Chef / Cheffe de service - Logistique, Distribution

Affilié à la Faculté de médecine et des sciences de la santé de l’Université McGill, le Centre universitaire de santé McGill (CUSM) est un centre hospitalier universitaire qui dispense une concentration de soins tertiaires et quaternaires, ainsi qu'un volume de soins primaires, secondaires, palliatifs et de soutien aux patients de la région métropolitaine de Montréal et les régions du Québec en raison de son rôle de chef du RUISSS McGill. Il se distingue par ses établissements pour adultes et le pédiatrique, et par son effectif exceptionnel de plus de 17 000 personnes, y compris au-delà de 1400 médecins et de 650 chercheurs. Il enseigne et forme des étudiants, des résidents et des chercheurs, et mène des recherches fondamentales, cliniques et évaluatives pour accélérer les découvertes et innovations qui amélioreront la santé humaine et nos connaissances grâce à l'Institut de recherche du CUSM. Le CUSM s'efforce de servir les patients pédiatriques et adultes dans la langue avec laquelle ils sont le plus à l'aise, en faisant appel à des interprètes ou à du personnel parlant différentes langues et en s'appuyant sur les principes d'équité, de diversité et d'inclusion, ainsi que sur des programmes de formation et de sensibilisation. L’organisation de soins est structurée autour de missions cliniques : la Santé des femmes, la Santé mentale, l’Hôpital de Montréal pour enfants, les Neurosciences, la Chirurgie, la Médecine et les Soins du cancer. Il y a également l’Hôpital de Lachine et le Centre d’hébergement Camille-Lefebvre, en plus des divers autres services comme les urgences, les services périopératoires, l’imagerie diagnostique et interventionnelle, la pharmacie, ainsi que la grappe OPTILAB-CUSM. Ceux-ci sont déployés de façon complémentaire et coordonnée.

Description Du Poste

SOMMAIRE DU POSTE

Sous L’autorité Du Coordonateur Logistique, Le Titulaire Du Poste Planifie, Organise, Coordonne, Contrôle Et Évalue Les Différentes Activités Administratives, Organisationnelles Et Opérationnelles Et Les Résultats Relatifs Aux Activités Logistiques Du Service Imparti, Ainsi Que La Gestion Combinée Des Ressources De La Logistique Du Service Imparti Sous Sa Direction, Et Ceci Pour L’ensemble Des Sites Du CUSM. Le Service Logistique Distribution Consiste Principalement Des Activités Qui Suivent

• Gestion des relations avec la Buanderie Centrale de Montréal (BCM) et les activités opérationnelles qui découlent pour tous les sites du CUSM ;
• Gestion du réseau des machines distributrices d’uniformes chirurgicaux (scrubs) pour tous les sites du CUSM ;
• Gestion des inventaires centraux d’uniformes chirurgicaux (scrubs), de contentions pour patients et d’uniformes ;
• Gestion des activités de distribution de la chaîne d’approvisionnement (réception, expédition, entreposage, livraison, rappels, retours) pour les sites HGM, HNM, Lachine et certains sites satellites ;
• Gestion des activités de distribution pour la buanderie-lingerie pour les sites HGM, HNM, Lachine et certains sites satellites ;
• Gestion de la logistique de proximité (50 derniers mètres) pour le site HGM, HNM, Lachine et certains sites satellites ;
• Gestion de la préparation des chariots de cas et des consignations pour le bloc opératoire sur le site HGM.
• Gestion des consignations pour le bloc opératoire (HGM et HNM) et l’angiographie (HNM) ;
• Gestion des projets d’amélioration, d’innovation et optimisation en distribution et en buanderie-lingerie.
  
  

Le titulaire fait preuve de leadership centré sur l’élaboration et l’implantation de modes mobilisateurs de gestion au bénéfice des usagers et des patients du CUSM, des services clients et des personnes sous son leadership. Il administre et supervise les processus opérationnels du service logistique imparti. Il propose et exécute des stratégies d’optimisation de la logistique. Il apporte de l’amélioration de façon continue pour augmenter le taux de satisfaction de nos clients internes, le tout en sachant que les équipes sous sa supervision agissent comme principaux représentants de la logistique devant le client. Il est responsable d’améliorer divers aspects de la logistique sous sa supervision en favorisant une relation client axée sur la recherche de solutions.

