Commis à la liaison / Liaison Clerk

Spector & Co; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Spector & Co recherche un(e) Commis à la liaison pour rejoindre son équipe dynamique à Montréal. Le titulaire du poste agira comme un pont de communication entre différents départements, en s'assurer que le flux d'informations est fluide et en soutenant les opérations quotidiennes. Ce rôle exige une personne organisée, dotée de compétences interpersonnelles solides et capable d'évoluer dans un environnement de travail rapide.

Qualifications

• 2+ ans d’expérience en administration ou coordination dans un environnement multidépartemental.
• Excellente attitude axée sur le service à la clientèle et compétences en communication.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et bonne maîtrise des outils administratifs.

Responsibilities

• Faciliter la communication entre les départements internes.
• Préparer et maintenir la documentation interne.
• Gérer les tâches administratives liées à la coordination.

Skills

Compétences interpersonnelles

Gestion du temps

Prise d'initiative

Communication efficace

Organisation

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Formation postsecondaire en administration ou communication

Tools

Microsoft Office

Systèmes ERP ou CRM

Job description

Joignez-vous à Spector & Co. en tant que notre prochain(e) Commis à la liaison !

Titre du poste : Commis à la liaison
Lieu : Siège social de Spector & Co.
Département : Liaison
Supérieur immédiat : Gestionnaire, Liaison
Type : Temps plein, mode hybride

Introduction :

Nous sommes à la recherche d’un(e) Commis à la liaison proactif(ve) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe. Le ou la titulaire du poste agit comme un pont de communication entre les différents départements, assurant un échange d’informations efficace, la coordination des activités et la résolution des enjeux internes. Ce rôle est essentiel pour soutenir le flux de travail, améliorer la collaboration interservices et maintenir le bon déroulement des opérations quotidiennes. La personne idéale est très organisée, possède de solides compétences interpersonnelles et est capable de gérer efficacement des tâches administratives dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales:

• Faciliter une communication claire et rapide entre les départements internes (Service à la clientèle et Production).
• Suivre, surveiller et faire le suivi des demandes et livrables interservices.
• Préparer, maintenir et distribuer la correspondance interne, les dossiers et la documentation.
• Aider à planifier et coordonner les réunions interfonctionnelles ou les mises à jour de projets.
• Identifier les problèmes ou retards pouvant nuire au bon déroulement du travail, et les signaler rapidement.
• Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.
• Appuyer les tâches administratives liées à la coordination interne, au besoin.
• Proposer des améliorations aux processus de communication et à l'efficacité interservices.

Compétences et qualifications requises:

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent ; une formation postsecondaire en administration ou en communication est un atout.
• Minimum de 2 ans d’expérience en administration ou en coordination, de préférence dans un environnement multidépartemental.
• Excellente attitude axée sur le service à la clientèle.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Solides compétences en organisation et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); une expérience avec des systèmes internes comme ERP ou CRM est un atout.
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et esprit d’équipe.

Conditions de travail:

• Poste à temps plein/hybride (présence au bureau les lundis, mardis et mercredis ; télétravail les jeudis et vendredis).
• Environnement de bureau standard avec déplacements occasionnels entre les départements.

Si vous possédez les qualifications que nous recherchons et souhaitez rejoindre une équipe dynamique, veuillez envoyer votre CV à notre service des ressources humaines à l’adresse suivante: [e-mail].

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt envers Spector & Co. Seuls ceux qui répondent le mieux aux critères seront contactés pour une entrevue.

À Propos de Spector & Cie

Fondée en 1950, Spector & Cie s’est établie comme l’un des 40 principaux fournisseurs progressifs de l’ASI et s’est bâti une réputation en matière de conception et de développement de produits novateurs, de qualité exceptionnelle et de service à la clientèle hors pair. Le siège social de Spector & Cie est situé à Montréal. L’entreprise dirige également des bureaux à Dongguan, en Chine. Spector & Cie emploie plus de 200 personnes dans le monde. L’entreprise est un chef de file de la conception et de la fabrication d’outils promotionnels destinés aux entreprises, comme des instruments d’écriture et des journaux, des sacs Ashbury, des livres personnalisés Scribl, des verres Ora, des articles et des accessoires de voyage, des produits technologiques, et des articles de conditionnement physique et pour la maison. Spector & Cie détient une certification C-TPAT, FSC, est audité selon les 4 piliers de la SMETA, et vend ses produits par l’intermédiaire de distributeurs autorisés.

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Join Spector & Co. as Our Next Liaison Clerk!

Job Title: Liaison Clerk
Location: Spector& Co HQ
Department: Liaison
Reports To: Manager, Liaison

Type:Full-time, Hybrid

Introduction:

We are seeking a detail-oriented and proactive Liaison Clerk to join our team. The Liaison Clerk serves as a communication bridge between departments, ensuring the efficient exchange of information, coordination of activities, and resolution of internal issues. This role is critical in supporting workflow, improving interdepartmental collaboration, and maintaining smooth day-to-day operations. The ideal candidate will be highly organized, possess strong interpersonal skills, and be capable of managing administrative tasks efficiently in a fast-paced environment.

Key Responsibilities:

• Facilitate clear, timely communication between internal departments (Customer Service & Production).
• Monitor, track, and follow up on interdepartmental requests and deliverables.
• Prepare, maintain, and distribute internal correspondence, records, and documentation.
• Assist with scheduling and coordinating cross-functional meetings or project updates.
• Identify and escalate issues or delays that may impact workflow.
• Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Support administrative duties related to internal coordination as needed.
• Suggest improvements for communication processes and interdepartmental efficiency.

Required Skills and Qualifications:

• High school diploma or equivalent; post-secondary education in administration or communications is an asset.
• 2+ years of administrative or coordination experience, preferably in a multi-departmental environment.
• Excellent customer service attitude
• Excellent verbal and written communication skills.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Proficiency with MS Office Suite (Word, Excel, Outlook); experience with internal systems like ERP or CRM is a plus.
• Strong interpersonal skills and a team-oriented attitude.

Working Conditions:

• Full-time/hybrid (in office every Monday/Tuesday & Wednesday – work from home on Thursday & Friday).

• Standard office environment with occasional movement between departments.

If you have the qualifications we’re looking for and want to join a dynamic team, please send your resume to our human resources department at:[e-mail].

We thank all candidates for their interest in Spector & Co. Only those candidates who best meet the criteria will be contacted for an interview.

About Spector & Co.

Founded in 1950, Spector & Co. has established itself as a progressive Top 40 ASI supplier and has built a reputation for innovative product development and decoration, exceptional product quality, and outstanding customer service. Headquartered in Montreal, Canada, and with offices in Dongguan, China, Spector & Co. employs over 200 people worldwide. The company is a leading designer and manufacturer of promotional merchandise for businesses such as writing instruments and journals, Ashbury bags, Scribl custom books, Ora drinkware, luggage and accessories, tech, travel, fitness, and home goods. Spector & Co. is C-TPAT certified, FSC certified, SMETA 4 Pillar audited, and sells through authorized distributors.