Coordinator, Estates Administration

Heart and Stroke Foundation of Canada; Toronto; Hybrid; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Join a forward-thinking organization dedicated to promoting health and saving lives. As a Coordinator in Estates Administration, you will play a vital role in managing bequests and charitable gifts. This position requires meticulous attention to detail and excellent communication skills to liaise with various stakeholders. Enjoy a flexible hybrid working model and generous benefits, including a competitive salary and ample paid time off. If you are passionate about making a difference in people's lives and thrive in a collaborative environment, this opportunity is for you.

Benefits

Generous Paid Time Off

Health, Medical, Dental, and Vision Benefits

Life Insurance

Disability Benefits

Employee Assistance Program (EAP)

Defined Contribution Pension Plan

Flexible Hybrid Working Model

Reimbursement for Mobile Phones

Home Office Setup Support

Professional Development Opportunities

Qualifications

• 1-3 years in legal or banking, focusing on document review.
• Experience in estate administration or charitable work is an asset.
• Strong attention to detail and organizational skills required.

Responsibilities

• Coordinate estate files and ensure proper documentation.
• Maintain strong relationships with stakeholders and provide support.
• Record transactions and update databases for accurate tracking.

Skills

Communication Skills

Customer Service

Organizational Skills

Problem Solving

Time Management

Discretion with Confidential Information

Proficiency in French

Education

College Diploma

University Degree

Law Clerk Certification

Tools

Microsoft Office

Fundraising Database

Job description

Who we are

At Heart & Stroke our mission is to promote health, save lives and enhance recovery. We are committed to a culture that exemplifies our core values: champion health, practice humility, embrace change, drive impact, learn and grow and be heartfelt as we work together to beat heart disease and stroke.

We believe in equity, diversity and inclusion ― it’s embedded in our values and core mission work to support all people in Canada to lead healthier lives. We are committed to applying this principle to cultivate a welcoming environment that embraces diversity among our employees. Candidates from diverse backgrounds, including but not limited to, Indigenous peoples, racialized communities, 2SLGBTQIA+ communities, women, and people living with disabilities are encouraged to apply.

To learn more about our mission, values, commitment to EDI, and the difference Heart & Stroke makes in the lives of people in Canada at every age, please visit our website.

The opportunity

Please note H&S offers hybrid option. This role requires attendance at our Toronto office twice a week.

The Coordinator, Estates Administration supports the administration of all bequests, charitable gift annuities, life insurance policies, charitable remainder trusts for most of Canada, for the Heart and Stroke Foundation of Canada. The incumbent displays high attention to detail and superior organizational skills in dealing with the significant value ($30million annually) and complexity of this portfolio. Excellent communication and customer service skills are key to working with internal and external stakeholders (next of kin, executors, lawyers, advisors, charities, trustees).

How you will make an impact every day

Program Coordination

• Review documentation and open estates to determine status and follow up with executors, trustees and lawyers to ensure estate files are moving forward appropriately.

• Establish and adhere to workflow procedures that enable prioritization for collections, releases and other file documentation for action and follow-up to facilitate cash flows.

• Coordinate the communications for the program, including seeking the advice of the Foundation’s legal counsel (for Bequests) and Agent of Record (for Insurance Policies), answering inquiries from solicitors and potential donors and acting as a liaison with bequest administrators from other provinces and at other charitable organizations.

• Independently and/or in consultation with the Senior Manager, Estate Administration seek advice of the Foundation’s Legal counsel, other charities, financial planners and insurance agents to ensure the most beneficial results on issues of mutual interest.

• Alert Senior Manager, Estate Administration to all potential contentious estate matters, time-sensitive issues, public relations implications, litigation determine proper communication with internal and external stakeholders.

• Collect and analyze data for the development of the annual business reviews with Senior Manager, Estate Administration

Program Administration

• Open, monitor, and independently review legal documentation received using specialized knowledge of bequest administration, and make decisions within defined functional limitations, paying close attention to legal requirements, Public Trustee regulations family and estate law.

• Review notifications and enter information into the database and coordinate with estates specialist to respond with the appropriate correspondence.

