Assistant.e légal / Legal Assistant

Seedbox; Montreal; Hybrid; CAD 55,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique recherche un assistant légal pour soutenir son département juridique. Dans ce rôle essentiel, vous serez responsable de la préparation de documents cruciaux et de la gestion des demandes de contrats. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une équipe engagée, contribuant à l'amélioration des opérations et à la gestion des risques. Avec un environnement de travail hybride et une flexibilité d'horaire, cette opportunité vous permet de faire une réelle différence tout en développant vos compétences. Si vous êtes organisé, proactif et passionné par le droit, ce poste est fait pour vous!

Benefits

2 semaines de vacances par année

5 jours de congé personnel payés

6 jours de maladie par année

Horaires flexibles

Programme d'assurance collective

REER collectif avec contribution de l'employeur

Matériel informatique fourni

Accès à un programme de télémédecine

Soutien au développement des compétences

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Connaissance avancée de Word, Google Docs, Excel et Google Sheets.

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif au département légal.
• Gérer les demandes de contrats et préparer les documents juridiques.
• Produire des rapports de dépenses mensuels.

Skills

Gestion de documents

Communication

Organisation

Proactivité

Adaptabilité

Education

Diplôme en secrétariat juridique

Tools

Microsoft Word

Google Docs

Microsoft Excel

Google Sheets

DocuSign

Job description

Assistant.e légal // Legal Assistant

L'assistant.e juridique est un pilier central dans l'efficacité du département légal, services parajuridiques en assurant la préparation et la coordination des documents corporatifs et commerciaux importants ainsi qu’en créant des listes et des rapports détaillés qui contribuent à l'adoption des meilleures pratiques juridiques et à la gestion optimale des besoins de l’entreprise. L'assistant.e juridique participe activement aux initiatives du département en général, en apportant un soutien soutenu à l'équipe pour améliorer les opérations. Ce rôle implique une collaboration étroite avec les autres membres de l'équipe afin de faciliter les processus juridiques et d'assurer la gestion globale des risques organisationnels et la gouvernance d'entreprise.

Tu es parfait.e pour ce poste si tu :

• 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire ;
• Diplôme secrétariat juridique ou une formation équivalente ;
• Connaissance avancée de Word et Google Docs ;
• Connaissance avancée d'Excel et Google Sheets pour créer des tableaux dynamiques et autres rapports ;
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Rigueur, souci du détail et autonomie ;
• Innovation et proactivité ;
• Adaptabilité et efficacité.
• es légalement autorisé.e à travailler au Canada

La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste étant donné que la grande majorité des activités se déroulent en anglais, en particulier avec les parties prenantes internes et externes situées hors du Québec.

Seedbox t'offre en retour :

• un salaire de base entre 55,000.00$ et 60,000.00$ annuellement en fonction de tes compétences acquises et de ton expérience connexe ainsi qu’une prime de performance trimestrielle.
• 2 semaines de vacances par année.
• Cinq (5) jours de congé personnel payés par année
• Six (6) jours de maladie par année
• un horaire de travail de 37.5 heures par semaine, et flexible : tu choisis le créneau horaire qui convient à ta routine - en fonction des besoins d’affaires de ton équipe bien sûr (nous te les présenterons lors d'une réunion en face à face).
• un lieu de travail hybride : tu travailles de l'endroit qui te convient le mieux, que ce soit à 100% à distance ou à 100% au bureau, ou un mélange des deux.
• un programme d'assurance collective complet.
• un REER collectif avec une contribution de l'employeur jusqu'à 3 %.
• le prêt du matériel informatique dont tu auras besoin pour effectuer ton travail, tel qu’un ordinateur portable, un écran, et les autres choses que tu n’aurais pas déjà sous la main qui sont nécessaires pour toi.
• un accès à un solide programme de télémédecine (clinique en ligne).
• du temps et un soutien financier pour développer tes compétences de manière continue.
• Et bien plus encore.

Concrètement, tes responsabilités quotidiennes seront de :

• Offrir un soutien administratif complet à toute l'équipe du département du département légal afin de soutenir le groupe d'entités de l'entreprise dans ses activités, tant sur le plan national qu’au niveau international ;
• Aider à la gestion des demandes de contrats ou autres de toutes les unités d’affaires, y compris la préparation des documents juridiques connexes ;
• Développer et maintenir des listes et outils numériques pour suivre et contrôler les demandes reçues des différentes unités d’affaires. Veiller à ce que les réponses et les mises à jour soient enregistrées systématiquement;
• Mettre à jour toutes les listes et bases de données du département et créer de nouveaux outils pour optimiser la présentation des données ;
• Gérer tous les documents électroniques dans le cloud pour le téléchargement, l'organisation et le stockage des documents et des documents de due diligence pour examen et collaboration avec toutes les parties en rapport avec l'achat d'actifs du groupe d’entités et d'autres transactions ;
• Coordonner la collecte des signatures via DocuSign auprès des partenaires commerciaux (et des membres de l'équipe interne) ainsi que d’assurer la distribution et l’archivage approprié des documents signés ;
• Produire des rapports de dépenses mensuels pour le département légal ;

Notre processus de recrutement est le suivant :

• Tu nous fais savoir que tu es intéressé.e en postulant
• Nous te contactons pour apprendre à te connaître par un court appel téléphonique
• Tu rencontres la gestionnaire
• Tu passes un test psychométrique
• Tu rejoins notre équipe et tu invites tes amis à rejoindre notre grande communauté !

