Coordinateur-trice des Clubs / Clubs Coordinator

Toronto Film School; Ottawa; On-site; CAD 60,000; Full time

Job summary

Une institution reconnue recherche un·e coordinateur·trice des clubs pour superviser les opérations et soutenir les activités des groupes étudiants. Le poste exige des compétences en gestion et communication, un diplôme pertinent et la capacité de travailler efficacement en équipe. C'est une opportunité pour ceux qui cherchent à enrichir l'expérience universitaire des étudiants à l'Université d'Ottawa. Le bilinguisme est requis pour ce poste.

Qualifications

• Bilinguisme en français et anglais est obligatoire.
• Expérience en gestion de bénévoles et coordination de programmes.
• Compétences interpersonnelles et de communication exceptionnelles.

Responsibilities

• Superviser les opérations du SAC, gérer le personnel et les bénévoles.
• Planifier des événements et coordonner les besoins des clubs.
• Assurer le respect des politiques et des limites budgétaires.

Skills

Coordination

Communication

Flexibilité

Education

Diplôme postsecondaire en administration publique ou discipline connexe

Tools

Google Workspace

Microsoft Office

Job description

Coordinateur·trice des clubs

Service d’administration des clubs (SAC)

Heures de travail: 35heures par semaine

Salaire: 60000$ (avec augmentations et avantages conformément à la Convention collective)

Sous la responsabilité du/de la: Directeur du développement des entreprises

Ce poste est syndiqué au sein du SCFP4943.

Le SAC a été fondé en 2014 en tant que club servant de ressource pour les besoins promotionnels des autres clubs. Depuis, le SAC est devenu un service du Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) et s’est imposé comme le centre des clubs de l’Université d’Ottawa. Il a été renommé Service d’administration des clubs en 2023. Nous disposons d’une équipe de bénévoles et d’employé·e·s dévoué·e·s qui travaillent toute l’année pour offrir aux étudiant·e·s la meilleure expérience universitaire possible!

Description du poste

Le ou la coordinateur·trice des clubs du SAC est une personne motivée et enthousiaste dont l’objectif principal est de connecter les étudiant·e·s à des opportunités parascolaires en aidant les clubs de l’Université d’Ottawa et d’autres groupes étudiants dans tous leurs projets incroyables!

Responsabilités

• Superviser toutes les opérations du Service d’administration des clubs (SAC), y compris la coordination des bénévoles et du personnel afin d’assurer le bon fonctionnement de tous les programmes et services offerts.
• Examiner avec diligence et recommander au Comité des clubs et aux organes de contrôle compétents les décisions liées au financement, aux examens et à l’enregistrement des clubs ainsi que d’autres demandes liées aux clubs.
• Aider à la planification d’événements et à la revendication pour les groupes étudiants reconnus par le SÉUO.
• Coordonner les réunions avec les membres de l’Exécutif et les membres des clubs pour mieux comprendre leurs besoins spécifiques et trouver des solutions pour que le SAC et le SÉUO puissent mieux soutenir les clubs.
• Signaler au directeur du développement des entreprises tout problème majeur concernant la communauté des clubs.
• Veiller à ce que les activités du SAC respectent les limites budgétaires, les politiques et les délais prescrits.
• Effectuer des tâches administratives (répondre aux courriels, rédiger des lettres), rédiger des rapports, etc.
• Trier les demandes de statut et de financement des clubs dans le respect de nos politiques et lignes directrices.
• Superviser les opérations générales du Centre et s’assurer qu’elles sont maintenues dans les limites du budget prescrit, y compris la gestion du budget et la collecte de fonds.
• Fournir des conseils sur les politiques relatives aux clubs, tout en restant à jour des documents actuels qui régissent les groupes étudiants.
• Créer et animer des ateliers, des événements et des groupes de discussion liés au mandat du SAC.
• Contribuer à l’image positive et à l’éducation du SÉUO et promouvoir la positivité et le professionnalisme dans l’environnement du Syndicat.
• Gérer et superviser les comptes de médias sociaux du Service d’administration des clubs, y compris Discord et Instagram.
• Maintenir et entretenir le portail des clubs du SAC. Effectuer d’autres tâches connexes.

