Commis à la gestion des études - Bureau des campus régionaux - Campus de Québec (57616)

Université du Québec à Trois-Rivières; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

L'Université du Québec à Trois-Rivières recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour soutenir la gestion des études et l'organisation des examens. Le poste requiert une présence physique sur le campus et implique diverses responsabilités administratives. Les candidats doivent avoir un DEP en secrétariat et deux ans d'expérience, avec de fortes compétences en communication et en travail d'équipe.

Qualifications

• Deux années d'expérience dans un poste pertinent.
• Excellentes aptitudes à la communication.
• Capacité à travailler en équipe et à planifier efficacement.

Responsibilities

• Assurer un rôle administratif central sur le campus.
• Organiser la logistique des examens en ligne.
• Gérer les communications internes pour la communauté universitaire.

Skills

Communication orale

Communication écrite

Relations interpersonnelles

Planification

Travail en équipe

Connaissance des logiciels

Education

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Job description

Affichage du 20 mai au 10 juin 2025

Cette personne accueille et renseigne la clientèle étudiante et effectue un soutien administratif et clérical relié à la gestion des études, tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Physiquement présente sur le campus à temps complet, la personne devra plus particulièrement :

• Assurer un rôle administratif central dans le fonctionnement général du campus (ressource principale pour la communauté universitaire présente)
• Organiser la logistique entourant les examens en ligne et les examens adaptés pour les étudiants en situation de handicap (recrutement et formation des surveillants, accès aux locaux, gestion et impression des examens, liens avec le personnel enseignant, organisation des fiches des examens, prêts des ordinateurs portables)
• Attribuer les locaux pour la formation universitaire et les réservations externes
• Veiller aux communications internes pour la communauté universitaire du campus
• Assurer le bon déroulement des activités de l’Université du troisième âge (inscription, participation, communications)
• Vérification du travail des sous-traitants et effectuer les suivis nécessaires

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

• Organisation, coordination et réalisation des activités administratives liées aux études (admission, inscription, choix de cours, reconnaissance des acquis, diplomation, gestion des essais, mémoires, thèses, horaires, prêts et bourses)
• Création, mise à jour et gestion des dossiers et banques de données pour la gestion des études. Préparation de tableaux, listes, statistiques, suivi budgétaire. Rédaction de courriels, lettres, mise en page, vérification, signature et suivi des formulaires et documents
• Réponse aux demandes d'information, explication des conditions d'études, recherche de documents, perception de certains frais
• Coordination du cheminement des dossiers, respect des règlements universitaires, transmission des documents aux instances concernées
• Gestion de l'agenda, réception et orientation des appels, organisation de réunions, rédaction de comptes-rendus, participation à la planification d'événements spéciaux, réservation de locaux et équipements
• Information des personnes assistées sur échéanciers, délais et procédures administratives
• Préparation et officialisation de documents, gestion du matériel publicitaire et du site web
• Participation à la planification et au déroulement d’événements, suivi des opérations liées aux activités d’enseignement
• Suivi éventuel des budgets, gestion du courrier, classement et archivage
• Contribution à l'élaboration de procédures et d'outils, signalement des problèmes et recommandations
• Soutien au nouveau personnel et utilisation des logiciels et appareils pertinents
• Réalisation de tâches connexes ou inférieures si requis

Les tâches listées sont sommaires et non exhaustives.

EXIGENCES

• Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou équivalent
• Expérience : deux (2) années dans un poste pertinent
• Autres compétences :
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
• Capacité à entretenir des relations interpersonnelles et à collaborer
• Bonne planification
• Travail efficace en équipe
• Connaissance des principaux logiciels

Flexibilité horaire pour travailler en soirée ou fin de semaine lors d'événements. Lieu principal : campus de l’UQTR à Québec, avec déplacements ponctuels possibles.

La date d'entrée est flexible durant l'été, selon disponibilité.

L’Université du Québec à Trois-Rivières valorise la diversité et l'inclusion, encourageant notamment les femmes, autochtones, minorités visibles ou ethniques, personnes en situation de handicap, et membres LGBTQ+ à postuler. Elle s'engage à respecter la confidentialité et à offrir un environnement équitable.