Coordinateur administratif ISE et services techniques

Société de protection des forêts contre les insectes et maladies - SOPFIM; Toronto; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une organisme public de protection des forêts est à la recherche d'un Coordinateur administratif pour fournir un soutien administratif au directeur des services techniques. Le candidat idéal doit avoir un diplôme pertinent, une expérience significative en bureau et de solides compétences en communication et organisation. Ce poste offre un environnement inclusif et dynamique.

Benefits

Accessibilité du lieu de travail

Culture inclusive

Espaces de travail sûrs

Qualifications

• Minimum de 3 ans d'expérience de travail en milieu de bureau requis.
• Souci du détail avec un haut niveau de précision.
• Capacité à travailler de manière autonome avec supervision minimale.

Responsibilities

• Préparer les dossiers d'information pour les réunions.
• Produire la correspondance et les rapports opérationnels.
• Organiser et arranger les réunions et les présentations.

Skills

Excellentes compétences en communication écrite et verbale

Maîtrise de la suite Microsoft Office

Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps

Capacité à résoudre des problèmes

Education

Diplôme ou certificat postsecondaire en administration

Tools

Logiciels de gestion financière (Ariba, Trax)

Base de données Access

Job description

Coordinateur administratif ISE et services techniques

Fournir un soutien administratif au directeur des services techniques et de l'ingénierie et à l'équipe, en garantissant la confidentialité. Coordonner et participer aux réunions et activités du département pour assurer l'efficacité et l'efficience organisationnelles.

Compétences requises

• Diplôme ou certificat postsecondaire en administration de bureau ou domaine connexe requis.
• Minimum de 3 ans d'expérience de travail en milieu de bureau requis.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale requises.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) requise.
• Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Souci du détail avec un haut niveau de précision.
• Capacité à compiler des informations de projet et à effectuer d'autres tâches avec une supervision minimale.
• Capacité de résolution de problèmes et d'adaptation dans un environnement dynamique.
• Doit maintenir le professionnalisme et la confidentialité.
• Joueur d'équipe avec un fort accent sur la collaboration.

Responsabilités

• Préparer les dossiers d'information pour les réunions du directeur des services techniques et de l'ingénierie et distribuer la documentation à l'avance.
• Produire la correspondance, les rapports opérationnels et départementaux pour tous les gestionnaires des services techniques.
• Compiler les rapports hebdomadaires soumis par les gestionnaires départementaux en assurant que l'information est concise et précise.
• Aider à l'intégration et au départ des employés, en assistant le gestionnaire si nécessaire.
• Fournir un soutien administratif à tous les groupes au sein de l'équipe des services techniques et de l'ingénierie.
• Organiser et arranger les réunions hebdomadaires, trimestrielles et annuelles, les présentations et les fonctions connexes.
• Préparer et maintenir les procès-verbaux et les registres d'actions selon les besoins.
• Maintenir, mettre à jour et modifier les feuilles de calcul et la base de données Access sur les objectifs opérationnels, départementaux et les jalons des projets.
• Codage des factures en utilisant les logiciels de gestion financière (Ariba)/(Trax).
• Traiter la paie via le système de gestion du temps et de la présence pour tous les groupes de l'équipe des services techniques et de l'ingénierie.
• Créer, maintenir et mettre à jour les horaires de travail pour tous les groupes au sein du groupe des services techniques et de l'ingénierie.
• Fournir une assistance en recherche et en projets au directeur des services techniques et de l'ingénierie.
• Entreprendre des projets spéciaux assignés.
• Faire le suivi avec les rapports directs pour les informations demandées par les gestionnaires départementaux.
• Assurer la liaison avec les rapports directs sur le statut de tous les projets, mandats opérationnels et objectifs.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies en donnant la priorité à la sécurité.
• Être un remplaçant pour les autres coordinateurs administratifs du groupe administratif.

Bénéfices

• Accessibilité du lieu de travail pour les personnes handicapées avec aménagements pendant le processus de recrutement.
• Culture inclusive célébrant la diversité et l'unicité.
• Espaces de travail sûrs favorisant l'authenticité.
• Main-d'œuvre reflétant les communautés desservies.