• Verify all estate accounts to ensure that all claims are valid and legal, executor fees are within acceptable and legally stipulated limits, prior to approval by the Senior Manager, Estate Administration.

• Prepare the legal releases as appropriate under seal for signature by the Manager, Estate Administration during various stages of the administration process ensuring that all information in the releases are accurate and legally binding.

• Responsible for all administration work as it pertains to payments from Life Insurance Policies and Charitable Remainder Trusts in the name of the Foundation, liaising with donors, external insurance consultants/agents, legal representatives and internal stakeholders.

Customer Service

• Advise Legacy Team when new major gift or Legacy prospects are identified through relationships with next of kin, executor(s) or trustee.

• Develop and maintain strong internal and external relationships.

• Provide timely support for all aspects of the program to internal and external stakeholders

• Work in conjunction with other H&S departments to ensure gift designation and recognition are met, on an as-needed basis (e.g., research, regional offices, etc.).

Database Administration

• Record all transactions and update all daily incoming correspondence in databases and act as the point person for key reports relating to the Legacy Program

• Maintain current and accurate database information to ensure accurate revenue tracking, giving trends and analysis.

• Develop, monitor and provide historical data, metrics and analysis to assist in forecasting.

Who we need

Experience

• 1–3 years of relevant experience in the legal or banking industry, particularly in legal document review and compliance.

• Estate administration, legal or trust administration in Common law would be an asset

• Charitable work or volunteering experience an asset

• Experience with or understanding tax filing would be an asset

Education

• College Diploma, University Degree preferable

• Law Clerk certification or formal legal training an asset

Skills

• Proficiency in French an asset

• High degree of discretion required with confidential financial and personal information.

• Ability to problem solve in varied situations.

• Strong time management and organizational skills with emphasis on detail and accuracy.

• Ability to proactively manage and prioritize deliverables.

• Strong verbal and written communication skills with both external and internal stakeholders.

• Excellent customer service skills

• Highly professional communication manner

• Able to work independently and as part of a team; be a self-starter with a strong desire to learn, grow and take initiative.

• Proficient with Microsoft Office and good fundraising database skills.

What we offer

At Heart & Stroke, we make it a priority to foster a culture of caring by implementing practices and programs that foster respect, compassion, trust and attentiveness to our own and others’ health and well-being.

In addition to a competitive salary, we believe that time off is integral to the personal health and wellness of our employees. We offer a generous paid time-off package including vacation days, personal days, wellness days, and paid company-wide closure between December 25 and January 1. We also provide competitive health, medical, dental and vision benefits, life insurance, disability benefits, an employee assistance program (EAP) and a defined contribution pension plan with employer matching. Our employees also enjoy a flexible hybrid working model and reimbursement for mobile phones and home office setup, as well as opportunities for professional development.

Apply now

If you want to join the fight to beat heart disease and stroke, please apply by sending your resume by May 23, 2025. Applicants must be currently residing in Canada and legally entitled to work in Canada.

Only those candidates that qualify will be selected for an interview. At this time, all interviews are being conducted via phone and/or video call ― we look forward to “virtually” meeting you!

Accommodation

We are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. If you have been contacted for an interview and require accommodation to participate in the recruitment and selection process, please let us know and we will do our best to address your needs.

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Qui sommes-nous?

À Cœur + AVC, notre mission consiste à promouvoir la santé, à préserver la vie et à favoriser le rétablissement. Nous préconisons une culture qui représente nos valeurs fondamentales alors que nous combattons ensemble les maladies du cœur et l’AVC, c’est-à-dire : favoriser la santé, faire preuve d’humilité, accueillir le changement, maximiser notre impact, apprendre et évoluer, et être chaleureux.

Nous croyons à l’importance de l’équité, de la diversité et de l’inclusion; elles forment une partie intégrante de nos valeurs et de notre mission principale, qui consiste à aider les gens de partout au pays à améliorer leur santé. Nous nous engageons à appliquer ce principe afin de créer un environnement accueillant qui favorise la diversité parmi les membres de notre personnel. Les candidates et candidats de divers horizons, qui appartiennent notamment aux peuples autochtones, aux groupes racisés et aux communautés 2SLGBTQIA+, de même que les femmes et les personnes handicapées, sont encouragés à postuler.

