Business Leader

EORLA - Eastern Ontario Regional Laboratory Association; Ottawa; On-site; CAD 105,000 - 122,000; Full time

Job summary

A regional health laboratory association in Ottawa seeks a Business Leader to provide senior management advice, support project management, and handle strategic communications. The ideal candidate will have 5-7 years of relevant experience in the healthcare sector and a strong background in financial management and analysis. This position entails managing executive communications and supporting various health programs, with responsibilities in budget oversight and team coordination. Competence in both English and French is a plus.

Qualifications

• 5-7 years of relevant experience in the health care sector.
• Experience in preparing and delivering presentations.
• Strong organizational and time management skills.

Responsibilities

• Manage files and activities associated with the Executive portfolio.
• Identify strategic and operational issues.
• Conduct monthly and annual budget performance analysis.

Skills

Leadership

Project Management

Communication

Budget Management

Analytical Skills

Education

4-year undergraduate degree in Business or Health Administration

Master's degree in Business or Health Administration

Tools

Microsoft Office Suite

Oracle

Job description

Position Overview

The hiring salary range for this position is from $105,836.25 to $121,705.35

This position provides senior level advice, guidance, management support and counsel on various initiatives and key areas of activity including work related to strategic and operational planning, resource allocation, utilization monitoring, quality initiatives and corporate liabilities including legal and human resource issues.

The Business Leader position is also responsible for office and project management for the Office of the Chief Operating Officer; Vice-President, Finance & Administration; and Vice-President, Human Resources, for managing financial aspects of the office and providing support to portfolio subordinates as required. This role will also anticipate the needs of the various programs reporting to the Executives and work with leadership to develop strategies to address those needs.

Responsibilities include:

Management of the Executive Offices

• Proactive identification of strategic, policy and operational issues and preparation through consultation of analysis and recommended actions.
• Manage files and activities directly associated with the portfolio and the Executive Vice-President office and disseminate action items to portfolio leadership with follow-up to ensure timelines are met.
• Identify communication needs of the office, develop necessary communication plans and products for target audience, internally and externally.
• Compile monthly and annual reporting to allow monitoring of budget, performance indicators and risk.
• Develop and manage communications, inclusive of e-mail, communications, letters to staff, open forums, LDIs, and special initiatives.
  
  

Project Management & Coordination

• Creation of standardized documentation concerning the project and the scope of the project to be distributed to and by stakeholders involved in the project.
• Management and creation of action items and issue logs, inclusive of assigning actions and following-up on delegated assignments.
• Process Mapping, FMEA analysis and Gap analysis.
• Communication and on-boarding of various stakeholders at all levels throughout the organization to ensure that the project has buy in at all levels.
• Develop appropriate tracking systems to identify and investigate issues.
• Create and distribute agendas and meeting packages to the committee and team members.
• Tracking trending data/information from various projects to ensure data validity and tracking of trending data outliers.
• Setting milestones and monitoring key milestones for progress during the project to ensure that the whole project is delivered on time.
• Conducting research and assisting in evaluating best practice by sourcing and conducting benchmarking visits or conference calls with suitable organizations.
• Create change management questions and worksheets for the start and the status of projects.
• Liaise with various stakeholders concerning the project at various points.
• Coordinate, advise and implement special projects related to quality improvement.
• Research various aspects of the projects to be able to act in an advisory capacity to various project agents and participants.
• Act as a liaison to various project teams ensuring that the lines of communication remain open and inclusive.
• Draft and enact communication plans, briefing notes for various projects to share progress with the organization and seek approval.
• Conference planning and event planning for various initiatives and launches in the organization.
• Facilitate Committees.
  
  

Finance & Resource Analysis

• Regular budget reviews for the Executive offices.
• Manage accounts to ensure travel costs, office supply purchases, education, and other charges are within allocated budget.
• Analysis of current spending and create and manage projections for future spending and utilization.
• Provide advice and recommendations for future spending based on utilization patterns.
• Assist with regular financial reviews of the entire department to ensure that budgets are accurate, and the utilization and spending patterns are correct.
  
  

Rotation/Shifts

Days, 8 hour shifts (08:00-16:00). For information purposes only - EORLA reserves the right to change.

