Coordonnateur de bureau / Assistant exécutif | Office Manager / Executive Assistant

Office Manager / Assistant exécutif

Nous recherchons un(e) Office Manager & Adjoint(e) Exécutif(ve) polyvalent(e) et organisé(e) pour assurer la gestion quotidienne de nos bureaux et soutenir activement la direction ainsi que les équipes internes (RH, comptabilité, techniques). Ce poste centralise les responsabilités administratives, logistiques, organisationnelles et communicationnelles de l’entreprise, tout en contribuant à maintenir un environnement de travail agréable, efficace et collaboratif.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion globale du bureau : entretien des lieux, approvisionnement (fournitures, matériel informatique, objets corporatifs, nourriture, etc.), gestion des fournisseurs et services (ménage, entretien, informatique, etc.).
• Coordonner l’organisation d’événements et de réunions : pour la direction, les équipes internes et les clients (rencontres, activités, événements spéciaux).
• Fournir un soutien administratif au CEO : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, rappels, préparation de documents (PowerPoint, Excel, etc.).
• Assister les employés dans leurs demandes courantes : comptes de dépenses, voyages d’affaires (billets, hôtels), demandes administratives diverses.
• Gérer les processus comptables de base : comptes payables et recevables, facturation, suivi et archivage de la documentation financière et légale.
• Mettre en place et maintenir les procédures internes : politiques administratives, système d’archivage, gestion de l’espace, santé et sécurité.
• Administrer les outils numériques : accès Microsoft 365, création de comptes, réservations de bureaux, systèmes informatiques internes.
• Coordonner l’intégration des nouveaux employés : préparation du poste de travail, kit d’accueil, accès aux systèmes, présentation des politiques internes.
• Animer la vie d’entreprise et la communication : publications LinkedIn, coordination des moments clés (anniversaires, paniers de Noël, team building), soutien visuel avec l’infographiste.
• Contribuer à l’amélioration continue : gestion de projets internes, mise en place de nouveaux outils ou processus, rôle de premier contact pour les demandes internes et redirection aux bons interlocuteurs.

Profil recherché

• Expérience dans un rôle similaire est un atout
• Excellent sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Sens du service, de la discrétion et du travail bien fait
• Excellentes compétences relationnelles
• Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois et à prendre des initiatives
• Bilinguisme est un atout
• Aisance avec les outils bureautiques (Microsoft 365 notamment)

Les avantages de travailler chez Groupe Avversita

• Salaire et avantages compétitifs (Assurances collectives, accès conditionnement physique, café, et autres)
• Mode de travail hybride (télétravail, notre bureau de Montréal et bureaux de nos clients)
• Une ambiance de travail conviviale dans le milieu de la consultation entouré de passionnés exceptionnels;
• Éventail de projets intéressants dans notre pratique établie et reconnue
• Accessible en transport en commun et stationnement disponible
• Entreprise en forte croissance

Office Manager / Executive Assistant

We are looking for a versatile and well-organized Office Manager & Executive Assistant to oversee the daily operations of our offices and provide active support to our leadership and internal teams (HR, accounting, technical). This role centralizes the company’s administrative, logistical, organizational, and communication responsibilities, while contributing to a pleasant, efficient, and collaborative work environment.

Key Responsibilities

• Oversee office operations: upkeep of premises, supplies (office, IT, corporate items, kitchen needs, etc.), vendor and service management (cleaning, maintenance, IT, etc.).
• Coordinate meetings and event planning: for leadership, internal teams, and clients (meetings, activities, special events).
• Provide administrative support to the CEO: calendar management, scheduling, reminders, preparation of documents (PowerPoint, Excel, etc.).
• Assist employees with day-to-day requests: expense reports, travel arrangements (flights, hotels), and general administrative needs.
• Manage basic accounting processes: accounts payable and receivable, invoicing, recordkeeping, and document archiving.
• Develop and maintain internal procedures: office policies, archiving system, space management, health and safety protocols.
• Administer digital tools: Microsoft 365 access and licenses, user account creation, workspace booking systems.
• Coordinate employee onboarding: prepare workstations, welcome kits, system access, and policy presentations.
• Support internal communication and company culture: LinkedIn posts, team events (birthdays, holiday gifts, team building), work closely with the graphic designer for visuals.
• Contribute to continuous improvement: manage internal projects, implement new tools or processes, serve as first point of contact for staff requests and ensure proper follow-up.

What We Are Looking For

• Experience in a similar role is an asset
• Strong organizational skills, attention to detail, and autonomy
• Service-oriented mindset, discretion, and a commitment to quality
• Excellent interpersonal and communication skills
• Ability to handle multiple priorities and take initiative
• Bilingualism (French & English) is an asset
• Comfortable with office tools (especially Microsoft 365)

Why Join Groupe Avversita?

• Competitive salary and benefits (group insurance, fitness perks, free coffee, and more)
• Hybrid work environment (remote work, our Montreal office, and client sites)
• Friendly and collaborative consulting atmosphere with exceptional and passionate colleagues
• Wide range of exciting projects within our established and recognized practice
• Easily accessible by public transit and on-site parking available
• A fast-growing company with great development opportunities