L’objectif du partenariat d’affaires étant de fournir un service professionnel, efficace et rapide pour répondre aux besoins de la clientèle interne et externe du CUSM, et ce, dans le respect de la mission et vision du CUSM.

Il conçoit et développe des nouvelles façons de faire afin d’augmenter la productivité et d’optimiser les processus opérationnels en misant sur une gestion efficace des équipes et l’utilisation des technologies de l’information. Il planifie, organise et dirige les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles sous sa responsabilité en plus d’assurer le contrôle et l’amélioration continue des services offerts.

Le titulaire établit et implante les meilleures pratiques et normes de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique en plus de développer et d’appliquer les politiques et procédures relatives au bon fonctionnement du service. Il agit à titre d’expert-conseil et s’assure du respect des règles et normes en vigueur dans le réseau. Il assume ses responsabilités pour tous les sites du CUSM, incluant les sites satellites du CUSM tels la grappe Optilab.

FONCTIONS GÉNÉRALES

• Planifier, gérer, organiser, et contrôler les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles afin d’atteindre un niveau maximum d’efficacité et d’efficience dans son service ;
• Établir, maintenir et développer une approche clientèle et une approche qualité de service pour les centres d’activités sous son leadership en cohérence avec celles de la direction de l’approvisionnement et de la logistique, et ce avec l’implication des personnes de son équipe ;
• Maîtriser la chaîne logistique, ses règles et ses contraintes ;
• Anticiper et planifier les périodes de forte demande ;
• Analyser et traiter des données pour être une force de proposition sur l’optimisation de la logistique ;
• Trouver des moyens d'optimiser les flux et les espaces logistiques ;
• Veiller à mettre en place les stratégies nécessaires pour anticiper et mitiger toute rupture de matériel et/ou de service au niveau de tous les clients internes ;
• S'assurer que les besoins de toutes les demandes directes des clients sont répondus à l’intérieur des secteurs logistiques sous sa responsabilité ;
• Promouvoir et supporter la philosophie de gestion et la vision de l’organisation ;
• Contribuer à l'élaboration, à l'application et à l’évaluation des plans stratégiques, des priorités et des objectifs de la Direction de l’approvisionnement et de la logistique ;
• Responsable du développement, de l’actualisation et de l'évaluation du plan stratégique de son service en conformité avec la vision, les priorités et les objectifs de l’organisation et de la Direction de l’approvisionnement et de la logistique ;
• Établir et entretenir des liens de communication et des procédures d’échange d'information efficaces au sein de la Direction de l’approvisionnement et de la logistique, de l’organisation et de la communauté ;
• Développer, mettre en application, et réviser les politiques, les procédures et les normes de gestion de son service dans le respect des exigences légales et administratives, et les tenir à jour ;
• Assurer le respect des politiques et procédures de l'organisation ;
• Approuver les horaires de travail et autoriser les feuilles de temps du personnel ;
• Assurer la motivation, la participation, la valorisation et le développement continu des compétences du personnel ;
• Procéder de façon régulière à l’évaluation de la performance du personnel ;
• Responsable du recrutement, de l'intégration, de l'orientation et de la rétention des employés de son service ;
• Responsable du développement et du maintien d'un système de gestion comprenant la définition d'indicateurs clés pour mesurer, surveiller et améliorer la performance par rapport aux indices de l’industrie lorsqu’ils existent ;
• Promouvoir un environnement de travail qui soutient la culture de sécurité des patients et des employés ;
• Définir les objectifs et les priorités de son service en complémentarité avec les autres secteurs d’activités de l’établissement ;
• Définir l’ensemble des mesures requises pour assurer le fonctionnement optimal de ses services en cas de sinistre ou de toute autre situation d’activation du plan des mesures d’urgence; organiser la diffusion de l’information, ainsi que sa mise à jour, auprès des membres de ses équipes ;
• Assurer que chaque site possède les systèmes de redondance en place leur permettant d’intervenir adéquatement lors de situations d’urgence et fait des recommandations en cas de besoin ;
• Recevoir et traiter avec respect, courtoisie et diligence, les plaintes des clients et des usagers, en collaboration avec les personnes et services concernés ;
• Représenter le CUSM sur les groupes de discussion et les comités externes ;
• Effectuer toutes autres tâches, études ou analyse à la demande du Coordonnateur Logistique.
  
