Bilingual Program Coordinator-Summer Work Student Exchange Program/Coordonnatrice du programme [...]

YMCA of Greater Toronto; Toronto; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

YMCA of Greater Toronto recherche un(e) coordonnateur(trice) bilingue pour son programme d’été d’échanges étudiants. Poste à temps plein jusqu’au 31 mars 2027, basé à Toronto.

Vous planifierez les voyages, gérerez le budget et assurerez l’administration du programme. Vous dirigerez la formation du personnel, fournirez des outils de formation et collaborerez avec les RH et les équipes de paie pour garantir l’exactitude de l’embauche et de la paie, tout en soutenant les participants et les

Qualifications

• Diplôme universitaire ou collégial en logistique, administration, affaires, gestion des ressources humaines ou domaine connexe.
• Au moins trois ans d’expérience des travaux administratifs.
• Capacité de communiquer couramment en anglais et en français.
• Maîtrise des logiciels Microsoft 365 et capacité d’apprendre à utiliser de nouvelles plateformes.
• Excellent sens de l’organisation et expérience de la gestion de grandes quantités de données dans un milieu dynamique.

Responsibilities

• Planifier, organiser et superviser la coordination des préparatifs du voyage des participants et accompagnateurs, et gérer le budget du voyage en coordination avec la directrice.
• Assurer la direction administrative du programme: vérification des remboursements, gestion des documents et tenue à jour des bases de données et des systèmes RH.
• Diriger la formation du personnel et élaborer des outils de formation pour le personnel estival et les employeurs.
• Collaborer avec les services RH et paie pour assurer l’exactitude de l’embauche et de la paie et suivre les problèmes liés à la paie.
• Gérer la base de données et les processus de gestion des documents du programme pour le personnel, les participants et les employeurs.

Skills

Bilingue anglais/français

Gestion administrative

Formation du personnel

Gestion de projets

Microsoft 365

Leadership

Relations interpersonnelles

Education

Diplôme universitaire ou collégial en logistique, administration, affaires, RH ou domaine connexe

Tools

Microsoft 365

Job description

Bilingual Program Coordinator-Summer Work Student Exchange Program/Coordonnatrice du programme bilingue – Emplois d’été Échanges étudiants

Work Hours: 37.5 hours per week/37,5heuresparsemaine

Contrat salarié à temps plein jusqu'au 31 mars 2027

Le programme Emplois d’été Échanges étudiants du YMCA est un programme d’échange national qui permet aux jeunes d’améliorer la maîtrise de leur langue seconde, tout en acquérant une importante expérience professionnelle. Les participants sont des jeunes Canadiens de 16 ou 17ans qui participeront à un échange avec une autre communauté du Canada pendant 6semaines au cours de l’été. Les jeunes sont jumelés avec une communauté d’une autre province où l’autre langue officielle prédomine et où une famille d’accueil et un emploi leur sont offerts pour approfondir leur expérience culturelle et linguistique grâce à une immersion intensive.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme planifie, organise et supervise la coordination des préparatifs du voyage des participants au programme et de leurs accompagnateurs et gère le budget du voyage en coordination avec la directrice. Le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme assure également la direction administrative du programme qui comporte notamment la vérification des demandes de remboursement des frais, la supervision des processus de gestion des documents, de la tenue à jour de la base de données, des systèmes de gestion des ressources humaines et des fournitures du programme.

De plus, le coordonnateur ou la coordonnatrice du programme dirige la formation du personnel et l’élaboration d’outils de formation liés au voyage et aux fonctions administratives pour le personnel estival, les employeurs et les participants. Enfin, cette personne aura un bon esprit d’équipe et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe nationale dans divers domaines du programme.

