Coordonnateur.rice des services immobiliers bilingue

BGIS; Montreal; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de services immobiliers dynamique recherche un coordonnateur des services immobiliers pour superviser l'exploitation efficace de divers services. Dans ce rôle, vous serez le principal point de contact pour les prestataires de services, en assurant une communication fluide et une gestion efficace des demandes des clients. Vous aurez également la responsabilité de garantir la conformité aux normes de santé et de sécurité, tout en administrant les contrats de service. Rejoignez une équipe innovante où votre contribution jouera un rôle clé dans la satisfaction des clients et l'amélioration continue des opérations. Si vous êtes passionné par le service à la clientèle et que vous aimez travailler dans un environnement dynamique, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires requis avec jusqu'à un an d'expérience en administration.
• Excellentes compétences interpersonnelles et orientées vers le client.

Responsibilities

• Superviser la prestation de services immobiliers et gérer les demandes des clients.
• Assurer la conformité aux politiques de santé et de sécurité.

Skills

Compétences interpersonnelles

Orientation client

Compétences en communication

Gestion du temps

Capacité à travailler en équipe

Education

Diplôme d'études secondaires

Tools

Microsoft Office

Oracle Cloud

Logiciels de gestion financière

Job description

À propos de BGIS

BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6500 personnes à l’échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l’innovation par l’intermédiaire des services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de 30 000 emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie. Vous trouverez des renseignements supplémentaires au www.bgis.com/fr

SOMMAIRE

Le/La coordonnateur.rice des services immobiliers est chargé de superviser et de coordonner la prestation efficace d'une variété de services liés à l'exploitation continue du ou des bâtiments. Il/Elle fournit un soutien administratif à l'équipe chargée des opérations dans divers domaines, notamment la gestion des ordres de travail, la santé, la sécurité et l'environnement, la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des fournisseurs.

Il/Elle est le/la principal.e point de contact avec les différents prestataires de services et partage la responsabilité de la résolution en temps voulu de toutes les demandes des clients relatives aux services immobiliers.

PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS

Exploitation :

• Traiter les demandes de service reçues par téléphone, par courriel et lors de visites en personne, et tenir à jour une base de données de ces demandes pour répondre aux exigences en matière de rapports et d’analyse.
• Vérifier que les services des sous-traitants sont effectués conformément aux bons de commande (BC) correspondants et aux services sur demande commandés au moyen d’un bon de travail (BT).
• Préparer et publier les appels d’offres au besoin, et s’assurer que tous les bons de travail sont inscrits au calendrier et menés à terme dans les délais impartis.
• Remplir les formulaires obligatoires pour divers services tels que les demandes de prix, les avis en matière de construction, l’autorité compétente (Intelex), les appels de service pour le carburant diesel, etc.
• Élaborer la portée des travaux et demander des devis aux fournisseurs de services, le cas échéant.
• Téléverser toute la documentation pertinente sur les bons de travail aux fins de production de rapports et d’audit.
• Assurer la coordination auprès des entrepreneurs et des techniciens d’immeuble pour garantir le respect des bons de travail et des processus d’approvisionnement.
• Examiner chaque mois les bons de travail pour l’entretien préventif. S’assurer que l’entretien préventif est réparti de façon opportune, qu’il est planifié et mené à terme avant la fin du mois.
• Administrer et surveiller les contrats de service, y compris l’entretien ménager, et examiner le rendement des fournisseurs et entrepreneurs.
• Préparer des résumés mensuels des dépenses avec les détails à l’appui et corriger les erreurs ou les incohérences dans les dépenses du grand livre général.
• Planifier, coordonner et mener à terme les inspections de nettoyage pour garantir que notre image de marque brille en tout temps; faire rapport des défaillances et assurer le suivi auprès de l’entrepreneur chargé du nettoyage (des déplacements peuvent être nécessaires).

Santé et sécurité :

• Responsable de la sécurité de tous les membres d’équipe et entrepreneurs en veillant à ce que toutes les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité soient respectées et que des permis de travail soient délivrés pour tous les travaux effectués.
• Signaler immédiatement tout incident, conformément aux procédures de l’entreprise. Produire des rapports d’incident, le cas échéant.
• Assurer la conformité de BGIS et des clients aux lois en matière de SSE et de codes de sécurité, et faire en sorte que l’ÉPI soit utilisé comme il se doit.
• Contribuer à un environnement de travail solide, sain et sécuritaire en promouvant une culture positive en matière de S et S. Assister aux réunions sur la sécurité.
• Suivre toutes les formations sur la sécurité de l’entreprise.
• Envoyer, recevoir, examiner et assurer le suivi de la documentation sur la santé et la sécurité.
• Gérer le temps et l’espace des activités de construction pour s’assurer qu’il n’y a pas de risques conflictuels en matière de sécurité.
• Vérifier les exigences en matière de sécurité des clients et s’assurer que les fournisseurs de services s’y conforment avant d’entrer dans la propriété d’un client.

Communications et services à la clientèle :

• Préparer et transmettre les BC aux gestionnaires et aux fournisseurs; recevoir les BC pour approuver le paiement du travail effectué au coût opportun.
• Établir et entretenir des relations de travail avec les clients et les fournisseurs de services.
• Collaborer avec les organisations de clients et locataires pour assurer une communication continue entre le processus du PGI et les activités et problèmes relevant des opérations et des projets. Examiner toutes les préoccupations et assurer une approche intégrée avec toutes les parties.

Gestion des contrats de service et financière :

• Passer en revue les bons de travail pour déterminer s’ils sont facturables ou non facturables.
• Examiner et enquêter sur les factures qui posent problème et faire rapport des résultats à la direction en temps opportun; faire le suivi auprès des entrepreneurs pour assurer l’exactitude de la facturation et faire en sorte que les procédures de facturation pertinentes soient suivies.
• Préparer à la demande des renseignements exacts et divers rapports pour les services des Finances et de la Gestion.
• Examiner les rapports financiers quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour en vérifier l’exactitude.

Connaissances théoriques et pratiques

• Diplôme d'études secondaires et jusqu'à un an d'expérience dans l'administration de bureau ou la coordination de services.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Solides compétences orientées vers le client.
• Bonnes aptitudes à la communication (verbale/écrite).
• Capacité à travailler en collaboration dans un environnement d'équipe.
• Capacité à travailler sur de nombreuses tâches simultanées et à répondre aux demandes des clients.
• Connaissance des processus d'appel d'offres comme atout.
• Bonnes compétences informatiques, Microsoft Office et Oracle Cloud un atout.
• Connaissance des logiciels de gestion financière un atout.

Chez BGIS, nous croyons en la diversité et l'inclusion comme moteurs commerciaux clés, de sorte que nous ne perdons jamais de vue de son importance car elle est tissée dans l'ADN de notre organisation. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacle en offrant des opportunités d'emploi équitables grâce au recrutement et à la sélection d'individus de tous horizons. Nous reconnaissons que la promotion de la diversité est un élément essentiel de notre quête du succès organisationnel!