Coordonnateur(rice), accueil et centre de conférence

Lavery Avocats; Montreal; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Lavery Avocats recherche un(e) coordonnateur(trice) pour son accueil et centre de conférence. Le rôle implique de coordonner les opérations du centre, assurer un accueil de qualité à la clientèle et supporter l'équipe stratégique. Ce poste requiert une expérience professionnelle, une bonne connaissance de Microsoft Office et un excellent sens du service à la clientèle.

Benefits

Horaire flexible

Télétravail hybride

Assurances collectives

Régime d’épargne avec participation de l'employeur

Télémédecine

Programme d'aide aux employés

Qualifications

• 3 à 5 années d'expérience pertinente.
• Bilinguisme à l'oral et à l'écrit.
• Bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois.

Responsibilities

• Assurer la planification et l'accueil des clients.
• Gérer la logistique des salles de conférence.
• Offrir un support administratif à l'équipe Stratégie et Croissance.

Skills

Service à la clientèle

Organisation

Autonomie

Polyvalence

Gestion du stress

Collaboration

Education

DEP ou DEC en bureautique

Tools

Microsoft Office

Job description

Coordonnateur(rice), accueil et centre de conférence

Avec des bureaux situés à Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières, Lavery est le plus important cabinet d'avocats indépendant au Québec. Lavery a été nommécabinet de l’année du Québecà plusieurs reprises par lesCanadian Law Awardset figure1 er au palmarès des plus importants cabinets d’avocats indépendants au Québecselon leTop 10 Quebec Regional Law Firmsdu magazineCanadian Lawyer.

Notre équipe intégrée compte 200 professionnels incluant avocats, notaires, agents de marques de commerce et agents de brevets qui œuvrent chaque jour à offrir la gamme complète des services juridiques aux organisations qui font des affaires au Québec. Nous offrons à nos clients des solutions juridiques personnalisées et innovantes en droit des affaires, en droit du travail et de l’emploi, en litige et règlement des différends, en propriété intellectuelle et en droit public et administratif.

Plus d’un siècle de conseils juridiques donne à notre organisation une âme que l’on ne retrouve nulle part ailleurs. L’authenticité et la poursuite des plus hauts standards de la profession cohabitent avec nos valeurs d’excellence, de collaboration, d’audace et d’entrepreneuriat pour guider nos actions chaque jour.

Sommaire du poste

Le(la) coordonnateur(rice), accueil et centre de conférence joue un rôle de premier plan dans l’accueil et dans l’expérience globale de la clientèle externe du cabinet. Il(elle) est responsable de coordonner l’ensemble des opérations du centre de conférence du cabinet en collaboration avec le secteur Stratégie et Croissance et le secteur Immobilier. Il(elle) guide les professionnel(le)s dans l’utilisation des espaces au centre client.

Description du poste

Accueil client

• Assurer une planification adéquate du service selon l’achalandage prévu et préparer l’arrivée des clients (révision de l’horaire, des visites prévues, obtention des spécifications des professionnels).
• Prendre en charge l’accueil des clients à leur arrivée (offre de rafraichissement, vestiaire, aire d’attente) et informer le(la) professionnel(le) de l’arrivée du client.
• Répondre aux appels externes et rediriger les appels.
• Veiller au maintien de l’ordre, de la propreté et de la présentation professionnelle de l’aire de réception.
• Compléter le registre des visiteurs.

Logistique du centre de conférence

• Effectuer la vérification des salles afin de s’assurer de la propreté et de la mise en place des salles, selon le type d’événements prévus.
• En fonction des règles établies, appliquer et assurer la gouvernance des règles d'affaires des salles, salons et guider les professionnels dans le choix des salles.
• S'assurer du bon fonctionnement des toiles motorisées, de la température, de l’éclairage des salles et effectuer au besoin, les demandes de services requises.
• Fournir des indicateurs de performance («KPI») sur l’utilisation des salles.
• Agir comme premier niveau d'accompagnement pour l'utilisation des équipements audio-visuel des salles, le givrage des parois, etc.

Stratégie et croissance

• Offrir un support administratif à l’équipe Stratégie et croissance.

Exigences du poste

• DEP ou DEC en bureautique, un atout
• 3 à 5 années d’expérience pertinente
• Expérience dans un milieu professionnel, un atout
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office
• Bilinguisme à l'oral et à l'écrit *
• Excellent sens du service à la clientèle
• Sens de l’organisation, autonomie, polyvalence.
• Bonne capacité à gérer le stress et à travailler sous pression.
• Gestion efficace du temps et des priorités.
• Présentation professionnelle et attitude accueillante.
• Bonne aptitude à la collaboration et au travail d’équipe
• Très bonne aptitude à gérer plusieurs tâches à la fois

* Interactions orales et/ou écrites avec des clients unilingue anglophone du Québec

Pourquoi rejoindre Lavery

• Un cabinet d’envergure réputé pour son excellence et son leadership, tant dans l’industrie des services juridiques que dans la communauté d’affaires locale et étrangère
• Lavery est certifié Parité et a été le premier cabinet d’avocats à avoir entamé le processus de certification de l’organisme la Gouvernance au Féminin. Il est également partenaire de l'initiative Fierté au travail, qui vise à promouvoir la diversité, l'inclusion et l'égalité des chances en milieu professionnel et est membre du Réseau québécois pour l’équité, la diversité et l’inclusion (RQEDI). Il est partenaire de longue date avec Justice Pro Bono. Un cabinet engagé activement dans la communauté en soutenant un grand nombre d’organisations, dont Centraide, la Fondation Jeunes en tête, la Fondation des jeunes de la DPJ, Juripopet bien d’autres
• Un environnement stimulant et un centre décisionnel à Montréal où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet
• Pour faire partie d'une équipe humaine, innovatrice et ambitieuse où vous pouvez transformer vos idées en actions concrètes
• Pour collaborer avec des professionnel(le)s reconnu(e)s au-delà des frontières provinciales
• Pour profiter d'un horaire flexible et d'une politique de télétravail hybride compétitive
• Pour une rémunération compétitive
• Pour accéder à une gamme d'avantages sociaux avantageux, incluant des assurances collectives, un régime d’épargne avec participation de l'employeur, la télémédecine, un programme d'aide aux employé(e)s et prendre part à des activités sportives mises sur pied par le cabinet.
• Pour bénéficier de partenariats porteurs et inspirants dans le domaine juridique, des affaires et des communautés où nous sommes impliqués

Si vous vous reconnaissez à travers nos valeurs et la description du poste, veuillez transmettre votre lettre de motivation ainsi que votre curriculum vitae à [e-mail] .

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.

Lavery souscrit à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi. Dans le cadre de notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et à mentionner, le cas échéant, leur appartenance à l’un et l’autre des groupes visés. Nous encourageons les candidatures de femmes, de minorités visibles, de minorités ethniques, de membres des communautés autochtones et de personnes en situation de handicap.

Sur demande, des mesures d’accommodement raisonnables à notre processus de recrutement pourront être offertes aux personnes en situation de handicap.