Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative

Les Industries DICI inc.; Toronto; On-site; CAD 55,000 - 65,000; Full time

Job summary

Les Industries DICI inc. recherche coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative sous la supervision du gestionnaire YTZ, auprès de l'équipe des opérations aéroportuaires, pour prendre en charge l'administration et la paie.

Le poste implique la gestion des feuilles de présence, des horaires et des échanges de quarts. Vous assurerez les soumissions et suivis de paie, collaborerez avec le service de paie, et veillerez à la conformité des congés et vacances, tout en préservant le budget

Qualifications

• Maîtrise avancée de Google Workspace, Word, Excel et PowerPoint.
• Une année d'expérience en paie et applications.
• Expérience en établissement des horaires.
• Organisation et multitâche élevée.
• Connaissance des règlements sur les horaires du Code canadien du travail.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Capacité à taper 50 mots par minute.
• Relations de travail positives et coopératives.

Responsibilities

• Responsable de toutes les soumissions, du suivi et des ajustements de la paie.
• Liaison avec le service de la paie pour résoudre les divergences salariales.
• Suivi des heures supplémentaires et de la banque de temps.
• Traiter et suivre les échanges et les abandons de quarts.
• Coordonner les demandes de congé et de vacances.
• Mettre à jour le suivi des présences et surveiller les infractions.
• Examiner le suivi des présences mensuellement et ajuster si nécessaire.
• Planifier des séances de coaching avec le superviseur et l'équipe.
• Suivi de la progression des employés sur les tâches modifiées ou réclamations WSIB.
• Coordonner l'horaire de formation et combler les quarts pour maîtriser les coûts.

Skills

Souci de la sécurité

Travail d'équipe

Service client interne/extérieur

Initiative

Orientation vers les résultats

Favoriser la communication

Gestion du temps

Résolution de problèmes

Autonomie

Multitâche

Tools

Google Suites

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Sous la supervision du gestionnaire, YTZ, le coordonnateur administratif / la coordonnatrice administrative est le principal point de contact pour tous les membres de l'équipe des opérations aéroportuaires en matière d'administration et de paie.

Fonctions et responsabilités

• Responsable de toutes les soumissions, du suivi et des ajustements de la paie
• Assurer la liaison avec le service de la paie pour résoudre toute divergence salariale
• Suivre les heures supplémentaires et la banque de temps
• Traiter et suivre les échanges et les abandons de quarts
• Coordonner les demandes de congé et de vacances
• Mettre à jour et surveiller le suivi des présences, y compris les infractions évitables et inévitables
• Examiner le suivi des présences sur une base mensuelle et déterminer si des mesures sont nécessaires.
• Suivi des présences et planification de séances de coaching avec le superviseur et le membre de l'équipe
• Suivi de la progression des employés en tâches modifiées ou en réclamation de la WSIB
• Coordonner l'horaire de formation avec l'apprentissage et le développement et combler les quarts de travail en vue de gérer les coûts
• Examiner l'horaire jusqu'à 72 heures à l'avance pour s'assurer de ressources adéquates
• Envoyer des communications aux membres de l'équipe concernant les quarts ouverts nécessitant une couverture
• Tenir divers tableurs à jour sur une base quotidienne.
• Préparer les offres d'horaires pour les heures syndiquées conformément à la convention collective, pour répondre à la demande opérationnelle tout en maintenant un budget de fonctionnement.
• Préparer et administrer une offre de vacances annuelle pour les membres syndiqués de l'équipe.
• Répondre aux questions des membres de l'équipe concernant les lignes d'offre, le temps de vacances et les changements, les échanges de quarts et la paie.
• Autres tâches assignées

Compétences comportementales

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.

• Travail d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.

• Service aux passagers / à la clientèle : Offrir une excellence de service aux clients internes et/ou externes (passagers).

• Initiative : Aborder les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.

• Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts sur l'obtention de résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.

• Favoriser la communication : Écouter et communiquer ouvertement, honnêtement et respectueusement avec différents publics, en favorisant le dialogue et en instaurant un consensus.

Qualifications

• Exiger une grande maîtrise du programme Google Suites, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Exiger 1 an d'expérience professionnelle dans la paie et les applications
• Exiger 1 an d'expérience professionnelle dans l'établissement des horaires
• Être organisé et très capable de faire du multifonctionnalité
• Familiarité avec les règlements de base sur les horaires du Code canadien du travail
• Les tâches exigent des compétences de communication verbale et écrite professionnelles et la capacité de taper 50 mots par minute
• Antécédents positifs d'établissement et de maintien de relations de travail positives et coopératives avec les autres, tant à l'interne qu'à l'externe.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite
• Capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions pour améliorer l'efficacité organisationnelle
• Capacité à entreprendre des tâches autogéréesExcellentes compétences en gestion du temps
• Souci du détail ; la capacité de prioriser en évaluant les situations pour déterminer l'urgence