Coordonnateur(ice), Opérations de l’équipe, Division du Québec

CNIB; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

CNIB Montréal recherche un coordonnateur/trice, Opérations de l’équipe, Division du Québec, pour assurer les opérations administratives et logistiques du Hub communautaire et de la Division. Vous soutiendrez la direction générale, les gestionnaires et le personnel dans le cadre des programmes et activités du Québec.

Le poste exige une forte orientation service client, l’exactitude et le respect de la confidentialité, avec une capacité à coordonner des volumes importants de documents et à

Qualifications

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Approche axée sur la clientèle et souci du détail.
• Maîtrise de Microsoft Office et d’Office 365, et expérience CRM.
• Solides compétences en organisation et planification, gestion de documents.
• Diplomatie et tact dans les relations avec le personnel et bénévoles.
• Connaissance des normes d’accessibilité (atout).

Responsibilities

• Gérer les opérations et l’administration de la Division du Québec et du Hub communautaire.
• Soutenir la direction et le personnel, coordonner les plannings et les communications.
• Préparer les rapports, ordres du jour et procès-verbaux; assurer le suivi budgétaire.
• Gérer la logistique des réunions et des déplacements locaux, virtuels ou en personne.
• Maintenir la base de données ( Salesforce et répertoires ) et les envois.
• Collaborer avec les bénévoles et soutenir les programmes communautaires.

Education

Certificat, diplôme ou grade d’études postsecondaires dans un domaine connexe

Expérience professionnelle équivalente

Tools

Microsoft Office

Office 365

CRM (Gestion de la relation client)

Job description

Titre du poste : Coordonnateur ou Coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec

Contrat, Temps Plein

Lieu de travail : Montréal (Québec)

Relève de : Directeur général ou Directrice générale, Opérations, Québec et Accessibilité

I. Portée et sommaire des principales responsabilités

La personne titulaire du poste de coordonnateur ou coordonnatrice, Opérations de l’équipe, Division du Québec, assure le bon fonctionnement administratif, logistique et programmatique de la Division du Québec d’INCA. Relevant de la direction générale, elle constitue un soutien de premier plan pour la direction générale et le personnel du Québec, tout en contribuant à faire du Hub communautaire d’INCA un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel. Elle aide à promouvoir une culture inclusive, défend des normes élevées de service à la clientèle et soutient la mobilisation des bénévoles dans l’ensemble des activités au Québec.

Ce poste exige un niveau supérieur d’expertise en service à la clientèle, d’exactitude, de confidentialité, de jugement éclairé et de diplomatie dans les relations avec le personnel, les bénévoles et les personnes participantes, à tous les échelons de l’organisme.

II. Fonctions essentielles

Opérations et administration

• Exécuter et coordonner les responsabilités programmatiques, opérationnelles, administratives et logistiques de la Division du Québec et de son Hub communautaire.
• Contribuer à faire du Hub communautaire un lieu accueillant pour les personnes participantes, les bénévoles et le personnel, en participant régulièrement à la rotation des horaires du personnel du Hub local.
• Offrir un soutien au personnel des programmes, aux bénévoles et aux personnes participantes dans la prestation des programmes communautaires d’INCA.
• Fournir un soutien administratif à la direction générale, aux gestionnaires et aux chefs de programme, notamment en rédigeant, triant, distribuant et expédiant la correspondance et le matériel courants à l’interne, à l’équipe nationale et à l’externe, y compris le courrier sortant et les envois par messagerie.
• Préparer des rapports, traiter des données et rédiger et distribuer les ordres du jour et procès-verbaux des réunions, au besoin.
• Coordonner la logistique des réunions d’équipe, en mode virtuel ou en personne, notamment la planification en fonction des disponibilités, l’envoi des ordres du jour et la préparation de la salle ou de la plateforme.
• Saisir et coder les factures et préparer les rapports de dépenses dans le système prévu à cet effet.
• Traiter et déposer les sommes liées aux comptes clients et à la gestion des dons.
• Commander et gérer l’inventaire des fournitures de bureau, de la papeterie et du matériel promotionnel, et effectuer les achats courants du bureau.
• Coordonner les demandes d’entretien des locaux et du matériel informatique, et remettre au personnel et aux locataires les clés et les codes de sécurité au besoin, en remplissant et en classant électroniquement les documents nécessaires.
• Agir comme intermédiaire entre les fournisseurs et l’équipe de direction.
• Assurer le suivi des absences et des remplacements des membres de l’équipe, afin de tenir à jour le centre d’appel.
• Assurer la gestion efficace de la base de données Salesforce et des répertoires de contacts, y compris les listes d’envoi ; les dossiers des membres, des partenaires, des ressources, des personnes participantes et des bénévoles ; les inscriptions aux programmes ; les heures de service des bénévoles ; la présence aux programmes ; ainsi que les rapports et sondages destinés à la direction, aux bailleurs de fonds et aux responsables de programme, sur demande.
• Accompagner l’équipe lors de certains déplacements professionnels, au besoin.

III. QualificationsConnaissances et compétences requises

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Approche axée sur la clientèle et souci du détail.
• Maîtrise de Microsoft Office et d’Office 365, et expérience de travail dans un environnement de base de données ou de gestion de la relation client (CRM), y compris les requêtes.
• Solides compétences en organisation et en planification, avec la capacité de coordonner de grands volumes de documents et de respecter des échéances simultanées ou conflictuelles.
• Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie dans les situations difficiles ou avec les personnes difficiles, et de travailler sous pression.
• Bonnes aptitudes pour l’établissement de relations et le réseautage avec une variété de parties prenantes.
• La connaissance des normes et des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité constitue un atout.

Expérience et scolarité

• Certificat, diplôme ou grade d’études postsecondaires dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.
• Deux années ou plus d’expérience en administration, en soutien à la direction, en service à la clientèle ou en prestation de services, de préférence au sein d’un organisme caritatif ou sans but lucratif.
• Une expérience en mobilisation des bénévoles constitue un atout.
• Une expérience personnelle ou professionnelle liée à la cécité et à la perte de vision est considérée comme un atout.

Langues

• Le bilinguisme en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit, est requis.

Environnement de travail

• Le lieu de travail quotidien est situé sur place au Hub communautaire de Montréal.
• Disposition à travailler selon des horaires flexibles, y compris une présence occasionnelle lors de programmes ou d’événements en soirée ou la fin de semaine.
• Capacité de se déplacer de façon autonome vers les communautés du Québec, avec des déplacements à l’intérieur de la province et, à l’occasion, à l’extérieur, selon les besoins.
• L’accès à un véhicule et la capacité de conduire constitue un atout important.

Le CNIB s'engage à offrir des mesures d'adaptation aux candidats ayant un handicap et collaborera avec ceux qui en feront la demande à n'importe quelle étape du processus d'embauche.