Pour en apprendre davantage sur notre mission, nos valeurs, notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et l’impact de Cœur + AVC dans la vie des personnes de tous âges au pays, visitez notre site Web.

De qui avons-nous besoin?

Veuillez noter que H&S offre une option hybride. Ce poste nécessite une présence à notre bureau de Toronto deux fois par semaine.

Le Coordonnateur, Administration des successions, soutient l'administration de tous les dons testamentaires, rentes de bienfaisance, polices d'assurance-vie et fiducies résiduelles de bienfaisance pour la majeure partie du Canada, pour la Fondation des maladies du cœur et de l'AVC du Canada. Le titulaire du poste fait preuve d'une grande attention aux détails et de compétences organisationnelles supérieures pour gérer la valeur significative (30 millions de dollars par an) et la complexité de ce portefeuille. D'excellentes compétences en communication et en service à la clientèle sont essentielles pour travailler avec les parties prenantes internes et externes (proches parents, exécuteurs testamentaires, avocats, conseillers, organismes de bienfaisance, fiduciaires).

Comment allez-vous avoir un impact au quotidien?

Coordination de programme

• Revoir la documentation et ouvrir les successions pour déterminer leur statut et suivre avec les exécuteurs testamentaires, les fiduciaires et les avocats afin de s'assurer que les dossiers de succession avancent correctement.

• Établir et respecter les procédures de flux de travail qui permettent de prioriser les collections, les libérations et autres documents de dossier pour action et suivi afin de faciliter les flux de trésorerie.

• Coordonner les communications pour le programme, y compris demander l'avis du conseiller juridique de la Fondation (pour les legs) et de l'agent de dossier (pour les polices d'assurance), répondre aux demandes des avocats et des donateurs potentiels et agir en tant que liaison avec les administrateurs de legs d'autres provinces et d'autres organismes de bienfaisance.

• Indépendamment et/ou en consultation avec le gestionnaire principal, Administration des successions, demander l'avis du conseiller juridique de la Fondation, d'autres organismes de bienfaisance, de planificateurs financiers et d'agents d'assurance pour garantir les résultats les plus bénéfiques sur les questions d'intérêt mutuel.

• Alerter le gestionnaire principal, Administration des successions, de toutes les questions de succession potentiellement litigieuses, des problèmes sensibles au temps, des implications en relations publiques, des litiges et déterminer la communication appropriée avec les parties prenantes internes et externes.

• Collecter et analyser les données pour le développement des revues annuelles d'affaires avec le gestionnaire principal, Administration des successions.

Administration du programme

• Ouvrir, surveiller et examiner indépendamment la documentation juridique reçue en utilisant des connaissances spécialisées en administration des legs, et prendre des décisions dans des limites fonctionnelles définies, en prêtant une grande attention aux exigences légales, aux règlements du curateur public, à la famille et au droit des successions.

• Revoir les notifications et entrer les informations dans la base de données et coordonner avec le spécialiste des successions pour répondre avec la correspondance appropriée.

• Vérifier tous les comptes de succession pour s'assurer que toutes les réclamations sont valides et légales, que les frais d'exécuteur sont dans les limites acceptables et légalement stipulées, avant approbation par le gestionnaire principal, Administration des successions.

• Préparer les libérations légales appropriées sous sceau pour signature par le gestionnaire, Administration des successions, à divers stades du processus d'administration en s'assurant que toutes les informations dans les libérations sont exactes et légalement contraignantes.

• Responsable de tout le travail administratif en ce qui concerne les paiements des polices d'assurance-vie et des fiducies résiduelles de bienfaisance au nom de la Fondation, en liaison avec les donateurs, les consultants/agences d'assurance externes, les représentants légaux et les parties prenantes internes.

Service à la clientèle

• Conseiller l'équipe des dons planifiés lorsque de nouveaux dons majeurs ou dons planifiés sont identifiés grâce aux relations avec les proches, les exécuteurs testamentaires ou les fiduciaires.

• Développer et maintenir des relations solides internes et externes.