Un petit conseil “sur le bras” :

Ne rate pas cette opportunité. C'est un poste dans lequel tu pourras faire l'implémentation de nouvelles façons de travailler et avoir un impact direct au sein de notre équipe!

Oh, et un autre petit truc :

Pas besoin de courir pour acheter un complet ou repasser ton pantalon. Tout le processus d'embauche se fait à distance, et en ce qui nous concerne, le port du pantalon est facultatif dans les conférences virtuelles.

Bon, dernière chose :

Si tu n'es pas sûr de répondre aux qualifications et que tu penses ne pas appliquer malgré ton intérêt, applique quand même ! Nous n'embauchons pas en fonction de mots-clés. Nous embauchons de vraies personnes qui ont une voix que nous voulons entendre. Les compétences techniques ça s’apprend !

P.S. - Partage cette offre. Ne t'inquiète pas de voir ton ami.e ou collègue actuel te voler ce poste. Nous avons de nombreuses ouvertures en ce moment, et nous savons être opportunistes lorsqu'il s'agit de trouver une place dans notre communauté pour des personnes sympathiques et talentueuses.

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The Legal Assistant plays a pivotal role in the efficiency of the Legal Department by preparing and managing essential documents, generating comprehensive lists and reports to support adherence to best legal and risk management best practices. The Legal Assistant actively participates in legal initiatives in general, providing robust support to the team to enhance business operations. This role involves close collaboration with other team members to facilitate legal processes and ensure overall organizational risk management and corporate governance.

You are perfect for this position if you :

• 3 to 5 years of experience in a similar role;
• Diploma in legal secretarial studies or equivalent training;
• Advanced knowledge of Word and Google Docs;
• Advanced knowledge of Excel and Google Sheets to create dynamic tables and other reporting;
• High organizational skills and ability to manage several files simultaneously;
• Thoroughness, attention to detail and autonomy;
• Innovation and proactivity;
• Adaptability and efficiency.

Knowledge of English is required for this position due to the fact that the vast majority of business will be conducted in English, in particular with internal and external stakeholders located outside of Quebec.

Seedbox offers you in return:

• a base salary between 55,000.00$ and 60,000.00$ depending on your acquired skills and related experience as well as a quarterly bonus.
• 2 vacation weeks per year.
• Five (5) paid personal days per year.
• Six (6) sick days per year.
• a 37.5 hours flexible work week: you choose the time slot that suits your routine best - based on your team's business needs of course (we'll present them to you in a face-to-face meeting).
• an hybrid work location: you work from the location that suits you best, whether it's 100% remote or 100% in-office, or a combination of both.
• a comprehensive group insurance program.
• a group RRSP with a matching employer contribution of up to 3%.
• the loan of computer equipment that you will need to do your job, such as a laptop, a monitor, and other things that you may not already have on hand that are necessary for you.
• access to a robust telemedicine program (online clinic).
• time and financial support to develop your skills on an ongoing basis.
• and much more.

Concretely, your daily responsibilities will be to :

• Provide administrative support to the Legal Team with regards to corporate work for the Corporations’s Group of entities, domestic and international;
• Assist with the management of all Agreement/Contract requests from all business units including preparation of ancillary legal documents;
• Develop and maintain a comprehensive spreadsheet or digital tool to track, monitor, and follow up on queries received from various business units. Ensure timely responses and updates are logged systematically;
• Update all departmental lists and databases and creates new tools to optimize data presentation;
• Manage all electronic documents in cloud for uploading, organizing, and storing documents and due diligence materials for review and collaboration with all parties in connection with the Corporation Group Asset Purchase and other transactions;
• Perform administrative tasks for the Legal Department, such as coordinating delivery and collection of signatures via DocuSign from business partners (and internal team members) as well as the delivery of executed agreements and all other legal documents to all parties;
• Produce monthly expense reports for the Legal Team;

Our recruitment process is:

• You let us know that you are interested by applying
• We contact you to get to know each other through a short phone call
• You meet with the hiring manager
• You take a psychometric test
• You join our team and invite your friends to join our great community!

A little free advice:

Don't miss this opportunity. This is a position in which you will be able to implement new ways of working and have a direct impact on our team!

Oh, and one other little thing:

No need to run out to buy a suit or iron your pants. The entire hiring process is done remotely, and as far as we're concerned, wearing pants is optional in virtual conferences.

OK, last thing:

If you're not sure if you meet the qualifications and you think you won't apply despite your interest, apply anyway! We don't hire around keywords. We hire real people who have a voice we want to hear. Technical skills can be learned!

P.S. - Share this offer. Don't worry about your current friend or colleague stealing this job. We have plenty of openings right now, and we know how to be opportunistic when it comes to finding a place in our community for nice, talented people.