Coordinateur de l’acquisition de talents | Talent Acquisition Coordinator

Medisca; Montreal; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise pharmaceutique à Montréal recherche un Coordinateur de l’acquisition de talents. Vous serez responsable de la coordination des entretiens, de la gestion des offres d’emploi et de l’assistance à l'équipe de recrutement. Le candidat idéal possède un diplôme collégial et 1 à 2 ans d'expérience dans les ressources humaines. Le poste offre un environnement de travail hybride, des avantages sociaux et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

Équilibre vie professionnelle/vie personnelle

Choix de plans de santé

Programme de bien-être

Remboursement pour le bureau à domicile

Opportunités d'apprentissage

Qualifications

• 1 à 2 ans d’expérience en ressources humaines ou recrutement.
• Capacité à gérer plusieurs priorités efficacement.
• Maîtrise de l'anglais et du français requise.

Responsibilities

• Coordonner les entretiens avec les candidats et les recruteurs.
• Gérer les offres d’emploi dans le système ATS.
• Communiquer rapidement avec les candidats.

Skills

Compétences en organisation

Compétences en communication écrite et orale

Gestion du temps

Attention au détail

Education

Diplôme collégial

Tools

Microsoft Office

Microsoft Teams

Systèmes ATS

Job description

Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien-être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal.

En tant que Coordinateur de l’acquisition de talents chez Medisca, vous jouerez un rôle clé dans la mise en place d’une expérience positive et harmonieuse pour les candidats, du premier contact à l’intégration. Vous allez aider l’équipe de recrutement en gérant la logistique, en coordonnant les entretiens et en tenant des dossiers précis. En tant que point de contact pour les candidats et les équipes de recrutement, vous veillerez à ce que nos processus d’acquisition de talents se déroulent efficacement et reflètent l’engagement de Medisca en faveur d’une expérience de haute qualité des candidats.

L'opportunité:

• Coordonner et planifier les entretiens entre les candidats, les recruteurs et les responsables du recrutement sur plusieurs fuseaux horaires.
• Gérer les offres d’emploi et tenir à jour les dossiers des candidats dans le système de suivi des candidats (ATS).
• Communiquer rapidement et professionnellement avec les candidats, en leur fournissant des informations actualisées et en leur indiquant clairement les étapes suivantes.
• Travailler en partenariat avec les recruteurs pour préparer les lettres d’offre, lancer les vérifications des antécédents, effectuer des références d’emploi, planifier des examens médicaux si nécessaire et soutenir la documentation relative à l’intégration.
• Assurer le suivi des documents en suspens et veiller à ce que les formulaires requis pour les nouveaux employés soient remplis.
• Suivre les indicateurs de recrutement et en rendre compte ; contribuer aux projets de recrutement et à l’amélioration des processus, le cas échéant.
• Gérer la boîte de réception des recrutements, répondre aux demandes des candidats ou les transmettre aux membres appropriés de l’équipe.
• Examiner et soumettre les factures à l'équipe comptable pour traitement.
• S'assurer que la feuille de calcul de recommandation des employés est complète et à jour pour l'équipe de paie.
• Traiter les informations sensibles relatives aux candidats et à l’entreprise avec un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme.
• Promouvoir la culture et les valeurs de Medisca tout en établissant des relations solides et collaboratives au sein de l’organisation.
• Soutenir des initiatives plus larges en matière de ressources humaines et participer à des projets transversaux dans le domaine Personnes et Culture (P&C), le cas échéant.
  
  

Qualifications:

• Diplôme collégial requis
• 1 à 2 ans d’expérience dans le domaine des ressources humaines, du recrutement ou de la coordination administrative
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités
• Solides compétences en matière de communication écrite et orale
• Un grand souci du détail et une approche orientée vers le service
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Maîtrise de Microsoft Office et de Microsoft Teams ; expérience des systèmes SIRH souhaitée
• Maitrise des plateformes ATS et des outils de planification de calendrier
• Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit). La maîtrise de l'anglais est requise, car ce poste implique des interactions avec des équipes internes internationales et des candidats externes hors du Québec.
• L’expérience de UKG est un atout.
  