Basic Requirements

• Completion of a 4-year undergraduate degree in Business or Health Administration, or a related field;
• 5-7 years of related experience, preferably in the health care sector;
• Experience with preparing and delivering presentations, report writing, writing briefing notes for Senior Management, and with implementing and evaluating business plans;
• Ability to research and develop submissions, business cases, briefing notes, and presentations;
• Knowledge of accounting and statistics;
• Ability to implement, facilitate, and lead change;
• Advanced proficiency with computer applications: Microsoft Office Suite, Oracle, Oracle Business Intelligence, HRIS;
• Ability to deal with difficult situations and crisis;
• Ability to propose process improvements and value-added initiatives;
• Strong knowledge of the principals of budgeting and financial management within the public sector;
• Ability to manage and coordinate the Leadership Teams' Offices;
• Strong organizational and time management skills;
• Ability to use financial systems tools to review and analyze performance indicators;
• Strong written, verbal and collaboration skills;
• Ability to identify trends in data, root cause analysis and apply problem solving skills to effectively and efficiently propose solutions;
• Excellent interpersonal and people management skills with the ability to build strong relationships with business stakeholders at all levels;
• Ability to prepare and analyze financial statements and corporate performance indicator data including the generation of graphical representations.
  
  

As a pre-condition of employment, all new EORLA employees will be required to obtain and provide a satisfactory Criminal Records Check dated within six (6) months from the date of issue.

*Mandatory Vaccination Policy*

Per EORLA's COVID-19 Vaccination Policy, if you are successful in the selection process, an offer of employment is conditional upon presentation of government issued documentation confirming that you have been fully vaccinated with a vaccine that has been approved in Canada. Any individual who cannot be vaccinated on medical grounds or other grounds recognized by the Human Rights Code can request an accommodation.

Please note that with respect to the COVID-19 pandemic, the Ontario Human Rights Commission’s (OHRC) position has been that a singular belief or personal preference against vaccinations and/or masks is not protected on the ground of creed under theCode.

Preferred Qualifications

• Master's degree in Business or Health Administration, or a related field;
• Bilingual (French and English) is considered an asset.
  
  

Equal Opportunity Employer

The Eastern Ontario Regional Laboratory Association (EORLA) is an equal opportunity employer. Upon request, accommodations due to a disability are available throughout the selection process.

Application Information

Please submit your online application by 11:59 p.m. EST the day the job posting closes. It is mandatory that you provide a thoroughly completed application with all the necessary information to help us determine whether you meet the qualifications as outlined on the job posting. Failure to do so will result in your being screened out of the competition. We thank all those who apply but only those selected for further consideration will be contacted. Thank you for your cooperation and assistance.

Chef d'entreprise

Aperçu du poste

La fourchette d'embauche pour ce poste est comprise entre 105 836,25 et 121 705,35 dollars.

Le titulaire de ce poste fournit des avis, des orientations, un soutien à la gestion et des conseils de haut niveau sur diverses initiatives et domaines d'activité clés, notamment en ce qui concerne la planification stratégique et opérationnelle, l'affectation des ressources, le suivi de l'utilisation, les initiatives en matière de qualité et les responsabilités de l'entreprise, y compris les questions juridiques et de ressources humaines.

Le chef d'entreprise est également responsable de la gestion des bureaux et des projets pour le bureau du chef des opérations, du vice-président chargé des finances et de l'administration et du vice-président chargé des ressources humaines, de la gestion des aspects financiers du bureau et du soutien aux subordonnés du portefeuille, le cas échéant. Il anticipe également les besoins des différents programmes relevant des cadres supérieurs et collabore avec la direction pour élaborer des stratégies visant à répondre à ces besoins.

Les responsabilités sont les suivantes:

Gestion des bureaux exécutifs

• Identifier de manière proactive les questions stratégiques, politiques et opérationnelles et préparer, par la consultation, l'analyse et les actions recommandées.
• Gérer les dossiers et les activités directement liés au portefeuille et au bureau du vice-président exécutif et diffuser les mesures à prendre auprès des responsables du portefeuille, en veillant à ce que les délais soient respectés.
• Identifier les besoins de communication du bureau, élaborer les plans et produits de communication nécessaires pour le public cible, en interne et en externe.
• Établir des rapports mensuels et annuels pour permettre le suivi du budget, des indicateurs de performance et des risques.
• Développer et gérer les communications, y compris les courriels, les communications, les lettres au personnel, les forums ouverts, les LDI et les initiatives spéciales.
  