• Fournir un soutien rapide pour tous les aspects du programme aux parties prenantes internes et externes.

• Travailler en collaboration avec d'autres départements de H&S pour s'assurer que la désignation et la reconnaissance des dons sont respectées, au besoin (par exemple, recherche, bureaux régionaux, etc.).

Administration de la base de données

• Enregistrer toutes les transactions et mettre à jour toute la correspondance entrante quotidienne dans les bases de données et agir en tant que personne de contact pour les rapports clés relatifs au programme des legs.

• Maintenir des informations de base de données actuelles et précises pour garantir un suivi précis des revenus, des tendances de dons et des analyses.

• Développer, surveiller et fournir des données historiques, des métriques et des analyses pour aider à la prévision.

Type de personne recherchée

Expérience

• 1 à 3 ans d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou bancaire, en particulier dans la révision et la conformité des documents juridiques.

• Une expérience en administration des successions, en administration juridique ou fiduciaire dans le cadre du droit commun est un atout.

• Une expérience de travail ou de bénévolat au sein d’organismes à but non lucratif est un atout.

• Une expérience ou une compréhension des déclarations de revenus est un atout.

Formation

• Diplôme collégial, diplôme universitaire préférable

• Certification d'adjoint juridique ou formation juridique formelle est un atout

Compétences

• La maîtrise du français est un atout.

• Un haut degré de discrétion est requis pour les informations financières et personnelles confidentielles.

• Capacité à résoudre des problèmes dans des situations variées.

• Compétences solides en gestion du temps et en organisation, avec un accent sur les détails et la précision.

• Capacité à gérer et à prioriser de manière proactive les livrables.

• Compétences solides en communication verbale et écrite avec les parties prenantes internes et externes.

• Excellentes compétences en service à la clientèle.

• Communication hautement professionnelle.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe; être autonome avec un fort désir d'apprendre, de grandir et de prendre des initiatives.

• Maîtrise de Microsoft Office et bonnes compétences en bases de données de collecte de fonds.

Ce que nous offrons

À Cœur + AVC, une de nos priorités est de favoriser une culture de bienveillance en mettant en œuvre des pratiques et des programmes qui promeuvent le respect, la compassion, la confiance et le souci de la santé et du bien-être individuels et collectifs.

En plus d’offrir un salaire concurrentiel, nous considérons que les congés sont essentiels à la santé et au bien-être personnels des membres du personnel. Nous offrons de généreux congés payés comprenant des jours de vacances, des congés personnels, des jours de congé bien-être et des congés payés entre Noël et le jour de l’An pour l’ensemble du personnel. De plus, nous offrons un régime d’avantages sociaux avantageux, comprenant les soins de santé, les soins médicaux, les soins dentaires et les soins de la vue, en plus d’une assurance vie, de prestations d’invalidité, d’un programme d’aide aux employés (PAE) et d’un régime de retraite à cotisations déterminées auquel l’employeur cotise à parité avec l’employée ou l’employé. Les membres du personnel de Cœur + AVC bénéficient également de modalités de travail hybrides et flexibles, du remboursement des coûts associés à l’utilisation d’un téléphone cellulaire et à l’aménagement d’un bureau à domicile, ainsi que d’occasions de perfectionnement professionnel.

Postulez dès maintenant

Si vous voulez vous joindre à la lutte contre les maladies du cœur et l’AVC, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitæ d’ici le 23 Mai 2025. Les candidates et candidats doivent résider actuellement au Canada et être légalement autorisés à travailler au pays.

Nous communiquerons uniquement avec les candidates et candidats qui se qualifient pour les inviter à une entrevue. À l’heure actuelle, toutes les entrevues sont réalisées par téléphone ou vidéoconférence. Nous avons hâte de vous rencontrer « virtuellement »!

Mesures d’adaptation

Nous nous engageons à assurer un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle. Si nous vous invitons à passer une entrevue et que vous avez besoin de certaines mesures d’adaptation pour pouvoir participer au processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en aviser, et nous ferons notre possible pour répondre à vos besoins.

Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre une organisation inclusive qui valorise la communication efficace et le travail d’équipe au-delà des frontières linguistiques, nous vous encourageons à postuler.