Assistant(e) de direction (sur site) - Niveau débutant

Workhoppers; Montreal; On-site; CAD 52,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Montréal cherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour gérer les agendas des dirigeants et superviser la communication. Le poste inclut des responsabilités variées comme le contrôle des budgets, la gestion des projets et la documentation. Si vous êtes organisé(e) et avez de l'expérience en administration, cette occasion est pour vous. Offrant un salaire compétitif, ce rôle vous permet de travailler dans un environnement stimulant avec une équipe engagée.

Benefits

3 semaines de vacances

Horaires fixes

Qualifications

• 3+ ans d'expérience en administration requise.
• Capacité à gérer des informations confidentielles.
• Expérience dans l'immobilier et la comptabilité est un atout.

Responsibilities

• Gérer les agendas des dirigeants et la communication.
• Superviser des projets et gérer divers processus administratifs.
• Contrôler les budgets et gérer la documentation.

Skills

Bilinguisme (Français et Anglais)

Compétences sociales

Discrétion

Organisation

Gestion du temps

Microsoft Office 365

Autonomie

Proactivité

Résolution de problèmes

Attention au détail

Education

DEC ou diplôme universitaire

Tools

Microsoft Office 365

Sharepoint

Job description

Description de l’offre d’emploi

Tâches principales
• Gérer les agendas des dirigeants.
• Superviser la communication des dirigeants, y compris les courriels, les appels et la correspondance.
• Prise de notes, préparation des procès-verbaux, organisation et classement des documents (copies papier et électroniques).
• Servir de point de contact principal pour les dirigeants et d'intermédiaire avec les tiers, y compris, mais sans s'y limiter, les fournisseurs et les locataires.
• Assister les dirigeants dans la gestion et le suivi de divers projets.
• Gestion du bureau, y compris la commande de fournitures de bureau et la maintenance de tous les ordinateurs et logiciels de bureau.
• Contrôler les budgets pour divers projets.
• Gérer les dossiers d'assurance et la documentation y afférente.
• Gérer les dossiers des locataires et la documentation y afférente.
• Assurer la confidentialité et le suivi des dossiers sensibles.
• Gérer les comptes clients et effectuer les dépôts bancaires.
• Concilier les comptes de dépenses et les cartes de crédit.
• Préparer et transmettre divers rapports, y compris, mais sans s'y limiter, des rapports Microsoft PowerPoint.

Cette description doit être utilisée à titre de référence et englobe uniquement les tâches et responsabilités principales de l’emploi. Elle ne doit en aucune façon être interprétée comme une énumération exhaustive des responsabilités à assumer ou des tâches à accomplir.

Compétences requises
• DEC ou diplôme universitaire
• Bilinguisme (parlé/écrit) français et anglais
• 3+ ans d’expérience en administration
• Excellents compétences sociales
• Faire preuve de discrétion: Aptitude à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme
• Organisation et gestion du temps : Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches et projets
• Capacité à résoudre des problèmes et de travailler sous pression et avec des échéanciers serrés
• Excellente maîtrise de Microsoft Office 365, y compris Sharepoint
• Grande capacité à travailler en autonomie et le souci du détail
• Engagement et proactivité
• Une expérience dans le domaine de l'immobilier et de la comptabilité sera un atout.

Conditions de travail
• Permanent, temps plein
• Salaire annuel : 52 000 $ (environ 33,33 $ de l'heure sur la base d'un travail de 30 heures)
• Horaires fixes: Du Lundi au Vendredi 9h00 - 16h00 avec une pause d'une heure non rémunérée
• 3 semaines de vacances (1 semaine obligatoire à Noël, déterminée par la direction)

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