Attendance Support and Accommodation Officer, Occupational Health and Wellness – Permanent Full[...]

Children’s Hospital of Eastern Ontario; Canada; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

A leading pediatric healthcare provider in Ottawa is seeking an Attendance Support and Accommodation Officer. This role involves supporting attendance processes, analyzing absenteeism, and providing guidance to management. Candidates should have a Bachelor's degree in Human Resources or a related field and possess strong communication skills. Join a dynamic team dedicated to improving child health and well-being. Competitive compensation package available.

Benefits

Competitive salary

Comprehensive benefits package

Family-friendly environment

Support for continuing education

Qualifications

• 3+ years in Human Resources, Labour Relations, or Disability Management.
• Computer and word processing skills essential.
• Experience in training managers and staff required.
• Knowledge of disability management standards and occupational health legislation necessary.

Responsibilities

• Support attendance and accommodation processes.
• Conduct analysis on absenteeism data.
• Provide advice to management on attendance management strategies.
• Lead attendance and accommodation meetings.

Skills

Criminal Record Check (Level 1)

Verbal communication

Written communication

Conflict resolution

Attention to detail

Teamwork

Initiative

Data analysis

Knowledge of Human Rights Legislation

Education

Bachelor’s degree in Human Resources, Labour Relations or related field

Tools

Microsoft Office Suite

Job description

time left to apply End Date: August 12, 2025 (12 days left to apply)

job requisition id JR5488

Compensation Pay Range:

$43.08-$50.70

Compensation Pay Range:

$43.08-$50.70

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Attendance Support and Accommodation Officer is responsible for supporting CHEO and the Talent Services Team in implementing and sustaining attendance and accommodation processes. This role is an integral part of the Talent Services team, and it ensures that CHEO meets legislative requirements. The Attendance Support and Accommodation Officer maintains the attendance and accommodation program by monitoring best practices and ensuring the program aligns with those practices; monitors and provides analysis on ongoing absenteeism and initiates the attendance program; leads both the attendance and accommodation meetings, provides advice and education to leaders, makes recommendations regarding employee’s absenteeism and accommodations needs, and assists in implementing goals to achieve regular attendance at work.

JOB DESCRIPTION:

• Act as a process facilitator in administering the attendance management framework in cases where significant attendance problems exist including, determining parties required at each stage of the process to contribute to the development of individual case management strategies. Includes meeting with employees in the attendance program

• Provide managers advice and guidance on individual attendance management strategies and actions to ensure appropriateness and defensibility of management decisions, if challenged

• Collect, review and analyses data related to individual attendance, including evaluating evidence of patterns and trends in absenteeism, accommodation initiatives, and corrective measures taken, in order to form recommendations for action to address persistent attendance issues

• Manage potential conflict situations, while maintaining neutrality, guiding the process, and adherence to the Ontario Human Rights Code, AODA, CHEO Code of Conduct, etc

• Conduct ongoing assessment of attendance management methodology and proactively lead development/revision of related practices, tools and guidelines to ensure continuous quality improvement, sustainability and effectiveness of the model

• Identify training needs for managers/staff in support of attendance management principles and guidelines and ensure the development and timely delivery of related programs

• Act as a facilitator in the search for a permanent and, on occasion, temporary accommodations. Determine the parties required at each stage and maintain momentum in the search.

• Maintain an active list of employees requiring a permanent/temporary accommodation or that have an existing permanent accommodation in place.

• Collaborate with OHW, Labour Relations, and Talent to monitor for current and future positions for employees requiring an accommodation.

• Be the key contact with all parties during the search for accommodation, i.e., unions, Talent Acquisition, Labour Relations, ESO, and OHW.

• Identify training needs for managers in the support of the duty to accommodate

• Maintain records to support accommodation search.

• Prepare reports on outstanding accommodations and on successful accommodation searches.

• Participates in partner meetings as required.

• Ensures up to date and knowledgeable on Human Rights Legislation.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)

• Bachelor’s degree with specialty in Human Resources, Labour Relations, Disability Management, or a related field of study. (Essential)

• NIDMAR Certification, Certified Disability Management Professional (CDMP) (Preferred)

• Minimum of 3 years in Human Resources, Labour Relations, Disability Management or Case management. (Essential)

• Demonstrated computer and word processing skills. (Essential)

• Demonstrated accuracy and attention to detail. (Essential)

• Demonstrated flexible approach to work demands. (Essential)

• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities. (Essential)

• Demonstrated ability to work independently and in a team environment. (Essential)

• Thorough knowledge of applicable occupational health and safety legislation; Ontario Human Rights; AODA; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)

• Demonstrated understanding of disability management policies and procedures, interpret contracts, legislation, claims management philosophy, and medical terminology (Essential)

• Demonstrated knowledge of best-practice disability and attendance management standards (Essential)

• Demonstrated knowledge in case management processes. (Essential)

• Experience in training managers and employees. (Essential)

• Strong verbal and written communication skills. (Essential)

• Experience in conflict resolution and employee relations. (Essential)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at [e-mail] . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DU POSTE:

L’agente ou agent de soutien à l’assiduité et aux mesures d’adaptation appuie le CHEO et l’équipe des Services aux talents dans la mise en œuvre et le maintien des processus liés à l’assiduité et aux mesures d’adaptation. La ou le titulaire du poste fait partie intégrante de l’équipe des Services aux talents, et veille à ce que le CHEO respecte les exigences législatives. La personne titulaire du poste s’occupe du programme lié à l’assiduité et aux mesures d’adaptation en surveillant les pratiques exemplaires et en assurant l’harmonisation du programme avec ces pratiques. Elle surveille et analyse l’absentéisme continu et applique le programme d’assiduité; dirige les réunions sur l’assiduité et sur les mesures d’adaptation; fournit des conseils et de la formation aux leaders; formule des recommandations concernant l’absentéisme des membres du personnel et leurs besoins en matière d’adaptation; et aide à mettre en œuvre les objectifs visant à assurer l’assiduité au travail.