  

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

• Assurer à l’intérieur de son service, de l’application et du respect des lois, règlements, politiques et procédures en vigueur dans l’établissement ;
• Coordonner la réalisation de toutes les activités logistiques sous sa responsabilité en conformité avec les politiques et procédures de l’établissement et y apporter des améliorations s’il y a lieu ;
• Améliorer et maintenir des mécanismes favorisant la participation active des utilisateurs dans les processus logistiques ;
• Maintenir avec les fournisseurs et prestataires de services de l’établissement des relations d’affaires professionnelles conformes à l’éthique professionnelle généralement reconnue ;
• Rencontrer, au besoin, les représentants des fournisseurs et des prestataires de services pour le bon déroulement des opérations ;
• Assurer à l’intérieur de ses services, de l’application et du respect des lois, règlements, politiques et procédures en vigueur dans l’établissement ;
• Développer et maintenir les communications requises avec les fournisseurs et les prestataires de services.
  
  

Gestion des ressources humaines

• Informer et conseiller le personnel sur le plan professionnel et administratif et lui fournit tout le support technique requis à l’atteinte des objectifs fixés ;
• Évaluer les besoins de formation et de perfectionnement et recommande un plan annuel. Établir les priorités et assurer de l’organisation et du suivi, collaborer au besoin, à la dispensation de programmes adéquats. Participer au développement des compétences du personnel. Encadrer et soutenir l’équipe afin d’assurer la gestion de la performance de l’équipe et la coordination des tâches quotidiennes. Assurer du respect du code d’éthique ou du maintien d’une éthique professionnelle selon la politique en vigueur dans l’établissement ;
• Assurer l’accueil, l’orientation et l’entraînement. Orienter et initier au travail le personnel, les informer des objectifs de l’établissement, de la direction de l’approvisionnement et de la logistique. Orienter et effectuer les réorganisations requises lors des changements de version ou changements administratifs. Assurer qu’une documentation à jour est disponible pour le personnel ;
• Procéder à la sélection du personnel sous sa responsabilité immédiate et recommande les nominations. Gérer la présence au travail du personnel et prendre les mesures correctives ou de reconnaissances appropriées (suivi en conséquence) ;
• Élaborer les descriptions de fonctions du personnel de son service ;
• Assurer un contrôle de qualité et de productivité et apporte des correctifs si nécessaires ;
• Évaluer le rendement du personnel et leur comportement à l’aide du système d’appréciation du rendement du personnel, selon la catégorie et les programmes existants ;
• Voir à ce que soit transmise l’information aux différents paliers de fonctionnement et assurer de la participation maximale du personnel aux différentes activités de leur service respectif ;
• Assurer au besoin, la coordination de tout stage d’enseignement à l’intérieur de son service.
  
  

Gestion des ressources financières

• Assurer de la saine gestion des dépenses salariales et autres dépenses, ainsi qu’effectuer un suivi des contrôles des dépenses et des heures travaillées du service imparti ;
• Préparer et soumettre la demande budgétaire d’opération et d’immobilisation de ses services conformément aux principes de la direction des ressources financières ;
• Développer et recommander, à son supérieur immédiat, des indicateurs de gestion pour évaluer l’efficience et l’efficacité de ses services ;
• Suggérer et recommander les correctifs ou améliorations nécessaires aux services impartis et dans l’efficacité de la chaîne logistique. Participer aux travaux d’amélioration continue et s’efforce toujours à améliorer les méthodes de travail.
  
  

Gestion des ressources matérielles

• Planifier les besoins en fournitures et équipements nécessaires et assurer de la pertinence, la disponibilité et du bon fonctionnement des équipements et du matériel requis ;
• Participer aux décisions concernant l’aménagement des locaux, des rénovations, et de l'entretien requis pour le bon déroulement des «activités» dans le respect des règles de sécurité et de prévention des accidents ;
• Assurer de l’utilisation rationnelle des équipements, voir à leur vérification périodique et assurer l’application des programmes d’entretien préventif ;
• Recommander l’achat des nouveaux appareils et équipements requis (évaluation des coûts, de la rentabilité, budgétisation, etc.) ;
• Coordonner efficacement les opérations logistiques de manière à fournir les fournitures, équipements et services nécessaires à nos hôpitaux dans des échéanciers adéquats et rencontrant la qualité.
  
