Attaché(e) d’administration - Approvisionnement (00662)

Cégep de l'Outaouais; Outaouais; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le Cégep de l'Outaouais recherche un Attaché(e) d’administration pour remplacer un poste à temps plein. Placé sous la supervision de la directrice des ressources financières et matérielles, le titulaire analysera et appliquera les processus contractuels et d’approvisionnement en respect des cadres légaux et organisationnels.

Le rôle inclut la gestion des commandes et des relations fournisseurs, la préparation des appels d’offres, le classement des documents et l’analyse des coûts, afin

Qualifications

• Baccalauréat en administration/droit/provisionnement requis.
• Expérience de 3 à 5 ans dans le domaine.
• Bonne connaissance des contrats publics et du SEAO.
• Anglais considéré comme un atout.

Responsibilities

• Gérer les commandes et les relations avec les fournisseurs.
• Soutenir les gestionnaires dans le processus d adjudication et la rédaction des documents.
• Analyser les coûts et proposer des améliorations.
• Assurer la gestion administrative et la conformité des dossiers.

Skills

Gestion contractuelle

Approvisionnement

Relations fournisseurs

Anglais - atout

Education

Baccalauréat en administration/droit/provisionnement

Tools

SEAO

Job description

Classe d'emploi : Attaché(e) d’administration (00662)

Catégorie : Personnel professionnel

Direction/Service : Direction des ressources financières

Sous-service : Secteur approvisionnement

Supérieur(e) immédiat(e) : Steve Medeiros

Titulaire ou prédécesseur(e) : Steve Medeiros

Statut de l'emploi : Remplacement à temps complet

Horaire de travail : 35 heures par semaine, de jour

Lieu de travail : Campus Gabrielle-Roy

Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Durée : Jusqu'au 28 avril 2028, ou au retour du titulaire du poste

| DESCRIPTION DU POSTE |

Sous la supervision de la directrice des ressources financières et matérielles, la personne titulaire du poste exerce un rôle d’expertise professionnelle en matière de gestion contractuelle et d’approvisionnement. Elle analyse, recommande et assure l’application rigoureuse des processus et du cadre légal dans les dossiers qui lui sont confiés. Les principales responsabilités incluent notamment :

Gestion des commandes et relations fournisseurs

• Vérifier et valider l’ensemble des données relatives aux commandes (demandes d’achat, prix, quantités, conformité) ;
• Communiquer avec les fournisseurs afin d’obtenir des prix et des informations pertinentes, verbalement ou par écrit ;
• Assurer le suivi des commandes et intervenir en cas de problématiques (marchandises endommagées, erreurs de livraison, retards, annulations ou non-conformités) ;
• Prendre les mesures appropriées en cas de pénurie ou de défectuosité des fournitures, notamment par la recherche de produits substituts ;
• Conseiller les gestionnaires quant à la qualité des biens et services requis et proposer des solutions alternatives favorisant l’uniformisation et l’optimisation des coûts ;
• Maintenir des communications efficaces avec des fournisseurs francophones et anglophones ;

Gestion contractuelle et processus d’adjudication

• Soutenir et conseiller les gestionnaires et les employés dans la préparation et le cheminement des documents liés au processus d’adjudication de contrats ;
• Participer à la préparation des appels d’offres et des contrats : rédaction, révision, validation des documents ;
• Coordonner les étapes d’ouverture et d’analyse des soumissions ;
• Agir à titre de secrétaire de comité de sélection et assurer la coordination des travaux menant à l’adjudication d’un contrat ;
• Analyser les soumissions reçues et produire des rapports comparatifs détaillés incluant recommandations ;
• Saisir les informations contractuelles requises dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) conformément aux exigences réglementaires ;
• Développer et maintenir à jour son expertise en matière de gestion contractuelle et d’adjudication ;

Analyse, contrôle des coûts et amélioration continue

• Analyser les besoins, réaliser des études de marché et recommander des stratégies d’acquisition visant l’optimisation du rapport qualité-prix ;
• Rechercher et sélectionner les gammes de produits à négocier ;
• Concevoir des rapports statistiques et réaliser des analyses de dossiers, contrats et ententes ;
• Formuler des avis et recommandations correctives ou d’amélioration.

Gestion administrative et conformité

• Tenir à jour les dossiers et fichiers : listes de prix, catalogues, bons de commande, répertoires de fournisseurs et autres documents administratifs ;
• Assurer la gestion administrative et contractuelle du parc de reprographie, notamment en effectuant le suivi des contrats, de l'utilisation des équipements et de la qualité des services offerts par les fournisseurs ;
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, règlements, directives et procédures du Collège et en assurer le respect ;
• Rédiger, planifier et mettre à jour les processus administratifs du service ;
• Coordonner les projets majeurs d’acquisition d’équipements et de fournitures ;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par le supérieur immédiat.

| EXIGENCES |

• Détenir un Baccalauréat dans un champ de spécialisation approprié, notamment en administration, en droit ou en gestion de l’approvisionnement ;
• Posséder une expérience de trois (3) à cinq (5) ans en lien avec l’emploi.

Exigences particulières :

• Avoir une bonne connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics et règlements afférents ;
• Connaissance du système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO) ;
• Communiquer oralement en anglais - un atout.

| TESTS OBLIGATOIRES |

• Tests d’évaluation linguistique éliminatoires : seuil de réussite fixé à 80% avec possibilité d’embauche conditionnelle à 70% ;
• Tests psychométriques et administratifs éliminatoires en lien avec les exigences de ce poste.

Notre établissement est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler, sans égard à leur sexe, origine ethnique, handicap, orientation sexuelle ou toute autre caractéristique personnelle.