Assistant.e administratif.ve | Administrative Assistant

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Apply locations Montreal, Quebec, Canada time type Full time posted on Posted 15 Days Ago job requisition id JR15237

Make your next move an expert one.

At Colliers it’s not our success that sets us apart, it’s how we achieve it. Our people are passionate, take ownership and always do what’s right for our clients, people and communities.

Why Colliers?

Our enterprising environment needs your expertise to facilitate Colliers’ continued growth as an industry leader. Our nimble, decentralized culture can provide you with a wealth of opportunities to learn about our business and quickly gain experience to accelerate your career.

Votre profil

Cherchez-vous un emploi où vous jouerez un rôle important dans la réussite globale de l’équipe grâce à vos compétences administratives et en service à la clientèle? Votre expérience comprend-elle la prestation d’un excellent service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, dans un environnement évoluant rapidement? L’industrie de l’immobilier commercial vous attire-t-elle pour y bâtir votre carrière? Nous souhaitons vous rencontrer!

Vous avez un sens de l’organisation éprouvé et l'œil aguerri pour les détails. Vous visez un standard de qualité élevé dans tout ce que vous entreprenez. Votre attitude positive orientée vers le service à la clientèle fait en sorte que vous vous épanouissez dans un environnement au rythme soutenu et aux échéances serrées. Vous faites preuve de polyvalence et accueillez favorablement la variété dans votre travail. Un environnement de travail où les journées ne se ressemblent pas vous stimule grandement. Vous aimez aussi apprendre, collaborer et échanger des idées avec les autres pour produire des résultats extraordinaires.

Ce que vous apportez

• Au moins 2 à 3 ans d’expérience en services de soutien administratif dans l’industrie de l’immobilier commercial ou toute autre industrie de services professionnels.
• Une maîtrise de la suite Office, y compris MS Word, Excel et PowerPoint.
• D'excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite en français et en anglais.
• D’excellentes capacités d’organisation et de priorisation des tâches.

Autres compétences ou expériences (un atout)

• Intérêt et aptitudes pour la nouvelle technologie (systèmes de gestion de la relation client, facturation etc.).
• Connaissances en recherche (taxes, démographie, statistiques, zonage, etc.).

Facteurs de réussite

• Vous avez de solides aptitudes en planification, en organisation et priorisation des tâches afin de mener à terme tout projet qui vous est confié.
• Vous savez gérer, coordonner et organiser des calendriers d’affaires de main de maître via Outlook, pour planifier la cédule des courtiers de votre équipe avec des priorités changeantes.
• Vous êtes à l’aise à coordonner la logistique entourant des événements et présentations pour des clients ou des prospects potentiels.
• Vous savez maintenir des relations fluides et professionnelles avec les clients ainsi que vos collègues des différents départements internes (données, recherche, marketing et opérations de courtage).
• Vous prendrez plaisir à organiser des voyages et des réunions.
• Vous aurez facilité à rédiger et distribuer des communications sous formes de courriels, mémos, lettres et formulaires.
• Vous avez de l’expérience à réconcilier et soumettre des comptes de dépenses.

Who you are

Are you looking for a job where you will play a significant role in the overall success of the team through your administration and customer service skills? Does your experience include providing excellent customer service, both internally and externally, in a rapidly changing environment? Do you have experience in an administrative support role? Is the commercial real estate industry attractive to you for building your career? We want to meet you!

You have a proven sense of organization and you are detail-oriented. You aim for a high standard of quality in everything you do. Your positive customer service-oriented attitude ensures that you thrive in a fast-paced environment with tight deadlines. You are versatile and welcome variety in your work. A work environment where the days are not the same is a great stimulus to you. You also enjoy learning, collaborating, and exchanging ideas with others to produce extraordinary results.

What you bring

• At least 2 to 3 years of experience in administrative support services in the commercial real estate industry or any other professional services industry.
• Full proficiency in the Office suite including MS Word, Excel and PowerPoint.
• Excellent oral and written communication skills in both French and English.
• Excellent organizational and task prioritization skills.

Bonus skills

• Interest and ability to use new technology (customer relationship management systems, billing, etc.).
• Experience conducting research (taxes, demographics, statistics, zoning, etc.).

What success looks like

• You have strong capacities in planning, organization, and prioritization of tasks to complete any project entrusted to you.
• You are confident in your skills to manage and organize the advisor’s Outlook (email & calendar), monitoring emails, booking calls with clients, understanding priorities.
• You have experience in coordinating projects presented to clients or potential prospects.
• You are confident in your ability to maintain a good relationship with clients and colleagues in various departments (data, research, marketing, and brokerage operation specialists).
• Planning for travel & meetings.
• Write & distribute email correspondence, memos, letters and forms.
• Submit & reconcile expense reports.
• Other administrative tasks or special projects as required.

Applicants must be currently authorized to work in Canada on a full-time basis. The employer will not sponsor applicants for work visas.

Direct applicants only please, no agencies.

Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at careers@colliers.com.

About Us

We are enterprising.

Our expert advice to property occupiers, owners and investors leads the industry into the future. We invest in relationships to create enduring value. What sets us apart is not what we do, but how we do it. Our people are passionate, take personal responsibility and always do what’s right for our clients, people and communities. We attract and develop industry leaders, empowering them to think and act differently to drive exceptional results. What’s more, our global reach maximizes the potential of property, wherever our clients do business. At Colliers, we accelerate success.