  

Liaisons organisationnelles

• Évaluer, développer et maintenir des moyens de communication avec les différents services. Évaluer régulièrement les besoins (nature, volume, qualité, coûts, etc.) des services à rendre aux utilisateurs. Gérer les plaintes des clients et apporter la résolution aux problèmes qui se présentent afin de maintenir une bonne relation client ;
• Développer, implanter et assurer l’application de différents processus de fonctionnement visant à améliorer le service à la clientèle et favorisant les mécanismes de communications interservices ;
• Participer à l’identification des nouveaux besoins de développements. Accorder l’aide-conseil et le support technique aux utilisateurs dans le cadre des dossiers d’approvisionnement ;
• Participer à des comités et assiste aux réunions de sa direction ;
• Exercer un rôle-conseil auprès de l’ensemble des cadres et du personnel sur toute question relative à la logistique ;
• Promouvoir l’uniformisation et la standardisation des services, produits et équipements ;
• Évaluer les impacts organisationnels inhérents à l’introduction, à la substitution, à l’uniformisation ou à la standardisation des services logistiques ;
• Effectuer et maintenir toutes les communications requises avec les fournisseurs et les utilisateurs pour assurer un bon rendement de service.
  
  

Autres responsabilités

• Analyser et transmettre à son supérieur les rapports d’activités du service imparti, fournis des indicateurs clés de performance ainsi que de proposer et mettre en place des solutions ;
• Identifier les opportunités d’amélioration et les communiquer aux parties prenantes ;
• Communiquer efficacement avec les clients internes / externes pour résoudre les problèmes au premier point de contact avec l’équipe ;
• Assurer un bon rendement de service aux différents secteurs d’activités de l’établissement et prévoir des mécanismes particuliers pouvant répondre adéquatement aux situations d’urgence ;
• Accomplir toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat, dans son champ de compétence.
  
  

Site web de l’organisation

cusm.ca

Éducation/Expérience

SCOLARITÉ

• Baccalauréat dans une discipline pertinente aux fonctions, préférablement en gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique ;
• Une maîtrise en administration, en soins de la santé ou autre domaine connexe (chaque année de scolarité manquante peut être remplacée par deux années d’expérience pertinente).
  
  

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

• Expérience professionnelle pertinente préférablement en gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique dans le réseau de la santé ;
• Expérience professionnelle pertinente en gestion, en supervision ou ayant démontré un leadership accru.
  
  

Compétences requises

ATTRIBUTS ESSENTIELS

• Connaissance et maîtrise des systèmes informatisés de gestion des ressources matérielles et financières ;
• Connaissance approfondie de l’environnement des soins de la santé au Québec est un atout ;
• Orientation client exemplaire et fortes aptitudes pour les relations interpersonnelles ;
• Esprit de synthèse et d’analyse, sens développé de l’organisation et de la priorisation ;
• Habilités exceptionnelles pour la communication et capacité d’influence ;
• Démontre de fortes habiletés en résolution de conflits, la résolution de problèmes et la gestion du changement ;
• Reconnue pour son leadership mobilisateur et une capacité marquée pour le travail en équipe ;
• Orienté vers les résultats et capable de faire preuve d'initiative et de créativité dans la résolution de problèmes complexes ;
• Capacité à gérer le changement efficacement au niveau organisationnel, opérationnel et humain ;
• Capacité démontrée à promouvoir les principes d’amélioration continue de la qualité.
  
  

AUTRES

• Bilingue (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit.
  
  

Information additionnelle

• Bureau situé à l’HGM ;
• Déplacements fréquents entre tous les sites du CUSM ;
• Régi par le "Règlement sur certaines conditions de travail applicables aux cadres des régies régionales et des établissements de santé et des services sociaux ;
• Environnement complexe, hautement spécialisé et de niveau tertiaire.
  
  

Affichage pour une durée de 13 jours

Période d'affichage : Du 17 au 29 avril 2025

Date d'entrevue : Le mai 2025 en après-midi

Classe salariale : 37

MIN : 80 052 $

MAX : 104 067 $

• CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024. ***
  
  

Service Acquisition des talents CUSM

https://cusm.ca/carrieres/perspectives-demploi

Les candidats devront nous faire parvenir leur curriculum vitæ avant la date d'échéance de l'affichage.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

Programme d'accès à l'égalité en emploi

Le CUSM applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées qui en font la demande en fonction de leurs besoins.