DESCRIPTION DES TÂCHES:

• Faciliter le processus d’administration du cadre de gestion des présences dans les cas où il existe d’importants problèmes d’assiduité en définissant les parties concernées à chaque étape du processus pour contribuer à la conception de stratégies de gestion de cas précis. Il s’agit notamment de rencontrer les membres du personnel dans le cadre du programme d’assiduité.

• Conseiller et guider les gestionnaires en ce qui concerne les stratégies de gestion des présences individuelles et des mesures à prendre afin d’assurer la pertinence et le caractère défendable des décisions de la direction, advenant leur contestation

• Recueillir, examiner et analyser les données relatives aux présences individuelles, et évaluer les données sur les tendances en matière d’absentéisme, les initiatives d’adaptation et les mesures correctives prises, afin de formuler des recommandations sur les mesures qui s’imposent pour régler les problèmes récurrents d’assiduité.

• Gérer de manière neutre les situations qui peuvent occasionner des conflits, orienter le processus à suivre et assurer le respect du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), et du Code de conduite du CHEO, entre autres.

• Effectuer une évaluation continue de la méthodologie de gestion des présences, et prendre l’initiative et diriger la conception et la mise à jour de pratiques, outils et guides connexes dans l’optique d’une amélioration continue de la qualité, de la durabilité et de l’efficacité du modèle.

• Cerner les besoins de formation des gestionnaires et du personnel au profit des principes et des guides en matière de gestion des présences, et assurer l’élaboration et la prestation de programmes connexes en temps opportun

• Faciliter la recherche de mesures d’adaptation permanentes ou, à l’occasion, temporaires. Cerner les parties concernées à chaque étape des recherches et faire en sorte que la recherche continue de progresser.

• Tenir une liste à jour des membres du personnel qui nécessitent la prise d’une mesure d’adaptation permanente ou temporaire, ou qui font déjà l’objet d’une mesure d’adaptation permanente.

• Collaborer avec les équipes de santé et bien-être au travail, des Relations de travail et des talents pour surveiller les postes actuels et futurs de membres du personnel qui nécessitent la prise d’une mesure d’adaptation.

• Agir à titre de personne-ressource clé pendant la recherche de mesures d’adaptation, et ce, pour toutes les parties concernées, comme les syndicats, les agentes et agents des services d’emploi, ainsi que les équipes responsables de l’acquisition des talents, des relations de travail, et de santé et bien-être au travail.

• Cerner les besoins en matière de formation des gestionnaires, de manière à respecter l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. • Tenir des dossiers pour appuyer la recherche de mesures d’adaptation.

• Préparer des rapports sur les mesures d’adaptation à prendre et sur les recherches de mesures d’adaptation réussies.

• Participer aux réunions avec les partenaires, au besoin.

• Veiller à ce que tous les membres du personnel connaissent les dispositions législatives en matière de droits de la personne et se tiennent informés sur le sujet.

QUALIFICATIONS :

• Une vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)

• Baccalauréat avec spécialisation en ressources humaines, relations de travail, gestion de l’incapacité physique ou dans un domaine d’études connexe. (Essentiel)

• Certification de l’Institut national de recherche et de gestion de l’incapacité au travail, professionnel agréé ou professionnelle agréée en gestion de dossiers d’invalidité. (Préférable)

• Au moins 3 ans d’expérience en ressources humaines, en relations du travail, en gestion de l’incapacité physique ou en gestion de cas. (Essentiel)

• Compétences avérées en informatique et en traitement de texte. (Essentiel)

• Minutie et souci d’exactitude. • Approche souple vis-à-vis des exigences de travail. (Essentiel)

• Grand esprit d’initiative et capacité manifeste à revoir les priorités. (Essentiel)

• Capacité démontrée de travailler de façon autonome et en équipe. (Essentiel)

• Connaissance approfondie des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail, du Code des droits de la personne de l’Ontario et de la LAPHO; connaissance générale des politiques et procédures de la direction et des différents services en matière de santé et de sécurité. (Essentiel)

• Compréhension manifeste des politiques et procédures de gestion de l’incapacité physique, de l’interprétation des contrats, des lois, de la philosophie de gestion des réclamations et de la terminologie médicale. (Essentiel)

• Connaissance avérée des pratiques exemplaires en matière de gestion des présences et de l’incapacité physique. (Essentiel)

• Connaissance manifeste des processus de gestion de cas. (Essentiel)

• Expérience de la formation des gestionnaires et des membres du personnel. (Essentiel)

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite. (Essentiel)

• Expérience de la résolution de conflits et des relations avec les membres du personnel. (Essentiel)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à [e-mail] . Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at [e-mail] . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Welcome

CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career.

A career at CHEO provides a:

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chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning

support for continued education and learning

potential for a relocation reimbursement benefit

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About Us

We are redefining what it means to be a hospital.

Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed.

CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees.

For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: