Coordinateur(trice) des Affaires Étudiantes Administratives

McGill University; Sherbrooke; On-site; CAD 43,000 - 53,000; Full time

Job summary

McGill University recherche un coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes pour soutenir les programmes de formation médicale postdoctorale (FMPD) dans toutes les spécialités. Vous gérerez les dossiers des résident(e)s et assurerez une coordination fluide des admissions et de l’embauche.

Vous serez le point de contact principal, travaillerez avec les équipes cliniques et administratives et veillerez à la conformité des exigences réglementaires.

Qualifications

• Expérience avec les processus administratifs des stages et des dossiers des apprenant(e)s.
• Maîtrise des politiques, procédures et règlements dans un environnement académique.
• Bilinguisme (français et anglais) exigé, à l’oral et à l’écrit.

Responsibilities

• Agir comme point de contact principal pour les résident(e)s, fellows et personnel administratif.
• Faciliter la liaison avec les unités internes et les organisations externes (CMQ, Collège royal, CMFC, hôpitaux).
• Coordonner les processus d’admission, d’accueil, d’inscription et d’embauche, y compris les jumelages CaRMS et la gestion des dossiers dans Slate, Banner, Hyfen.
• Maintenir des dossiers exacts et suivre les stages optionnels et interuniversitaires.
• Appliquer les processus administratifs liés aux stages, congés, financement et certification.
• Suivre la progression des apprenant(e)s et préparer les certificats et les lettres de soutien pour visa.
• Fournir conseils et soutenir les réunions et événements FMPD, contribuant à l’efficacité des opérations.

Skills

Organisation et gestion du temps

Attention aux détails

Communication efficace

Travail en équipe

Bilinguisme français/anglais

Connaissance systèmes administratifs/d

Adaptabilité

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Banner

Slate

Hyfen

One45

Microsoft Office

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Résumé du poste :Sous la supervision du/de la superviseur(e) des affaires étudiantes, le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et opérationnel complet aux programmes de formation médicale postdoctorale (FMPD) dans toutes les spécialités, en assurant une coordination efficace des dossiers des résident(e)s, depuis l’admission jusqu’à la fin du programme. Les responsabilités comprennent :Agir comme principal point de contact pour les résident(e)s, fellows, directeurs(trices) de programme et personnel administratif, en répondant aux demandes liées aux politiques, procédures, exigences de formation et échéances. Assurer la liaison avec les unités internes et les organisations externes (p. ex., CMQ, Collège royal, CMFC, hôpitaux) afin de faciliter l’échange d’information et d’assurer la conformité aux exigences réglementaires.Coordonner les processus d’admission, d’accueil, d’inscription et d’embauche, incluant les jumelages CaRMS, le traitement des candidatures et la gestion des dossiers des apprenant(e)s dans plusieurs systèmes (p. ex., Slate, Banner, Hyfen). Maintenir des dossiers exacts, suivre les stages optionnels et les stages interuniversitaires, et s’assurer que tous les documents requis (p. ex., permis, financement, évaluations, formulaires de permis) sont complets et à jour.Appliquer les processus administratifs liés aux stages (y compris non accrédités et hors province), aux congés, au financement et à la certification. Suivre la progression des apprenant(e)s en surveillant les évaluations et les exigences du programme, et préparer les certificats ainsi que la documentation officielle, comme les lettres de situation académique et les lettres de soutien pour visa.Soutenir les processus réglementaires et académiques en coordonnant les formulaires et les soumissions aux organismes de réglementation, incluant le Collège royal et le CMQ, et en administrant des programmes spécialisés tels que le Programme de cliniciens-chercheurs (CIP).Maintenir les systèmes de suivi, préparer les rapports et la correspondance, mettre à jour les documents et sites Web des programmes, et assurer l’intégrité des données dans toutes les plateformes. Fournir des conseils aux coordonnateurs(trices) de programme et soutenir les réunions, séances de formation et événements FMPD, contribuant ainsi à l’efficacité et à la qualité globales des opérations des programmes.La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée de toutes les tâches pouvant être effectuées par un(e) employé(e) dont le poste correspond à cette description générique.Autres compétences et aptitudes requises :Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer de multiples priorités et de respecter des échéances strictesGrande attention aux détails et précision dans la saisie de données, la tenue de dossiers et la vérification de documentsCapacité à interpréter et appliquer des politiques, procédures et règlements dans un environnement académique complexeExcellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir efficacement avec les apprenant(e)s, le corps professoral, les parties prenantes externes et le personnel de la FMPDCapacité démontrée à travailler en équipeBon jugement et capacité à transférer adéquatement les questions complexes au niveau appropriéDiscrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations sensibles et confidentiellesMaîtrise des systèmes administratifs et de gestion de données (p. ex., Banner, Slate, Hyfen, One45) et de la suite Microsoft OfficeCapacité à s’adapter aux processus, systèmes et priorités changeants dans un environnement dynamiqueExpérience dans la coordination avec plusieurs parties prenantes et le maintien de relations de travail efficacesBilinguisme (français et anglais), parlé et écrit, exigéDes tests peuvent être administrésFormation et expérience minimales requises :DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Superviseur(e) d'affaires étudiantesDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :Date limite pour postuler :2026-11-11L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .