Coordonnateur.trice / adjoint.e administratif.ve - Offre de services

GBI Services d'ingénierie; Montreal; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Montréal recherche un coordonnateur administratif passionné pour rejoindre son équipe. Dans ce rôle, vous serez responsable de la préparation et de la coordination des offres de services, en veillant à ce que chaque document soit conforme et de haute qualité. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers professionnels, en utilisant votre expertise en gestion de projets et en administration pour garantir le succès des propositions. Si vous aimez travailler en équipe et avez un souci du détail, cette opportunité pourrait être la clé de votre épanouissement professionnel.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d'expérience dans la préparation d'offres de services.
• Maîtrise de la suite MS Office et d'Adobe Pro.

Responsibilities

• Analyser les documents d'appels d'offres et assurer la conformité des offres.
• Coordonner le suivi de production des textes et la mise en page.
• Participer aux réunions d'équipe et contribuer à l'amélioration continue.

Skills

MS Office

Adobe Pro

Préparation d'offres de services

Gestion des priorités

Langue française

Sens de l'esthétisme

Travail en équipe

Education

D.E.P., A.E.C. ou DEC en administration

Études universitaires dans un domaine similaire

Job description

Coordonnateur.trice / adjoint.e administratif.ve - Offre de services

Responsabilités :

• Procéder à l’analyse des documents d’appels d’offres et compiler les exigences à respecter pour assurer la conformité de l’offre de service ;
• Organiser et participer aux réunions préparatoires des offres de services;
• Compléter les sections de l’offre de service et remplir les formulaires exigés selon les documents d’appel d’offres ;
• Préparer les documents administratifs requis;
• Coordonner le suivi de production des textes des différents collaborateurs et professionnels;
• Assurer la conformité des textes et appliquer le système qualité aux différentes étapes de vérification ;
• Faire une mise en page de qualité ;
• Effectuer le montage final et coordonner la livraison des offres de services ;
• Apporter des pistes d’améliorations suite à la participation aux rencontres post-mortem.
• Participer aux réunions d’équipe du département;
• Contribuer à l’amélioration continue du processus de préparation des offres de services;
• Prendre en charge la mise à jour des curriculums vitae;
• Prendre en charge la réalisation et la mise à jour des fiches projets;
• Coordonner des rencontres avec les personnes clés dans l’entreprise afin de faire la collecte de données nécessaire à la réalisation de divers textes;
• Élaborer une base de données permettant la bonne gestion des fiches projets et des curriculums vitae;
• Travailler en collaboration avec le coordonnateur principal au contenu afin d’améliorer, en continu, la qualité des offres de services.

Exigences :

• Détenir soit un D.E.P., A.E.C. ou DEC en administration, un DEC en bureautique, détenir des études universitaires dans un domaine similaire ou avoir l’expérience nécessaire vous permettant de pourvoir ce poste avec succès;
• Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et Adobe Pro;
• Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans la préparation d’offres de services en réponse à des appels d’offres avec critères d’évaluation qualitative principalement dans le domaine de l’ingénierie, de la construction ou de l’architecture ou tout autre domaine connexe;
• Avoir la capacité de gérer les priorités dans le respect des échéanciers souvent serrés;
• Avoir de l’aisance dans la préparation et la coordination d’offres de services en simultané avec plusieurs collaborateurs et professionnels;
• Maîtriser la langue française écrite et parlée (anglais un atout);
• Avoir le sens de l’esthétisme et un souci élevé du détail ;
• Posséder un bon sens de l’organisation et aimer travailler en équipe.

*gbi souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Si vous croyez être qualifié pour le poste et qu’une carrière pour une entreprise qui valorise votre épanouissement vous interpelle, nous souhaitons vous rencontrer.