Commis administratif(ive) clinique

Montfort Ottawa West Community Family Health Team; Ottawa; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Montfort Ottawa West Community Family Health Team recherche un commis administratif·ve clinique pour assurer l'accueil des patient·e·s, la gestion des rendez-vous et le traitement de l'information clinique dans un cadre francophone.

Vous contribuerez au maintien des dossiers et au soutien administratif de l'équipe interprofessionnelle, en respectant la confidentialité et les procédures, avec une expérience minimale de deux ans et un diplôme en administration ou bureautique.

Qualifications

• Formation exigée en administration ou bureautique avec diplôme collégial.
• Âgé d'au moins 2 années d'expérience dans un poste équivalent.
• Capacité à communiquer dans les deux langues officielles (français/anglais) à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Accueillir les patient·e·s et répondre aux demandes en personne, par téléphone ou par voie électronique.
• Planifier, modifier, confirmer et annuler les rendez-vous selon les procédures.
• Soutenir les cliniciens dans les communications, formulaires, références et documents administratifs.

Skills

Accueil et service client

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou domaine connexe

Tools

Dossier médical électronique (DME)

Job description

L’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa offrira des soins de santé primaires en français à la population de l’Ouest d’Ottawa. Elle prendra progressivement en charge 6725 patient·e·s, en priorisant d’abord les personnes francophones sans fournisseur de soins primaires inscrites au programme Accès Soins et résidant dans l’Ouest d’Ottawa.

Nouvelle corporation cocréée par l’Hôpital Montfort, la Coopérative multiservices francophone de l’Ouest d’Ottawa (CMFO) et le Conseil des écoles publiques de l’Est de l’Ontario (CEPEO), elle est gouvernée par son propre conseil d’administration et consolidée avec l’Hôpital Montfort, à l’instar de l’Institut du Savoir Montfort et de Santé Montfort.

Votre impact au sein de l’équipe

Le ou la commis administratif·ve clinique contribue au bon fonctionnement quotidien de la clinique en offrant un service à la clientèle de qualité aux patient·e·s et un soutien administratif à l'équipe interprofessionnelle.

La personne titulaire du poste assure l'accueil des patient·e·s, la gestion des rendez-vous, le traitement de l'information clinique et administrative ainsi que le maintien de dossiers complets et exacts, dans le respect des exigences de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Principales responsabilités:

Accueil et expérience patient

• Accueillir les patient·e·s et répondre aux demandes en personne, par téléphone ou par voie électronique.
• Fournir les renseignements administratifs requis et orienter les patient·e·s vers les ressources appropriées.
• Contribuer à offrir un environnement accueillant, respectueux et centré sur les besoins des patient·e·s.

Gestion des rendez-vous et soutien administratif

• Planifier, modifier, confirmer et annuler les rendez-vous conformément aux procédures de la clinique.
• Assurer la gestion des horaires des professionnel·le·s selon les paramètres établis.
• Soutenir les clinicien·ne·s dans la gestion des communications, formulaires, références et documents administratifs.

Gestion de l'information et du DME

• Créer, mettre à jour et maintenir les dossiers administratifs des patient·e·s.
• Numériser, classer et traiter les documents dans le dossier médical électronique.
• Assurer l'exactitude, l'intégrité et la confidentialité de l'information.

Soutien aux opérations de la clinique

• Contribuer au bon fonctionnement de la réception et des activités administratives quotidiennes.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et de l'expérience patient.
• Collaborer avec l'équipe interprofessionnelle afin de favoriser un accès efficace aux services.

Profil d’exigences :

Formation et expérience professionnelle

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience dans un poste jugé équivalent;
• Être apte à communique dans les deux langues officielles (français/anglais), à l’oral et à l’écrit, à un niveau intermédiaire;
• Réussir les examens de sélection.

Les atouts qui font une différence

• Expérience dans une clinique médicale, une équipe de santé familiale ou un milieu de soins
• Expérience avec un dossier médical électronique

Déclaration

Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.

Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Équité en matière d’emploi

L'Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Mesures d’adaptation

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au [e-mail] dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.

L’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.

Divulgation relative à l’intelligence artificielle

L’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.

Communication avec les candidats

Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.

Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, l’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.