Qualifications

• Diplôme postsecondaire dans un domaine pertinent comme l’administration publique, la communication, les sciences politiques, l’administration des affaires ou une discipline connexe.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est obligatoire.
• Expérience en coordination de bénévoles et/ou de personnel de soutien.
• Expérience en création d’ateliers, d’événements et de groupes de discussion et excellente facilitation de groupe.
• Expérience en gestion et coordination de programmes.
• Flexibilité, adaptabilité et capacité à travailler dans des situations très stressantes.
• Preuve d’ouverture d’esprit, de tact et d’investissement dans la création d’un espace sécuritaire pour tous.
• À l’aise pour travailler avec le public et divers groupes, et pour mener l’engagement de parties prenantes.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, à l’écrit comme à l’oral.
• Excellentes capacités d’organisation, de résolution de problèmes et de gestion du temps, et bon souci du détail.
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.
• La connaissance ou une expérience liée au SAC, au SÉUO et ses services et activités est un atout.
• Expérience avérée en leadership, de préférence dans des environnements dirigés par des étudiant·e·s.
• Compréhension profonde et pratique avérée des principes d’équité, de diversité et d’inclusion.
• Une bonne connaissance de la gouvernance des clubs et des politiques de syndicat étudiant est un atout.
• Maîtrise des bases de données, des feuilles de calcul et des plateformes de collaboration (ex. Google Workspace, Microsoft Office).
• Expérience en examen de subventions et de présentation de budgets.
• Capacité à suivre les politiques et à assurer la conformité dans la prise de décision.

Le bilinguisme est un critère obligatoire. Veuillez noter que l’entrevue se déroulera en anglais et en français. La préférence sera donnée aux candidat·e·s des groupes en quête d’équité. Date limite de candidature est 30 juillet 2025.

Clubs Coordinator

Club Administrative Service (CAS)

Hours: 35 hours/week

Salary: $60,000 (with increases & benefits per the Collective Agreement)

Reporting to: Director of Business Development

This position is unionized under CUPE 4943.

CAS was founded in 2014 as a club that served as a resource for the promotional needs of other clubs. Since then, the CAS has transformed into a service of the University of Ottawa Students’ Union (UOSU) and is now established as the central club hub for the University of Ottawa. It was later renamed to the Club Administration Service in 2023. We have a team of dedicated volunteers and employees who work year-round to provide students with the best possible university experience!

Job Description

The CAS Clubs Coordinator is a motivated and enthusiastic individual whose main goal is to connect students to extracurricular opportunities by helping uOttawa clubs and other student groups in all the awesome things they do!

Responsibilities

• Oversee all operations of the Club Administration Service (CAS), including volunteer and staff coordination to ensure effective function of all programs and services offered;
• Diligently reviewing and recommending decisions on club funding, club reviews, club registration, and other club-related applications to the Club Committee and relevant oversight bodies;
• Assist with the planning of events and advocacy for UOSU recognized student groups;
• Coordinate meetings with club executives and members to better understand specific needs and find solutions for CAS and UOSU to better support the clubs;
• Report any major issues regarding the club community to the Director of Business Development;
• Ensure that CAS activities are within budgetary limits, timelines, and prescribed policies;
• Complete administrative tasks (answering emails, writing letters), write reports, etc.;
• Triage and sort through applications for club status and funding that adhere to our policies and guidelines;
• Oversee the general operations of the Centre and ensure that they are maintained within the prescribed budget, including budget maintenance and fundraising;
• Advising on the policies regarding clubs, while also keeping up to date on current documents which govern student groups;
• Create and facilitate workshops, events and discussion groups related to CAS’s mandate;
• Contribute to the positive image and education of the UOSU, promote positivity and professionalism in the UOSU environment;
• Manage and oversee the Club Administration Service social media accounts including discord and Instagram;
• Maintain and upkeep the Club Administration Service club portal; and
• Perform other related duties and tasks.

Qualifications

• A post-secondary degree in a relevant field such as Public Administration, Communications, Political Science, Business Administration, or a related discipline;
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French and English) is required;
• Experience in coordinating volunteers and/or support staff;
• Experience in creating workshops, events and discussion groups and excellent group facilitation;
• Experience in program management and coordination;
• Flexibility, adaptability, and ability to work in high-stress situations;
• Evidence of open-mindedness, tact, and investment in creating a safe space for all;
• Comfortable working with the public and diverse groups, and conducting stakeholder engagement;
• Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal;
• Excellent organizational, problem solving and time management skills with strong attention to detail;
• Ability to work independently and in a team environment;
• Knowledge or experience with CAS, the UOSU and its services and activities is an asset;
• Demonstrated leadership experience, preferably in student-led settings;
• Deep understanding and demonstrated practice of equity, diversity, and inclusion principles;
• Familiarity with club governance and student union policies is an asset;
• Proficient with databases, spreadsheets, and collaborative platforms (e.g., Google Workspace, Microsoft Office);
• Experience with grant reviews and budget submissions; and
• Ability to follow policy and ensure compliance in decision-making.

Bilingualism is a mandatory criterion. Please note that the interview will be held in both English & French. Preference will be given to candidates of equity-seeking groups.Deadline to apply: July 30th, 2025