  

Ce que cela vous apporte...

Nous investissons du temps et des ressources pour nous assurer que Medisca est à la hauteur des personnes que nous embauchons.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année, politique de congés payés et de vacances.
• Investissez dans votre santé - Choix de plans modulaires, compte de dépenses de santé et télémédecine gratuite.
• Votre bien-être est important – Programme bien-être offert
• Environnement de travail flexible - Horaire de travail hybride avec programme de remboursement du bureau à domicile.
• Votre avenir est prometteur - Opportunités d'apprentissage et d'évolution au sein de Medisca.
• Épargnez pour votre avenir - Medisca contribue à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) lorsque vous investissez dans des REER.
• Aidez-nous à grandir - Programme de recommandation des employés
• Un emplacement centralisé - Parking gratuit/accessible par les transports en commun ; un centre commercial accessible à pied pour le déjeuner ou l'épicerie.
• Nous aimons nous amuser - Événements d'entreprise tout au long de l'année
  
  

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour entrevue seront contactés.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination, et uniquement dans le but d’alléger le texte.

English

As the Talent Acquisition Coordinator at Medisca, you will play a key role in delivering a smooth and positive candidate experience from initial contact through onboarding. You’ll support the recruiting team by managing logistics, coordinating interviews, and maintaining accurate records. Acting as a point of contact for both candidates and hiring teams, you’ll help ensure our talent acquisition processes run efficiently and reflect Medisca’s commitment to a high-quality candidate experience.

The Opportunity:

• Coordinate and schedule interviews between candidates, recruiters, and hiring managers across multiple time zones.
• Manage job postings and maintain accurate candidate records in the Applicant Tracking System (ATS).
• Communicate promptly and professionally with candidates, providing timely updates and clear next steps.
• Partner with recruiters to prepare offer letters, initiate background checks, complete reference checks, schedule medical tests if required and support onboarding documentation.
• Follow up on outstanding documentation and ensure completion of required forms for new hires.
• Track and report on recruiting metrics; assist with recruiting projects and process improvements as needed.
• Manage the recruiting inbox, responding to candidate inquiries or escalating to appropriate team members.
• Review and submit invoices to the accounting team for processing.
• Ensure the employee referral spreadsheet is complete and up to date for the payroll team.
• Handle sensitive candidate and company information with a high level of confidentiality and professionalism.
• Promote Medisca’s culture and values while building strong, collaborative relationships across the organization.
• Support broader HR initiatives and participate in cross-functional People & Culture (P&C) projects as needed.
  
  

Qualifications:

• College degree required
• 1–2 years of experience in HR, recruiting, or administrative coordination
• Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities
• Strong written and verbal communication skills
• High attention to detail and a service-oriented approach
• Ability to handle confidential information with discretion and professionalism
• Proficient in Microsoft Office and Microsoft Teams; experience with HRIS systems preferred
• Comfortable using ATS platforms and calendar scheduling tools
• Fluent in English and French (spoken and written). English is required as this position interacts with global internal teams and external candidates outside of Québec.
• Experience with UKG is a plus
  
  

What’s In It For You…

We invest time and resources into making sure Medisca is as good as the people we hire.

• Work/Life Balance - 37.50 hour workweek with early Fridays all year long, PTO and vacation policy
• Invest in your health – Choice of modular plans, health spending account and free Telemedicine
• Flexible work environment – Hybrid work schedule with home office reimbursement program
• Your Future is Bright – Opportunities to learn and grow within Medisca
• Save for your Future – Medisca contributes to a deferred profit sharing plan (DPSP) when you invest in RRSPs
• Help us grow – Employee Referral Program
• Central location - Free parking/accessible by public transportation; a commercial center is within walking distance for lunch or groceries
• We like to have fun – company events throughout the year
  
  

We thank all applicants for their interest; however, only candidates to be interviewed will be contacted.

We are an equal opportunity employer.