Chargé(e) d'administration - Loisirs

Brossard; Brossard; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Ville de Brossard recherche un chargé administratif pour soutenir le Directeur du loisir, de la culture et de la vie communautaire, dans la gestion quotidienne des ressources financières et matérielles.

Vous préparerez le budget, suivrez les dépenses, produirez des rapports et assurerez le lien avec les divisions et partenaires. Exigences: DEC en administration, 2–3 ans d'expérience, maîtrise du français et esprit d’analyse. Poste à temps plein, sur place.

Qualifications

• DEC en administration; 2–3 années d’expérience dans l’administration.
• Facilité d’expression française orale et écrite.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Autonomie et sens de l’organisation.

Responsibilities

• Prépare le budget de la direction et concilie les données des différentes divisions.
• Vérifie la progression des revenus et dépenses et assure la conformité avec le budget et les règlements.
• Prépare et analyse des rapports budgétaires et explique les écarts.
• Obtenez les approbations requises pour les variations budgétaires.
• Prépare les demandes de paiement et de facturation et transmet le tout.
• Suivi budgétaire des dossiers et production de rapports aux personnes concernées.
• Prépare des rapports comptables destinés aux vérificateurs.
• Conçoit des tableaux et des rapports statistiques et les transmet aux responsables.
• Vérifie et effectue les remboursements de petite caisse.
• Complète les demandes de personnel et soumet pour approbation.
• Agit comme personne-ressource auprès de la clientèle interne et externe et assure le suivi.
• Mises à jour des formulaires informatisés (Ludik).
• Recommande des développements d’application pour les logiciels utilisés.
• Suivi des contrats et ententes et renouvellements éventuels.
• Transmission des informations pour la paie des employés de la direction.
• Passation des commandes et suivi de l’approvisionnement.

Skills

Facilité d’expression française

Esprit d’analyse et de synthèse

Autonomie

Travail en équipe

Education

DEC en administration

2–3 années d’expérience

Job description

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Votre rôle

Le/la chargé(e) d'administration assiste le Directeur du loisir, de la culture et de la vie communautaire quant aux différentes tâches administratives découlant de la gestion des ressources financières et matérielles.

Vos responsabilités

1. Prépare le budget de la direction et concilie les données des différentes divisions;
2. Vérifie la progression des revenus et des dépenses et s'assure que ceux-ci sont en conformité avec le budget, les résolutions, règlements, lois et procédures existantes et assure le suivi auprès des personnes concernées;
3. Prépare et analyse des rapports budgétaires, recueille les informations nécessaires afin d'expliquer les écarts entre les résultats et les prévisions et soumet les corrections à apporter si nécessaire;
4. Effectue les étapes pour obtenir les approbations requises concernant les variations budgétaires selon la politique en vigueur;
5. Prépare les demandes de paiement et de facturation et transmet le tout à la Direction des finances ou facture directement le client lorsque requis;
6. Assure le suivi budgétaire de différents dossiers, prépare et fournit ds rapports en conséquence aux personnes concernées (ex. évaluation des heures d'occupation de locaux);
7. Prépare des rapports comptables devant être soumis à des vérificateurs;
8. Conçoit différents tableaux, rapports statistiques, correspondances générales et les soumets aux personnes concernées;
9. Vérifie et effectue les remboursements de petite caisse;
10. Complète au besoin les demandes de personnel et soumet le tout pour approbation;
11. Agit à titre de personne-ressource autant auprès de la clientèle internequ'externe( ex. inventaire informatique, bris et mauvais fonctionnement des équipements et logiciels, requêtes, politiques, directives et autres normes administrativeset corporatives en matière de ressources humaines, financières et matérielles etc.) et assure le suivi au besoin;
12. Effectue les mises à jour desformulaires informatisés(Ludik) (ex. programmation des cartes; création de modification des cartes; validation des postes comptables utilisés et saisie, etc.);
13. Recommande des développements d'application pour les différents logiciels utilisés;
14. Assure le suivi des contrats et ententes en effectuant différentes activités tels que des appels, remise des· dépôts, options du renouvellement, sommaires décisionnels auprès d'organismes ou entreprises (CSMV, entreprises aquatiques, Centre sportif Bell, etc.);
15. S'assure de la transmission des informations requises pour fins de production de la paye des employés de la Direction;
16. Effectue les commandes et assure le suivi quant à l'approvisionnement du matériel requis par la Direction;
17. Cette description n'est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. L'employé peut être appelé à s'acquérir de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur; les tâches demandées n'ont pas d'effet sur l'évaluation.

Profil recherché

• DEC en administration;
• Deux (2) à trois (3) années dans le domaine de l'administration;
• Facilité d'expression française orale et écrite;
• Esprit d'analyse et de synthèse;
• Sens développé de l'organisation;
• Autonomie;
• Habileté dans letravail d'équipe.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.