• Élaborer des outils et appuyer la formation du personnel pour assurer la prestation de qualité du programme dans les domaines du voyage et de l’administration, entre autres.
• Coordonner et organiser, de concert avec les fournisseurs, le voyage des participants et des accompagnateurs et la logistique de celui-ci, ainsi que le budget du voyage, sans perdre de vue la sécurité et l’efficience.
• Embaucher, accueillir, intégrer, former et soutenir une équipe efficace de coordonnateurs administratifs qui géreront l’administration du programme à l’échelle nationale et régionale.
• Assurer la présentation en temps opportun et l’exactitude des factures et des formulaires de demande de remboursement des frais, ainsi que les paiements et les remboursements à l’étranger des employeurs et des autres intervenants.
• Gérer la base de données et les processus de gestion des documents du programme pour le personnel, les participants et les employeurs.
• Résoudre efficacement les problèmes dès qu’ils surviennent en tenant la directrice au courant.
• Collaborer avec le personnel des services des RH et de la paie afin d’assurer l’exactitude de l’embauche et de la paie du personnel et donner promptement suite à tout problème lié à la paie.
• Effectuer toutes autres tâches connexes qui vous sont confiées.
• Diplôme universitaire de préférence ou diplôme collégial en logistique, administration, affaires, gestion des ressources humaines ou dans des domaines connexes.
• Au moins troisans d’expérience des travaux administratifs.
• Capacité de communiquer couramment en anglais et en français.
• Compétences techniques approfondies, dont très bonne connaissance des logicielsMicrosoft365 et capacité d’apprendre à utiliser de nouvelles plateformes électroniques et à s’y adapter.
• Excellent sens de l’organisation et expérience de la gestion de grandes quantités de données dans un milieu de travail dynamique.
• Expérience de la formation du personnel et de l’élaboration de matériel de formation.
• Expérience d’un rôle de direction et du travail avec des étudiants postsecondaires.
• Compétences interpersonnelles et en établissement de relations éprouvées, capacité de nouer d’excellentes relations et de très bien communiquer avec les participants, le personnel et les bénévoles, excellentes capacités de communication écrite.
• Disponibilité pour voyager plusieurs fois par an au Canada.
• Connaissance et capacité de mettre en pratique des principes antiracistes, anti-oppression, positifs à l’égard des membres des communautés2SLGBTQIA+, ainsi que les principes de la critique de la situation subie par les personnes handicapées, de la réduction des préjudices et de l’approche axée sur les points forts.
• Engagement envers la diversité, l’équité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance, ainsi qu’expérience de la direction de l’élaboration et de la mise en œuvre d’initiatives axées sur l’équité visant à supprimer les obstacles systémiques.

Mettrel’accentsurlasanté,lasécuritéetlebien-êtredetouslesenfants,jeunesetpersonnesvulnérablesdanslesprogrammesduYMCA,ycomprislacompréhensiondesobligationslégalesetmoralesliéesausignalementdescasprésumésdemaltraitanced’enfantsauxServicesdeprotectiondel’enfance

CompétencesduYMCA:Responsable,bâtisseurderelations,axésurl’amélioration,joueurd’équipeetleader,promoteurdel’équitéetdubien-être

Le YMCA du Grand Toronto est un organisme de bienfaisance qui libère le potentiel des personnes, en les aidant à s’épanouir, à devenir des leaders et à redonner à leurs communautés. Nous nous engageons à aider nos employés à réaliser leur plein potentiel et notre milieu de travail est reconnu pour son excellence. Nous offrons des emplois valorisants et la possibilité de faire toute la différence dans la vie des personnes et dans la santé de nos communautés. Lisez à quoi vous attendre de la part du YMCA ici .

Rejoindre le Y, c’est contribuer à plus de 170 années passées à offrir à chacun la possibilité de s’épanouir grâce à des programmes et des services variés : santé et condition physique, services de garde agréés, camps, services d’aide à l’emploi et aux immigrants, éducation et formation, ainsi que des services destinés aux jeunes, aux familles et aux aînés. Pour en savoir plus, consultez notre plan stratégique 2025–2030, « Plus forts ensemble » (Greater Together), qui présente notre engagement à bâtir des communautés où les gens se sentent en meilleure santé et plus proches de leurs voisins.

Le YMCA du Grand Toronto est voué à la diversité, à l’équité, à l’inclusion et à l’appartenance. Nous nous efforçons de supprimer les obstacles à l’emploi et nous reconnaissons que la diversité des membres de notre personnel, représentative des communautés où nous travaillons, enrichit l’expérience de nos participants et de notre équipe. Employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, nous invitons toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, notamment les personnes racisées, les personnes de couleur, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés2SLGBTQIA+.

Quand nous publions une possibilité d’emploi, veuillez nous dire comment nous pouvons vous rendre le processus de recrutement plus accessible, afin que nous puissions, de concert avec vous, l’adapter à vos besoins.

Conformément à notre engagement à l’égard de la sécurité et la protection des enfants, les offres d’emploi sont subordonnées à une vérification positive du casier judiciaire. Pendant les quatre premiers mois et tous les troisans par la suite, une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables est obligatoire. Informez-vous sur ces vérifications ici .

Le YMCA n’étudie que la candidature des personnes légalement autorisées à travailler au Canada. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais en raison du nombre de candidatures que nous recevons, nous ne pouvons communiquer qu’avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.