Assistant.e lgal / / Legal Assistant

Seedbox; Montreal; Hybrid; CAD 55,000 - 60,000; Full time

Job summary

Seedbox, un leader en services juridiques, recherche un.e assistant.e juridique pour soutenir leurs opérations. Le candidat idéal aura un diplôme en secrétariat et 3 à 5 ans d'expérience. La mission inclut la préparation des documents, la gestion des contrats, et une collaboration étroite avec l'équipe. Les avantages incluent un salaire compétitif, des vacances, un lieu de travail flexible et un programme d'assurance collective complet.

Benefits

2 semaines de vacances par an

5 jours de congé personnel payés par an

6 jours de maladie par an

Horaire de travail flexible

Programme d'assurance collective

REER collectif avec contribution de l'employeur

Prêt de matériel informatique

Accès à un programme de télémédecine

Temps et soutien financier pour développement professionnel

Travail à distance ou mixte

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Connaissance avancée des outils bureautiques.
• Être autorisé à travailler au Canada.

Responsibilities

• Support administratif complet pour le département juridique.
• Gestion des demandes de contrats et documents juridiques.
• Mise à jour et création d'outils pour le suivi des demandes.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Innovation

Proactivité

Adaptabilité

Education

Diplôme en secrétariat juridique ou formation équivalente

Tools

Word

Google Docs

Excel

Google Sheets

Job description

L'assistant.e juridique est un pilier central dans l'efficacité du département juridique, services parajuridiques en assurant la préparation et la coordination des documents corporatifs et commerciaux importants, ainsi qu'en créant des listes et des rapports détaillés qui contribuent à l'adoption des meilleures pratiques juridiques et à la gestion optimale des besoins de l'entreprise. L'assistant.e juridique participe activement aux initiatives du département en général, en apportant un soutien soutenu à l'équipe pour améliorer les opérations. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les autres membres de l'équipe afin de faciliter les processus juridiques et d'assurer la gestion globale des risques organisationnels et la gouvernance d'entreprise.

Tu es parfait.e pour ce poste si tu :

• As 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire ;
• Diplôme en secrétariat juridique ou une formation équivalente ;
• Connaissance avancée de Word et Google Docs ;
• Connaissance avancée d'Excel et Google Sheets pour créer des tableaux dynamiques et autres rapports ;
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Rigueur, souci du détail et autonomie ;
• Innovation et proactivité ;
• Adaptabilité et efficacité ;
• Être également autorisé.e à travailler au Canada.

La connaissance de l'anglais est requise pour ce poste, étant donné que la majorité des activités se déroulent en anglais, notamment avec les parties prenantes internes et externes situées hors du Québec.

Seedbox t'offre en retour :

• Un salaire de base entre 55 000,00 $ et 60 000,00 $ annuellement, en fonction de tes compétences acquises et de ton expérience connexe, ainsi qu'une prime de performance trimestrielle ;
• 2 semaines de vacances par année ;
• Cinq (5) jours de congé personnel payé par année ;
• Six (6) jours de maladie par année ;
• Un horaire de travail de 37,5 heures par semaine, flexible : tu choisis le créneau horaire qui convient à ta routine, en fonction des besoins d'affaires de ton équipe (nous te les présenterons lors d'une réunion en face à face) ;
• Un lieu de travail hybride : tu peux travailler de l'endroit qui te convient le mieux, que ce soit 100 % à distance, 100 % au bureau, ou un mélange des deux ;
• Un programme d'assurance collective complet ;
• Un REER collectif avec une contribution de l'employeur jusqu'à 3 % ;
• Le prêt du matériel informatique nécessaire pour effectuer ton travail, tel qu'un ordinateur portable, un écran, et autres équipements indispensables ;
• Un accès à un solide programme de télémédecine (clinique en ligne) ;
• Du temps et un soutien financier pour développer tes compétences de façon continue ;
• Et bien plus encore.

Concrètement, tes responsabilités quotidiennes seront de :

• Offrir un soutien administratif complet à toute l'équipe du département juridique afin de soutenir le groupe d'entités de l'entreprise dans ses activités, tant sur le plan national qu'international ;
• Aider à la gestion des demandes de contrats ou autres de toutes les unités d'affaires, y compris la préparation des documents juridiques connexes ;
• Développer et maintenir des listes et outils numériques pour suivre et contrôler les demandes reçues des différentes unités d'affaires. Veiller à ce que les réponses et mises à jour soient enregistrées systématiquement ;
• Mettre à jour toutes les listes et bases de données du département et créer de nouveaux outils pour optimiser la présentation des données ;
• Gérer tous les documents électroniques dans le cloud pour le téléchargement, l'organisation et le stockage des documents, y compris ceux de due diligence pour examen et collaboration avec toutes les parties impliquées dans l'achat d'actifs du groupe, d'entités, et autres transactions ;
• Coordonner la collecte des signatures via DocuSign auprès des partenaires commerciaux et des membres de l'équipe interne, et assurer la distribution et l'archivage approprié des documents signés ;
• Produire des rapports de dépenses mensuels pour le département juridique.

Notre processus de recrutement est le suivant :

• Tu nous fais savoir que tu es intéressé.e en postulant ;
• Nous te contacterons pour apprendre à te connaître lors d'un court appel téléphonique ;
• Tu rencontreras la gestionnaire ;
• Tu passeras un test psychométrique ;
• Tu rejoindras notre équipe et tu inviteras tes amis à rejoindre notre grande communauté !

Un petit conseil :

Ne rate pas cette opportunité. C'est un poste où tu pourras mettre en œuvre de nouvelles façons de travailler et avoir un impact direct au sein de notre équipe !

Et un autre petit truc :

Pas besoin d'acheter un costume ou de repasser ton pantalon. Tout le processus d'embauche se fait à distance, et dans nos conférences virtuelles, le port du pantalon est facultatif.

Dernière chose :

Si tu n'es pas sûr de répondre à toutes les qualifications, mais que tu es intéressé.e, n'hésite pas à postuler quand même ! Nous recrutons des personnes avec une voix que nous voulons entendre. Les compétences techniques, ça s'apprend !

P.S. - Partage cette offre. Ne t'inquiète pas de voir ton ami.e ou collègue actuel.le te voler ce poste. Nous avons de nombreuses ouvertures en ce moment, et nous sommes opportunistes pour accueillir des personnes sympathiques et talentueuses dans notre communauté.