Chef secteur accueil-admission-archives-dictée et numérisation dossier patient

Santé Québec Montérégie-Centre; Longueuil; On-site; CAD 85,000 - 111,000; Full time

Job summary

Santé Québec Montérégie-Centre recherche un chef de secteur pour l’accueil-admission, les archives et la dictée centrale, ainsi que le secteur numérisation du dossier patient du RLS de Champlain et du DSMSSS. Le rôle implique la supervision des activités, la gestion budgétaire et le leadership d’équipe.

Le candidat doit posséder un DEC en archives médicales (ou équivalent) et une expérience en encadrement, avec une connaissance approfondie des normes et obligations légales liées au réseau de la

Qualifications

• DEC en archives médicales ou en administration.
• Diplôme de premier cycle pertinent à la fonction (un atout).
• 2 années d’expérience dans un poste d’encadrement lié au domaine d’activité.
• Excellente connaissance des activités couvertes par le poste et des enjeux organisationnels.
• Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux et de son cadre légal.

Responsibilities

• Gérer les activités des secteurs d’archives médicales, accueil, admission, central de rendez-vous et dictée centrale.
• Superviser la numérisation du dossier patient et assurer le suivi des indicateurs de performance.
• Optimiser les processus et outils de travail selon les meilleures pratiques et la législation.
• Conduire le changement et assurer la communication avec les partenaires.
• Assurer l’accès et la confidentialité des dossiers pour les requérants autorisés.
• Collaborer à l’informatisation du dossier patient et à la planification des ressources.

Skills

Orientation client

Leadership mobilisateur

Gestion des résultats

Rigueur analytique

Gestion du changement

Planification et organisation

Collaboration et relations

Communication efficace

Education

DEC en archives médicales

Baccalauréat pertinent (atout)

Job description

Santé Québec Montérégie-Centre est à la recherche de candidates et de candidats pour pourvoir le poste chef de secteur de l’accueil-admission archives et dictée centrale du RLS de Champlain et responsable du secteur numérisation du dossier patient à la direction des services multidisciplinaires de santé et de services sociaux (DSMSSS). Notre établissement comprend plus de 12 800 employés, 900 médecins pour un budget de plus de 1,7 milliard de dollars.

Santé Québec Montérégie-Centre est une organisation en pleine croissance, résolument tournée vers l’avenir. Reconnu pour ses activités d’enseignement (affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et lien d’affiliation avec l’Université de Montréal) et pour ses deux centres de recherche réputés, Santé Québec Montérégie-Centre vous offre un milieu d’apprentissage dynamique et une exposition clinique diversifiée.

Le titulaire sera appelé à œuvrer dans un contexte de changement majeur et de grande complexité à la suite de la fusion et de l’intégration de plusieurs établissements à multiples installations, missions, et professions.

S’ajoutent à cette transformation le devoir de conjuguer avec un cadre légal vaste et complexe, de même que des obligations de performance et de transparence. La présente conjoncture requiert des candidats ayant démontré un sens très élevé des responsabilités et d’imputabilité, un courage de gestion, des compétences de haut niveau en gestion du changement et en amélioration continue de la qualité, en performance, efficience et efficacité ainsi qu’une grande rigueur budgétaire. L’expérience patient (client) et la responsabilité populationnelle ou clientèle seront aussi au cœur de tous les processus afin d’améliorer l’accès, la continuité et la fluidité des services. Ainsi, le titulaire contribuera activement à la mission de l’établissement par son soutien aux activités cliniques et par son influence sur l’offre de service et les actions de l’organisation.

Sommaire des rôles et responsabilités

Sous l’autorité du chef de service accueil-admission et centrale de rendez-vous, le titulaire sera responsable de la gestion des activités des secteurs de la gestion des dossiers des archives médicales, de l’accueil, de l’admission, de la centrale de rendez-vous et de la dictée centrale. Il aura également sous sa responsabilité le secteur de la numérisation du dossier patient. Il est responsable du suivi des activités quotidiennes liées au secteur clérical de ces différents secteurs et d’assurer un suivi rigoureux des indicateurs de performance et des objectifs

Dans un contexte d’harmonisation, de complémentarité et de continuité de l’offre de service, il doit optimiser les processus de travail et les outils utilisés avec le souci de recourir aux meilleures pratiques, en respectant la législation, les normes et standards en vigueur. Il assure une saine gestion du changement avec tous les partenaires impliqués. De plus, il collabore aux processus permettant l’informatisation du dossier patient.

Le titulaire actualise les orientations et les priorités de l’établissement en ce qui concerne les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles en vue d’offrir des services continus adaptés, intégrés et de qualité. Il propose des projets et moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés et évaluer l’atteinte des résultats. Il devra également œuvrer dans un souci d’optimisation visant l’amélioration de l’offre de service et la complémentarité entre les sites. Le titulaire du poste doit faire preuve d’un sens élevé des responsabilités, de compétences en gestion du changement et d’une grande rigueur budgétaire. Il devra répondre à des obligations de performance et de transparence.

Responsabilités Spécifiques

• Il participe à l’identification des objectifs et des priorités du service conformément à la mission, les orientations et les priorités de l’établissement;
• Il gère l’ensemble des ressources sous sa responsabilité en ayant pour but l’atteinte des objectifs au sein de ses secteurs dans le respect des valeurs de Santé Québec Montérégie-Centre, de sa direction et du service dont il fait partie;
• Il voit au respect, à l’application et à l’implantation des normes, des politiques, des procédures et des programmes de son secteur;
• Il résout les problèmes ponctuels de fonctionnement interne, propose et applique des solutions préventives et correctives;
• Il procède aux vérifications requises en lien avec l’assurance qualité, conformément aux politiques et procédures de son service;
• Il est aussi responsable de l'établissement des priorités et de la prise de décisions appropriées lors d’évènements imprévus, y compris les codes d'urgence, et ce, dans le respect des protocoles d'urgence existants, ce qui inclut d’assurer une bonne communication avec les autorités compétentes;
• Il assure la gestion du personnel et des horaires de travail de son secteur sous sa responsabilité;
• Il assure l’accès des dossiers aux divers requérants autorisés.
• Le titulaire recherché est doté d’un grand esprit d’équipe. Loyal et courageux, il démontre une bonne capacité à résoudre, de manière créative, des situations complexes. Communicateur efficace, il agit avec rigueur ainsi qu’avec un sens éthique élevé.

Exigences requises

• DEC en archives médicales ou en administration;
• Diplôme de premier cycle universitaire pertinent à la fonction, (un atout)
• 2 années d’expérience dans un poste d’encadrement lié au domaine d’activité;
• Excellente connaissance des activités couvertes par le poste et des enjeux organisationnels qui en découlent;
• Excellente connaissance et compréhension du réseau de la santé et des services sociaux, de son administration, de son cadre légal et de ses enjeux.

Profil recherché

• Orienté vers la clientèle
• Leadership mobilisateur
• Gestion orientée sur les résultats et la performance
• Rigueur, grande capacité d’analyse et de synthèse
• Gestion du changement
• Capacité de planification et d'organisation
• Sens développé de la collaboration et habiletés dans les relations interpersonnelles
• Communication efficace

Concours réservés

• Concours réservé à l’ensemble du personnel du réseau 2. Concours réservé aux établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024

Rémunération

Selon le Règlement en vigueur - Classe salariale 36 (85 447 $ – 111 081 $)

Port d’attache

RLS de Champlain – Centre administratif - 3141, boulevard Taschereau (Greenfield Park)

Entrée en fonction

À déterminer