  

Gestion et coordination du projet

• Création d'une documentation standardisée concernant le projet et sa portée, à distribuer aux parties prenantes impliquées dans le projet et par celles-ci.
• Gestion et création de points d'action et de registres de problèmes, y compris l'attribution d'actions et le suivi des missions déléguées.
• Cartographie des processus, analyse FMEA et analyse des lacunes.
• Communication et intégration des différentes parties prenantes à tous les niveaux de l'organisation afin de garantir l'adhésion au projet à tous les niveaux.
• Développer des systèmes de suivi appropriés afin d'identifier et d'examiner les problèmes.
• Créer et distribuer les ordres du jour et les dossiers de réunion au comité et aux membres de l'équipe.
• Suivre les données/informations sur les tendances de divers projets afin de garantir la validité des données et le suivi des données aberrantes.
• Fixer des jalons et surveiller les étapes clés de l'avancement du projet afin de s'assurer que l'ensemble du projet est livré dans les délais impartis.
• Effectuer des recherches et contribuer à l'évaluation des meilleures pratiques en recherchant et en organisant des visites d'étalonnage ou des conférences téléphoniques avec les organisations appropriées.
• Créer des questions et des feuilles de travail relatives à la gestion du changement pour le démarrage et l'état d'avancement des projets.
• Assurer la liaison avec les différentes parties prenantes concernant le projet à différents moments.
• Coordonner, conseiller et mettre en œuvre des projets spéciaux liés à l'amélioration de la qualité.
• Effectuer des recherches sur divers aspects des projets afin d'être en mesure de conseiller les différents agents et participants aux projets.
• Assurer la liaison avec les différentes équipes de projet en veillant à ce que les lignes de communication restent ouvertes et inclusives.
• Rédiger et mettre en œuvre des plans de communication et des notes d'information pour divers projets afin de faire part des progrès réalisés à l'organisation et d'obtenir son approbation.
• Organiser des conférences et des événements pour diverses initiatives et lancements au sein de l'organisation.
• Animer des comités.
  
  

Finances et analyse des ressources

• Examiner régulièrement le budget des bureaux exécutifs.
• Gérer les comptes pour s'assurer que les frais de voyage, les achats de fournitures de bureau, les frais d'éducation et les autres frais restent dans les limites du budget alloué.
• Analyse des dépenses actuelles et création et gestion de projections pour les dépenses et l'utilisation futures.
• Fournir des conseils et des recommandations pour les dépenses futures sur la base des schémas d'utilisation.
• Participer aux examens financiers réguliers de l'ensemble du département afin de s'assurer que les budgets sont exacts et que les schémas d'utilisation et de dépenses sont corrects.
  
  

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures (08:00-16:00). À titre d’information seulement - L’ALREO se reserve le droit de modifier.

Exigences pré-requis

• Diplôme de premier cycle de 4 ans en administration des affaires ou de la santé, ou dans un domaine connexe;
• 5 à 7 ans d'expérience dans ce domaine, de préférence dans le secteur des soins de santé;
• Expérience de la préparation et de la présentation d'exposés, de la rédaction de rapports et de notes d'information à l'intention de la direction générale, ainsi que de la mise en œuvre et de l'évaluation de plans d'entreprise;
• Capacité à effectuer des recherches et à élaborer des soumissions, des analyses de rentabilité, des notes d'information et des présentations;
• Connaissance de la comptabilité et des statistiques;
• Capacité à mettre en œuvre, à faciliter et à conduire le changement;
• Maîtrise avancée des applications informatiques : Microsoft Office Suite, Oracle, Oracle Business Intelligence, HRIS;
• Capacité à gérer des situations difficiles et des crises;
• Capacité à proposer des améliorations de processus et des initiatives à valeur ajoutée;
• Solide connaissance des principes de budgétisation et de gestion financière dans le secteur public;
• Capacité à gérer et à coordonner les bureaux des équipes de direction;
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps;
• Capacité à utiliser les outils des systèmes financiers pour examiner et analyser les indicateurs de performance;
• Solides compétences écrites, orales et en matière de collaboration;
• Capacité à identifier les tendances dans les données, à analyser les causes profondes et à appliquer des compétences en matière de résolution de problèmes pour proposer des solutions de manière efficace et efficiente;
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de gestion du personnel, avec la capacité d'établir des relations solides avec les parties prenantes de l'entreprise à tous les niveaux;
• Capacité à préparer et à analyser les états financiers et les données relatives aux indicateurs de performance de l'entreprise, y compris la production de représentations graphiques.
  
  

À titre de condition pré-emploi, le candidat retenu doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents judiciaires dans le secteur vulnérable, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*

Selon la politique de vaccination COVID-19 de l'ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d'emploi sera conditionnelle à la présentation d'un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d'autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu'en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu'une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n'est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Qualifications Souhaitables

• Maîtrise en administration des affaires ou de la santé, ou dans un domaine connexe;
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.
  
  

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.