Coordonnateur principal - Soutien à l’exploitation - Administration - Temporaire

Air Canada Ltd.; Dorval; On-site; CAD 39,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

Régime de retraite

Régime d’actionnariat des employés

Régime de participation aux bénéfices

Soins de santé et dentaires

Job summary

Air Canada recherche un agent administratif temporaire à Montréal, sur place, pour gérer les dossiers de temps et présence et effectuer des tâches administratives quotidiennes.

Vous assurerez la saisie des congés, la gestion des factures via Ariba et le support des activités du service, avec des horaires variables et un accent sur l’exactitude et la confidentialité.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires exigé.
• Au moins trois années d’expérience en travail de bureau.
• Connaissance des applications Microsoft Office.
• La connaissance de SABA et/ou Ariba est un atout.
• Maîtrise de l’orthographe, de la ponctuation et de la grammaire.
• Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale, et pour le formatage et la relecture.
• Rigueur, précision et sens de l’exactitude.
• Aptitude en mathématiques et fiabilité démontrée.
• Possibilité de rédiger des comptes rendus, tâches physiques occasionnelles et horaire variable.

Responsibilities

• Surveiller et gérer les dossiers de temps et de présence et produire les rapports.
• Saisir les demandes de congé et les intégrer dans le système.
• Gérer la boîte courriel partagée et créer des demandes dans TRIRIGA.
• Vérifier, coder et approuver les factures dans Ariba selon les procédures.
• Effectuer le suivi et la tenue à jour des factures et dossiers comptables.
• Maintenir la confidentialité des informations relatives à l’entreprise et au service.
• Mettre à jour les bases de données et fournir un soutien administratif.
• Planifier les formations et coordonner les espaces et ressources.
• Coordonner les événements et les installations.
• Collaborer avec équipes internes et partenaires externes.

Skills

Organisation

Communication

Rigueur

Ponctualité

Gestion du temps

Relations interpersonnelles

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

MS Office

SABA

Ariba

Job description

Lieu de travail : Montréal, QC, Canada (sur place)
Salaire de départ : 27,88 $/heure
Direction : Approvisionnement stratégique et Biens immobiliers
Catégorie : Personnel syndiqué (AIMTA - Employés de bureau)
Type d’emploi : Temporaire

Se joindre à l'équipe d'Air Canada, c'est se joindre à une entreprise canadienne emblématique. Est-ce que l'atteinte de nouveaux sommets, le travail en équipe et la possibilité d'apporter une contribution importante vous passionnent? Lancez votre carrière en vous joignant à notre équipe diversifiée et dynamique, à l'avant-garde du transport aérien de passagers.

Éléments importants à savoir

• La souplesse favorise le rendement : vous vous adapterez à des priorités changeantes, à des charges de travail diversifiées et à des horaires variables tout en maintenant votre concentration et votre efficacité.
• La motivation favorise les résultats : vous prendrez votre journée en main, établirez vos priorités et ferez avancer les choses sans avoir besoin qu’on vous dirige.
• L’exécution de tâches multiples permet d’assurer la fluidité des activités : vous gérerez plusieurs tâches à la fois, établirez efficacement la priorité des tâches et vous assurerez que rien ne tombe entre les mailles du filet, même lorsque vous travaillez sous pression.

Principales fonctions

• Surveiller et gérer quotidiennement les dossiers de temps et de présence, y compris la production des rapports connexes.
• Saisir avec exactitude et en temps opportun toutes les demandes de congé approuvées, notamment les vacances, les banques de temps et les congés sans solde, dans le système de gestion du temps et de la présence.
• Assurer la surveillance de la boîte courriel partagée du service et créer des demandes de service dans TRIRIGA, au besoin.
• Vérifier, coder et approuver les factures dans Ariba conformément aux procédures établies.
• Effectuer le suivi, la vérification et la tenue à jour des factures, des dossiers et des provisions comptables.
• Respecter en tout temps la plus stricte confidentialité lors du traitement des renseignements relatifs aux employés, au service et à l’entreprise.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données du service afin d’assurer l’exactitude et l’actualité de l’information.
• Fournir un soutien administratif aux activités du service et réaliser les tâches assignées dans les délais prescrits.
• Coordonner et planifier les séances de formation du service en veillant à ce que les participants, les ressources et les exigences logistiques soient bien organisés.
• Coordonner les événements, les réservations de salles de formation et les activités liées aux installations.
• Assurer la liaison avec les équipes internes, les fournisseurs externes et les prestataires de services tiers.
• Soutenir la planification de projets ainsi que la documentation et les communications liées aux initiatives en cours.
• Apporter un soutien à la planification des espaces, à la coordination du mobilier et à la distribution des clés.
• Réaliser les activités administratives et financières mensuelles.
• Assurer le suivi des échéances et effectuer les relances nécessaires auprès des parties prenantes afin de garantir le respect des exigences de traitement et de production des rapports mensuels.
• Commander et maintenir les fournitures du service, surveiller les niveaux d’inventaire et veiller à ce que les besoins opérationnels soient satisfaits en temps opportun.
• Établir les priorités de travail de façon autonome tout en fournissant des mises à jour régulières aux gestionnaires et aux parties prenantes.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires.
• Au moins trois années d’expérience en travail de bureau.
• Connaissance des applications Office de Microsoft.
• Connaissance des applications SABA et/ou Ariba, un atout.
• Maîtrise de l’orthographe, de la ponctuation et de la grammaire.
• Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes pour la communication à l’écrit et à l’oral, et habiletés pour le formatage et la lecture d’épreuves.
• Exactitude et minutie.
• Aptitude en mathématiques.
• Ponctualité et fiabilité avérées pour favoriser la réussite globale de l’équipe dans un milieu trépidant.
• Le titulaire de ce poste peut devoir rédiger des comptes-rendus, effectuer des tâches physiques telles que soulever ou grimper, ou travailler selon un horaire variable.

Avantages

• Avantages financiers: Régime de retraite, Régime d'actionnariat des employés, Régime de participation aux bénéfices.
• Bien-être et soins de santé: Régimes de soins de santé, de soins dentaires et d'assurance vie pour vous et votre famille (au besoin).
• Reconnaissance: Brille, le programme de reconnaissance d'Air Canada, vous permet de souligner les efforts exceptionnels.
• Privilèges de voyage: Un genereux programme de facilites de transport pour vous et d'autres personnes admissibles lorsque vous aurez cumulé vingt-huit (28) semaines de service. Le programme offre notamment la possibilité de voyager selon disponibilités, des réductions sur les séjours hoteliers et les locations de voitures, des reductions de Vacances Air Canada, et plus encore.

Conditions d’emploi

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.