapports et des tableaux de bord pour appuyer la prise de décisions et la planification opérationnelle.
• Assurer l’exactitude des dossiers et le respect des politiques et procédures internes ainsi que des conventions collectives applicables.
• Respecter systématiquement les échéances tout en gérant plusieurs priorités simultanées.
• Diplôme d’études collégiales ou formation équivalente en administration des affaires, en ressources humaines, en gestion des opérations ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux ans d’expérience en administration, en coordination, en planification des effectifs ou en production de rapports.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel, notamment pour l’analyse de données, la production de rapports et les tableaux croisés dynamiques.
• Expérience avec des outils de production de rapports et d’analyse tels que Tableau.
• Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion des effectifs ou de systèmes d’entreprise pour recueillir et analyser des données.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, ainsi que capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Grand souci du détail et engagement à fournir un travail exact.
• Compétences démontrées en résolution de problèmes, avec la capacité de cerner les enjeux et de recommander des solutions efficaces.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Capacité à collaborer avec de multiples parties prenantes provenant de divers services.
• L’expérience dans un milieu syndiqué et la connaissance des conventions collectives constitue des atouts importants.
• Capacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéances dans un environnement au rythme soutenu.

Ce que nous vous offrez:

• Rémunération compétitive
• Temps pour vous ressourcer avec des vacances, des journées personnelles, des congés fériés et des congés parentaux
• Couverture médicale, dentaire et vision complète pour vous et votre famille dès votre premier jour d'emploi
• Soins de santé virtuels (accès 24/7 à des professionnels de santé)
• Compte de dépenses pour bien-être pour vous soutenir dans votre parcours de santé
• Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF) incluant des séances de conseil gratuites en personne
• Assurance voyage médicale
• Installations de conditionnement physique sur site
• Régime enregistré d'épargne-retraite incluant des cotisations de l’entreprise dès le premier jour d’emploi, avec accès à des conseillers financiers pour des conseils en placement et planification financière

Déclaration d'Égalité des Chances:

FTAI Aviation est un employeur favorisant l'égalité des chances qui valorise la diversité en milieu de travail. Nous nous engageons à offrir un excellent service à tous nos clients, y compris les personnes en situation de handicap, et nous encourageons les commentaires sur la prestation de ces services.

Exigences linguistiques au Québec:

Une connaissance intermédiaire de l’anglais est nécessaire afin de communiquer avec les autres établissements de l’entreprise, les partenaires et les clients situés à l’extérieur du Québec, ainsi que pour lire, interpréter et rédiger, au besoin, de la documentation, de la correspondance et des rapports en anglais.