Coordonnateur Administratif

Plan Group Inc.; Ottawa; On-site; CAD 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

Une entreprise de construction recherche un coordonnateur administratif à Ottawa. Le candidat idéal a au moins 2 ans d'expérience, d'excellentes compétences organisationnelles, et maîtrise les outils de gestion de projet. Le poste implique d'assister les chefs de projet, gérer les documents et la communication avec les équipes internes et externes. Une bonne connaissance de Procore et SharePoint est un plus.

Qualifications

• Au moins 2 ans d'expérience dans des fonctions administratives ou de coordination de projets.
• Capacité à établir des priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif quotidien aux chefs de projet.
• Organiser des réunions et suivre les livrables clés.
• Gérer les documents liés aux projets, tels que les demandes d'informations.

Skills

Compétences organisationnelles

Communication écrite

Gestion de projet

Maîtrise de Microsoft Office

Travail en équipe

Tools

Procore

SharePoint

Excel

Job description

Overview

Nous recherchons un coordonnateur administratif pour rejoindre notre équipe électrique. Vous jouerez un rôle clé en aidant nos équipes de projet à réaliser des travaux qui façonnent les communautés et stimulent l'innovation. En effectuant les tâches administratives quotidiennes, en coordonnant la communication et en traitant les documents importants liés aux projets, vous contribuerez à maintenir les projets sur la bonne voie. Si vous êtes organisé, proactif et à l'aise avec les outils de gestion de projet, c'est une excellente occasion de bâtir votre carrière au sein d'une entreprise qui valorise la collaboration et la qualité.

Ce poste est basé à Ottawa, Ontario.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif quotidien aux chefs de projet et aux équipes de chantier.
• Organiser des réunions, mettre à jour les calendriers des projets, suivre les livrables clés et rédiger les comptes rendus de réunion.
• Gérer les documents liés aux projets, tels que les demandes d'informations, les soumissions, les ordres de modification et les instructions de chantier.
• Maintenir les systèmes de classement numériques (tels que Procore et SharePoint) organisés et à jour, en veillant à ce que les documents soient correctement partagés et contrôlés.
• Gérer la communication quotidienne avec les équipes internes, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants; surveiller les boîtes de réception partagées et assurer le suivi si nécessaire.
• Aider l'achat en préparant les bons de commande, en coordonnant avec les fournisseurs, en assurant le suivi des stocks et en enregistrant les marchandises reçues.
• Travailler avec les fournisseurs pour confirmer les livraisons et s'assurer qu'elles respectent les règles d'accès au site et de conformité.
• Aider la gestion du temps, la facturation et le suivi des dépenses.
• Tenir à jour les registres de sécurité, aider à planifier les réunions de sécurité et veiller à ce que les exigences du site soient respectées.
• Soutenir l'intégration et le départ des membres de l'équipe; tenir à jour les dossiers du personnel et aider à organiser les formations.
• Utiliser les outils du projet (par exemple, Procore, SharePoint, Excel) pour gérer les données, suivre les indicateurs et résoudre les problèmes systèmes.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, coordonner les besoins en équipement et aider à la signalisation du site et à la planification des événements.

Qualifications

• Au moins 2 ans d'expérience dans des fonctions administratives ou de coordination de projets, de préférence dans le secteur de la construction ou secteurs connexes.
• Être éligible et à l'aise pour obtenir une habilitation de sécurité de niveau III (Secret).
• Solides compétences organisationnelles, capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités dans un environnement dynamique.
• Expérience dans les domaines de l'approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et des achats, et de l’aide à la planification d’événements.
• Maîtrise de Microsoft Office et connaissance des outils de gestion de projet tels que Procore et SharePoint.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale; souci du détail et solides compétences en tenue de dossiers.
• Compréhension de base des processus de facturation, de suivi des dépenses et de gestion du temps.
• La connaissance de la documentation et de la conformité en matière de sécurité est un atout.
• Capacité à travailler de manière indépendante et collaborative, avec professionnalisme dans le traitement des informations sensibles.
• Une expérience dans le soutien du personnel de terrain et de bureau est préférable.